如何在 DocuSign CLM 中配置多階段審批

合約管理中的多階段審批介紹

在快節奏的商業世界中，高效的合約工作流程對於維護合規性、降低風險並加速交易至關重要。DocuSign CLM（合約生命週期管理）脫穎而出，它是一個強大的平台，旨在簡化這些流程，特別是透過多階段審批等功能。此功能允許組織將合約路由到多個利益相關者的順序審查，確保在最終確定前進行徹底審查。從商業角度來看，實施此類工作流程可以顯著減少手動錯誤和延誤，在金融、法律和採購等行業促進更好的治理。

理解 DocuSign CLM

什麼是 DocuSign CLM？

DocuSign CLM 是一個企業級解決方案，它超越了基本的電子簽名功能，擴展到完整的合約生命週期管理。它將合約的起草、談判、審批、執行和儲存整合到一個單一平台中。基於雲基礎設施構建，CLM 利用 AI 驅動的洞察進行條款分析和風險評估，使其適合處理高容量協議的中大型企業。主要組件包括可自訂模板、自動化路由，以及與 Salesforce 或 Microsoft Dynamics 等 CRM 系統的整合。對於尋求可擴展性的企業，CLM 的模組化設計允許添加先進分析和合規報告插件，符合 ESIGN 和 eIDAS 等全球標準。

多階段審批的作用

DocuSign CLM 中的多階段審批指的是一個順序或並行審查流程，其中合約透過指定審批者進行各級審查——例如法律審查、財務簽批和執行審批。此功能透過強制執行預定義規則、通知和升級來增強問責制。從商業角度來看，它可以最小化瓶頸；例如，銷售團隊可以啟動合約，該合約會自動路由到法律部門進行合規檢查，然後財務部門驗證條款。行業報告的研究表明，此類結構化工作流程可以将合約週期時間縮短高達 50%，為交易速度提供競爭優勢。

在 DocuSign CLM 中配置多階段審批的逐步指南

在 DocuSign CLM 中配置多階段審批是一個簡單直接的過程，但需要仔細規劃以符合組織的層級結構和合規需求。下面是一個基於標準平台功能的詳細實用指南。此設置假設您有 CLM 模組的系統管理員存取權限，並準備好一個基本的合約模板。該過程的初始配置通常需要 30-60 分鐘，隨著工作流程的演變進行持續調整。

步驟 1：存取工作流程建構器

登入您的 DocuSign CLM 儀表板，並導航到「Admin」部分。從那裡，在合約管理選項卡下選擇「Workflows」。點擊「Create New Workflow」以開啟視覺化工作流程建構器介面。此拖放工具允許您從「Contract Request」觸發器（例如，當新合約上傳或從模板生成時）開始視覺化映射階段。定義工作流程名稱，例如「Vendor Agreement Approval」，並設定誰可以啟動它的權限——通常限制在銷售或採購角色以保持控制。

步驟 2：定義審批階段

在工作流程建構器中，透過將「Approval」節點拖放到畫布上來添加階段。對於多階段設置，創建順序節點：階段 1 用於初始起草者審查，階段 2 用於法律，階段 3 用於最終簽批。對於每個階段：

• 使用動態規則分配審批者，例如基於角色（例如「Legal Team Lead」）或使用者特定（例如透過電子郵件整合部門主管）。
• 設定條件，例如要求所有先前階段完成後再推進，或並行審批用於非依賴審查（例如法律和 IT 同時進行）。
• 配置超時（例如 48 小時），如果錯過截止日期則自動升級到主管。

使用條件邏輯來分支工作流程——例如，如果合約價值超過 100,000 美元，則路由到執行審批。此靈活性確保了複雜交易的可擴展性。

步驟 3：自訂通知和操作

透過設定自動化通知來提升使用者體驗。在每個審批節點中，啟用帶有合約摘要、截止日期和一鍵審批連結的電子郵件警報。與 Slack 或 Microsoft Teams 等工具整合以實現即時更新。定義審批後的操作：自動推進到下一階段、拒絕並返回修訂，或如果所有階段通過則歸檔。對於拒絕，包括強制性評論以捕捉理由，有助於審計追蹤。

