如何將 DocuSign 連接到 JazzHR 以進行數碼報價？

簡化招聘：電子簽名在數字招聘流程中的作用

在当今快节奏的商業環境中，集成像 DocuSign 和 JazzHR 這樣的工具可以改變公司處理工作邀約的方式。從商業角度來看，這種連接不僅加速了招聘過程，還確保了合規性和效率，減少了文書工作和周轉時間。企業越來越多地採用此類集成，以在人才獲取中保持競爭力。

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了解關鍵平台：JazzHR 和 DocuSign

什麼是 JazzHR？

JazzHR 是一個強大的申請者追蹤系統（ATS），專為中小型企業設計。它透過管理職位發布、候選人篩選、面試和工作邀約管理來簡化招聘過程。主要功能包括可自訂的工作流程、報告工具以及與各種 HR 軟體的集成。對於數字邀約，JazzHR 允許 HR 團隊直接在平台內生成邀約函，但它缺乏原生的電子簽名功能，因此需要像 DocuSign 這樣的第三方工具來實現具有法律約束力的數字接受。

什麼是 DocuSign？

DocuSign 是一個領先的電子簽名平台，使用戶能夠在線安全地發送、簽署和追蹤文件。其核心產品 eSignature 支持標準化文件（如就業邀約）的模板。除了基礎功能外，DocuSign 還包括高級模塊，如身份和存取管理（IAM），透過單點登入（SSO）和多因素認證增強安全性，以及合約生命週期管理（CLM），用於端到端的合約處理，包括談判、審批和儲存。定價從個人使用起價 $10/月開始，擴展到企業自訂計劃，並提供 API 存取以實現無縫集成。DocuSign 的優勢在於其全球合規性，支持美國 ESIGN 和歐盟 eIDAS 等標準。

逐步指南：將 DocuSign 連接至 JazzHR 以實現數字邀約

將 DocuSign 與 JazzHR 集成可以使 HR 團隊自動化邀約交付和簽名，將處理時間從幾天縮短至幾小時。這種設置對於遠端招聘特別有價值，在那裡物理文件不切實際。以下是基於 2025 年標準集成實務的中立、實用指南。請注意，雖然過程很簡單，但需要對兩個平台的管理員存取權限，並且高級自動化可能涉及 API 金鑰。

步驟 1：準備您的帳戶和權限

首先，確保您在兩個平台上都有活躍帳戶。在 JazzHR 中，導航至設定下的「Integrations」部分（透過管理員儀表板存取）。對於 DocuSign，登入您的帳戶並從管理員設定中的「Apps and Keys」區域生成 API 令牌或集成金鑰。此金鑰用於認證連接。

• JazzHR 設定：升級至支持集成的計劃（Starter 起價 $49/月或更高）。如果原生可用，啟用 DocuSign 集成開關；否則，使用 Zapier 作為非直接連結的橋樑。
• DocuSign 設定：在 DocuSign 中為您的邀約函建立模板。包括候選人姓名、薪資、入職日期和簽名塊等欄位。如果處理高容量，使用「PowerForm」功能建立可重用表單。

商業提示：每年招聘超過 50 人的企業應選擇 DocuSign 的 Business Pro 計劃（$40/用戶/月，年付），以解鎖批量發送功能，與 JazzHR 的候選人管道相匹配。

步驟 2：建立集成

JazzHR 透過其市場提供原生 DocuSign 集成，但對於更深入的自訂，利用 DocuSign 的 API 或像 Zapier 這樣的中间件。

• 原生集成（推薦用於簡單性）：

  1. 在 JazzHR 中，轉至 設定 > 集成 > DocuSign。
  2. 輸入您的 DocuSign API 金鑰和帳戶 ID。
  3. 對應欄位：將 JazzHR 的邀約階段連結至 DocuSign 模板（例如，從 JazzHR 個人資料自動填充候選人詳細資訊）。
  4. 透過在 JazzHR 中建立範例邀約並發送至 DocuSign 進行簽名來測試連接。

• 使用 Zapier 進行自訂工作流程：

  1. 註冊 Zapier（免費層用於基本 zap）。
  2. 建立一個「Zap」：觸發器 = JazzHR 中的新邀約；動作 = 在 DocuSign 中建立信封。
  3. 配置：從 JazzHR 拉取候選人電子郵件和邀約詳細資訊，然後推送至使用您預建模板的 DocuSign 信封。
  4. 新增過濾器用於條件邏輯，例如僅針對已批准的候選人觸發。

此步驟通常需要 30-60 分鐘。從商業角度來看，Zapier 增加了靈活性，但會產生額外成本（多步驟 zap 為 $20/月），因此對於擴展團隊，原生選項更可取。

