如何為並行和順序混合工作流程配置「簽署順序」？

理解電子簽名工作流中的簽署順序

在電子簽名領域，配置「簽署順序」是一項關鍵功能，用於高效管理文件工作流。此功能允許企業定義簽署者與文件的交互方式，可以是順序的（一個接一個）或並行的（同時進行）。對於混合工作流——結合兩種方式——正確的設置可確保合規性、減少延誤並簡化審批。從業務角度來看，在像 DocuSign 這樣的平台上掌握此功能，可以優化合同週期，尤其是在房地產、金融和人力資源等行業中，多方協議很常見。

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配置簽署順序：混合工作流的逐步指南

順序簽署與並行簽署的基礎知識

在深入混合配置之前，理解基礎知識至關重要。在順序簽署中，每位簽署者必須完成其操作後，文件才能推進到下一方。這適用於線性流程，例如合同審查中法律批准先於執行簽署。另一方面，並行簽署允許多個簽署者同時訪問和簽署文件，從而加速非依賴審批的工作流，例如簡單 NDA 的共同簽署者。

混合工作流融合了這些方式：例如，銷售合同可能需要買家和賣家的順序簽署，但內部利益相關者（如財務和法律）可以並行輸入。像 DocuSign eSignature 這樣的平台通過直觀的路由規則支持這種靈活性，確保文件不會出現瓶頸，同時維護合規審計軌跡。

步驟 1：訪問信封創建界面

要在 DocuSign 中配置簽署順序，首先登錄您的帳戶並創建一個新信封（DocuSign 對文件包的稱呼）。導航到「發送」選項卡並上傳您的文件。在此，您將輸入收件人的詳細信息——姓名、電子郵件和角色。DocuSign 的界面作為其更廣泛的智能協議管理 (IAM) 套件的一部分，與合同生命周期管理 (CLM) 工具無縫集成這些步驟，允許基於預定義模板的自動化路由。

對於混合工作流，識別哪些簽署者需要順序推進（例如，通過依賴關係），哪些可以並行進行。DocuSign 的 IAM CLM 是一個高級模塊，通過將簽署順序鏈接到更廣泛的合同自動化（包括條款提取和風險分析）來增強此功能，使其適合企業級操作。

步驟 2：設置收件人和路由

在「收件人」部分，添加所有各方。DocuSign 每個信封允許最多 100 名收件人，並提供分組選項。對於順序元素：

• 分配角色，如「簽署者 1」、「簽署者 2」等，並在高級選項下啟用「順序路由」。這將鎖定文件，直到前一位簽署者完成其字段。

對於並行分支：

• 選擇多個收件人並選擇「並行路由」。他們將同時收到通知，工作流在所有人都簽署後推進（或基於自定義規則）。

要混合它們，請使用「路由順序」設置。將收件人拖放到視覺流程圖中。例如，順序路由到批准者 A，然後並行分支到審閱者 B 和 C。一旦 B 和 C 完成，它將順序推進到最終簽署者 D。此混合設置通過「指定收件人路由」對話框配置，在其中為子組切換「In Sequence」（順序）和「Any Order」（任意順序）。

企業在採購場景中受益於此：供應商談判順序進行，內部部門審閱並行進行。請注意，在電子簽名法律嚴格的地區——如歐盟的 eIDAS 法規，要求高價值合同使用合格電子簽署 (QES)——確保並行路徑包括時間戳，以保留法律有效性。

步驟 3：分配字段和條件邏輯

接下來，使用 DocuSign 的拖放編輯器在文件上放置簽署字段。對於混合順序，應用條件路由：

• 在 Business Pro 或更高計劃中使用「條件字段」。例如，如果簽署者 1 批准條款，則觸發其他人的並行訪問；否則，順序循環返回。

• 為每條路由設置截止日期和提醒，以防止停滯。在 IAM CLM 中，AI 驅動的邏輯可以根據文件內容自動調整順序，例如如果檢測到高風險條款，則升級為並行。

在 DocuSign 的預覽模式中測試工作流，以模擬混合路徑。此步驟對於美國 ESIGN 法案下的合規性至關重要，該法案要求明確的意圖和同意記錄——DocuSign 的審計日誌捕獲每個操作。