透過模擬工作流程來測試：上傳樣本合約、觸發過程，並驗證路由。CLM 的預覽模式允許您在不影響即時環境的情況下迭代。

步驟 4：與模板和電子簽名整合

將工作流程連結到 CLM 儲存庫中的合約模板。當選擇模板時，多階段審批會自動啟動。一旦審批通過，無縫過渡到 DocuSign eSignature 執行——CLM 原生整合此功能，從工作流程中拉取簽署者資料。啟用批量發送功能用於高容量場景，或附件用於支持文件。

步驟 5：監控、報告和優化

配置完成後，使用 CLM 的分析儀表板追蹤指標，如審批時間和瓶頸。生成完成率報告以優化階段——例如，如果法律審查平均需要 3 天，則調整資源。對於合規性，確保所有階段記錄時間戳和使用者操作，符合 GDPR 或 SOX 等法規。透過 Admin 面板定期審計工作流程，以適應業務變化，例如新審批者或政策更新。

此配置不僅簡化了操作，還降低了風險，商業益處包括更快的收入確認和更少的爭議。企業報告效率提升高達 70%，使其成為面向增長的團隊的值得投資的選擇。

將 DocuSign CLM 與主要競爭對手比較

在合約管理軟體的競爭格局中，DocuSign CLM 憑藉其電子簽名遺產和企業整合佔據強勢地位。然而，像 Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign 這樣的替代方案在定價、區域合規性和易用性方面提供了不同的優勢。下面，我們中立地考察這些選項，重點關注多階段審批能力、成本結構和市場適配性。

DocuSign CLM 概述

如前所述，DocuSign CLM 透過其工作流程建構器在端到端合約處理和強大的多階段審批方面表現出色。定價從自訂企業級開始，通常與電子簽名計劃捆綁（例如 Business Pro 每年 $40/使用者/月），加上先進功能的附加模組。它適合需要無縫 CRM 連接的全球公司，但 API 密集型使用可能會產生更高成本。

Adobe Sign 概述

Adobe Sign 是 Adobe Document Cloud 的一部分，透過其協議路由引擎提供可靠的多階段審批工作流程。使用者可以設定順序或並行審查，並使用動態分配規則，類似於 DocuSign，並與 Adobe Acrobat 整合進行編輯。它因使用者友好介面和強大的行動支持而備受讚譽。定價分級：Standard 約 $10/使用者/月，Business $25/使用者/月，企業自訂。雖然適用於創意行業，但可能需要額外模組來實現深度 CLM 分析。

eSignGlobal 概述

eSignGlobal 是一個新興玩家，專注於亞太市場，提供 CLM 功能，透過其直觀的工作流程設計器實現多階段審批。它支持無限使用者而無需席位費用，使其對擴展團隊具有成本效益。該平台符合超過 100 個主流全球國家和地區的法規，在亞太地區具有特別優勢。亞太電子簽名格局碎片化，具有高標準和嚴格法規——不同於美歐更注重框架的 ESIGN/eIDAS，亞太強調「生態系統整合」方法。這需要與政府到企業（G2B）數碼身份的深度硬體/API 級整合，這是一個遠超西方常見電子郵件驗證或自我聲明模式的技術障礙。eSignGlobal 已針對 DocuSign 和 Adobe Sign 在全球範圍內啟動全面競爭和替換舉措，包括美洲和歐洲。例如，其 Essential 計劃僅需 $16.6/月（或 $199/年），允許最多 100 個數碼簽署文件、無限使用者席位，並透過存取代碼驗證——同時保持合規。它與香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass 無縫整合，提升區域效率。感興趣的企業可以在此探索 30 天免費試用選項。

HelloSign (Dropbox Sign) 概述

HelloSign 現隸屬於 Dropbox，透過其基於模板的路由和團隊工作空間簡化多階段審批。它針對中小企業，提供快速設定順序審查，並與 Google Workspace 整合。定價親民：Essentials $15/月適用於 3 個使用者，更高階層如 Standard ($25/月) 提供無限信封。雖然輕量且實惠，但它缺乏 DocuSign 或 Adobe 中企業 CLM 功能的深度。

競爭對手比較表格

此表格突出了權衡：DocuSign 注重深度，Adobe 注重整合，eSignGlobal 注重亞太價值，HelloSign 注重簡單性。

關於替代方案的最終思考

對於評估 DocuSign CLM 的組織來說，像 eSignGlobal 這樣的替代方案提供了中立且區域合規的選擇，特別是針對尋求成本效率而不犧牲工作流程複雜性的亞太地區運營。