步驟 3：自訂邀約模板和工作流程

連接後，自訂過程：

1. 在 DocuSign 中，上傳您的邀約模板（PDF/Word），並新增簽署者角色（例如，候選人和 HR 審批者）。
2. 啟用提醒和認證：為緊急邀約設定 SMS 交付，並為安全性使用存取代碼。
3. 在 JazzHR 中，配置邀約工作流程：當候選人到達「Offer Extended」階段時，系統自動生成文件並透過 DocuSign 發送。
4. 追蹤狀態：使用 DocuSign 的儀表板或 JazzHR 的報告即時監控簽名。

對於合規性，嵌入引用電子簽名法律的條款。在美國（JazzHR 受歡迎的市場），ESIGN 法案（2000 年）和 UETA 確保電子簽名在就業合約中具有與濕簽名相同的法律效力，前提是有明確的意圖和記錄保留。對於邀約，無需公證，但審計追蹤（內建於 DocuSign）對於爭議至關重要。

步驟 4：測試並上線

• 向虛擬電子郵件發送測試邀約。
• 驗證：候選人收到連結，進行數字簽名，完成的 文件返回 JazzHR 以供記錄。
• 監控配額：DocuSign 的 Standard 計劃限制為 ~100 個信封/用戶/年；超過此限制需新增額外服務。

集成後，企業報告邀約接受率提高 40-50%，根據行業基準。解決常見問題（如 API 不匹配）涉及檢查兩個平台的日誌或聯繫支持——DocuSign 為企業提供 24/7 幫助。

步驟 5：優化和擴展

高級用戶可以整合 DocuSign 的 IAM 以實現與 JazzHR 的 SSO，確保安全存取。對於批量招聘（例如，季節性職位），啟用 Bulk Send 以同時處理多個邀約。定期審計使用情況以管理成本，因為信封超額會產生費用。

這種集成使公司能夠高效處理全球人才庫，儘管區域差異（例如，歐盟 GDPR 資料隱私）可能需要額外的 DocuSign 配置。

DocuSign-JazzHR 集成對企業的益處

從商業角度來看，這種配對減少了行政負擔，最大限度地減少了邀約細節中的錯誤，並透過移動友好型簽名提升了候選人體驗。它還支持分析：在 JazzHR 中直接追蹤邀約接受率。然而，成本可能會累積——結合訂閱預計每用戶 $300-500/年——促使 SMB 進行 ROI 評估。

探索電子簽名替代品：中立比較

在評估用於 HR 集成（如 JazzHR）的電子簽名工具時，請考慮定價、合規性和設定便利性等因素。以下是基於 2025 年公開資料的 DocuSign、Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign（現為 Dropbox Sign）的 Markdown 比較表格。該表格保持中立，突出優勢而不進行背書。

Adobe Sign 概述

Adobe Sign 是 Adobe Document Cloud 的一部分，在文件工作流程中表現出色，具有自動化表單路由和與 Microsoft 365 集成的功能。它適合已使用 Adobe 工具的企業，提供透過 Adobe 加密標準的強大安全性。個人定價具有競爭力，但會根據企業需求擴展。

eSignGlobal 概述

eSignGlobal 提供全面的電子簽名平台，在超過 100 個主流國家具備合規性，在亞太（APAC）地區具有強大優勢。亞太電子簽名面臨碎片化、高標準和嚴格法規，與美國和歐盟更注重框架的 ESIGN/eIDAS 標準形成對比。在亞太，解決方案需要「生態系統集成」方法，涉及與政府到企業（G2B）數字身份的深度硬體/API 級對接——這遠超西方常見的電子郵件驗證或自我聲明方法的技術障礙。eSignGlobal 透過激進的替代策略在全球與 DocuSign 和 Adobe Sign 競爭，提供更低價格：Essential 計劃 $16.6/月，允許發送最多 100 個電子簽名文件、無限用戶席位，並透過存取代碼驗證，同時保持合規性。它無縫集成香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 以增強區域信任。

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HelloSign (Dropbox Sign) 概述

HelloSign，現更名為 Dropbox Sign，專注於簡單性，具有拖放模板和團隊協作功能。它適合快速設定，但與企業競爭對手相比，可能缺乏複雜的 HR 自動化深度。

數字邀約的法律考慮

在美國（JazzHR 和 DocuSign 的主要市場），ESIGN 法案和 UETA 驗證電子邀約的合法性，前提是各方同意且記錄防篡改。對於國際招聘，請檢查當地法律——例如，歐洲 eIDAS 對於高價值合約需要合格簽名。始終諮詢法律專家以確保可執行性。

最終思考：選擇合適的電子簽名合作夥伴

對於優先考慮無縫 JazzHR 集成的企業，DocuSign 仍是可靠選擇。作為替代品，特別是針對區域合規需求，eSignGlobal 提供平衡選項，具有亞太優勢和全球覆蓋。根據您的規模和地理位置進行評估，以實現最佳匹配。