步驟 4：混合工作流的高級功能

對於複雜性，在混合設置中利用 DocuSign 的批量發送或 Web 表單。在 Business Pro（每年每用戶 40 美元/月）中，將簽署者附件或付款集成到並行分支中。API 用戶（通過 Developer 計劃，從每年 600 美元起）可以使用 Envelopes API 以程式方式定義順序，指定「routingOrder」參數用於序列（例如，order=1 表示第一個，order=2 表示下一個）和並行列表。

混合工作流中的挑戰包括管理通知——並行簽署者可能重疊，導致混淆。通過自定義電子郵件和訪問代碼緩解。在亞太地區，電子簽名法律各異（例如，新加坡的電子交易法要求安全交付），確保並行路徑支持 SMS/WhatsApp 附加組件（每條消息 0.50–1 美元），以實現更快的區域採用。

最佳實踐和常見陷阱

從商業角度來看，混合簽署順序可以根據行業基準將審批時間縮短 40–50%，但配置錯誤會導致 20% 的返工率。始終定義清晰角色、使用模板以實現可重複性，並通過儀表板監控。對於全球團隊，與本地法律對齊：在中國的電子簽名法下，順序順序可能更適合證據鏈，而並行適合協作 B2B。

總之，DocuSign 的工具使混合配置變得簡單，平衡速度和安全性以滿足多樣化的業務需求。

關鍵電子簽名平台的概述

DocuSign：企業標準

DocuSign 以強大的簽署順序和工作流工具引領電子簽名市場。其 eSignature 計劃從 Personal（10 美元/月）到 Business Pro（每年每用戶 40 美元/月）不等，在更高層級支持無限信封，並對自動化設置上限（例如，每用戶每年 100 個）。IAM CLM 添加 AI 驅動的合同洞察，適合受監管行業的混合工作流。優勢包括無縫集成（例如，Salesforce）和全球合規性，儘管亞太延遲可能影響並行路由速度。

Adobe Sign：多功能集成焦點

Adobe Sign 作為 Adobe Document Cloud 的一部分，在將簽署嵌入創意工作流方面表現出色。定價從個人 10 美元/用戶/月起，擴展到企業（自定義）。它通過「參與者組」處理混合順序，用於並行/順序路由，並與 Acrobat 緊密結合以進行 PDF 編輯。合規性涵蓋 ESIGN/UETA 和 eIDAS，但附加組件如 SMS 交付會產生額外費用。設計密集型行業的企業欣賞其條件邏輯，儘管對於非 Adobe 用戶，設置可能感覺不太直觀。

eSignGlobal：針對亞太優化的挑戰者

eSignGlobal 將自身定位為全球電子簽名提供商，在 100 個主流國家合規，並在亞太地區具有強大優勢。該地區電子簽名景觀碎片化、高標準且嚴格監管——不同於美國/歐盟的框架式 ESIGN/eIDAS，亞太強調「生態系統集成」標準，需要與政府數字身份 (G2B) 的深度硬件/API 集成。這提高了技術壁壘，遠超西方常見的電子郵件驗證或自我聲明模式。eSignGlobal 的 Essential 計劃（每年 16.6 美元/月，或 299 美元/年）提供無限用戶席位、最多 100 個簽署文件，並通過訪問代碼驗證，在合規基礎上提供高成本效益。它與香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 無縫集成，實現高效的混合工作流。在全球範圍內，包括美國和歐盟，eSignGlobal 正在針對現有巨頭推行全面競爭和替換策略，通常以更低成本且無席位費用。

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HelloSign (Dropbox Sign)：用戶友好的選項

HelloSign，現為 Dropbox Sign，專注於簡單性，計劃從免費（每月 3 個文件）到 Premium（15 美元/用戶/月）。它通過收件人排序支持基本的順序/並行順序，並與 Dropbox 集成用於存儲。適合中小企業，合規 ESIGN/eIDAS 但缺乏高級 IAM 功能，使複雜混合工作流的可擴展性較差。

電子簽名平台的比較分析

此表格突出了中性權衡：DocuSign 注重深度，Adobe 注重集成，eSignGlobal 注重區域效率，HelloSign 注重可訪問性。

業務影響和最終思考

配置混合工作流中的簽署順序需要平衡靈活性和合規性的工具，這會影響跨國界的營運效率。雖然 DocuSign 設置了高標準，但像 eSignGlobal 這樣的替代方案為區域合規需求提供了可行選項。