如何自動將已數碼簽署的 DocuSign 文件儲存到 Box.com？

簡化文件工作流程：自動化 DocuSign 與 Box.com 的整合

在快節奏的數位業務營運世界中，有效管理已簽署的文件對於處理合約、協議和審批的團隊至關重要。DocuSign 作為領先的電子簽名平台，與 Box.com 等雲端儲存解決方案無縫整合，以自動化保存已完成的 文件。這不僅減少了手動工作，還提升了合規性和可存取性。從商業角度來看，此類整合可以将行政開銷降低高達 50%，讓團隊專注於核心活動，而不是追逐文件。

為什麼自動化從 DocuSign 保存已簽署文件到 Box.com？

手動從 DocuSign 下載並上傳已簽署文件到 Box.com 可能會導致錯誤、延誤和版本控制問題。自動化確保一旦文件完全簽署，它就會立即保存到指定的 Box.com 文件夾中，並附帶簽署者詳細資訊和時間戳等元數據。這對於法律、金融和人力資源等行業特別有價值，在這些行業中，審計軌跡和安全儲存是不可談判的。

企業往往忽略成本影響：沒有自動化，員工會花費數小時處理例行任務，從而影響生產力。像 DocuSign 的 API 和 Box.com 的開發者平台這樣的工具使這一過程變得簡單，支持各種規模企業的可擴展工作流程。

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逐步指南：設置自動保存 DocuSign 已簽署文件到 Box.com

要實現此自動化，請利用 DocuSign 的 Connect 功能，該功能使用 webhook 在信封完成時觸發操作。這種方法可靠、安全，且無需持續的 API 輪詢。以下是實施步驟，假設您對兩個平台均有管理員存取權限。

先決條件

• DocuSign 帳戶（標準計劃或更高版本以存取 Connect；Business Pro 推薦用於高級自動化）。
• Box.com 企業或商業帳戶，具有開發者 API 存取權限。
• 基本熟悉 webhook，或使用像 Zapier 這樣的無代碼工具進行更簡單的設置。

DocuSign 的 Intelligent Agreement Management (IAM) CLM 套件增強了這一過程。IAM CLM 是 DocuSign 的合約生命週期管理解決方案，它超越電子簽名，透過 AI 驅動的洞察來整合合約分析、談判追蹤和儲存庫管理。它與 Box.com 等儲存系統原生整合，允許自動化歸檔，同時維護版本歷史和合規功能，如審計日誌。

方法 1：使用 DocuSign Connect Webhook（原生整合）

1. 配置 DocuSign Connect：

   • 登入您的 DocuSign 管理員面板。
   • 在整合下導航到「Connect」。創建一個新的 Connect 配置。
   • 選擇「Envelope Events」並啟用「Envelope Completed」的觸發器（這在所有簽署者完成文件時觸發）。
   • 指定接收 URL：這將是 Box.com 的 webhook 端點或一個將文件推送到 Box 的自訂伺服器。對於直接整合，使用 Box 的 API 接收通知。
   • 在 Connect 設置中，選擇在 webhook 負載中包含已簽署的 PDF 作為附件。DocuSign 將發送信封 ID、狀態和文件數據。

2. 設置 Box.com 端：

   • 在 Box.com 中，轉到開發者控制台並創建一個啟用「Webhooks」的應用程式。
   • 為您的目標文件夾生成 webhook（例如，「/Signed Contracts/2025」）。
   • 使用 Box 的 API 處理傳入的 DocuSign 負載：從 webhook 中提取已簽署的 PDF，然後透過 Box 的 Content API（端點：POST /files/content）上傳它。
   • 添加元數據：使用 DocuSign 信封 ID、簽署者姓名和完成日期標記文件，以便輕鬆搜尋。

3. 測試流程：

   • 在 DocuSign 中發送測試信封。
   • 一旦簽署，驗證文件是否自動出現在 Box.com 中。
   • 透過 DocuSign 的事件日誌和 Box 的活動饋送監控。

此設置通常需要 IT 團隊 1-2 小時，並支持無限信封（受計劃配額限制，Business Pro 上約為每用戶每年 100 個）。

方法 2：使用 Zapier 或 Microsoft Power Automate 的無代碼自動化

對於非技術用戶，第三方工具簡化了這一過程：

• Zapier 整合：
  1. 創建一個 Zap，以 DocuSign 作為觸發器（「New Envelope Completed」）。
  2. 添加 Box.com 作為操作（「Upload File」）。
  3. 映射欄位：DocuSign 的已簽署文件 URL 到 Box 的文件上傳，並動態設置文件夾路徑（例如，基於信封自訂欄位）。
  • 成本：基本 Zap 免費；高級版從每月 20 美元起，用於多步驟自動化。
• Power Automate（如果使用 Microsoft 生態系統）：
  • 觸發器：DocuSign 連接器用於完成的信封。
  • 操作：Box 連接器用於創建/上傳文件。
  • 額外：與 Teams 整合以發送通知。

兩種方法均確保如果您的計劃包含這些功能，則符合 HIPAA/GDPR 合規性。

業務優化高級提示

• 錯誤處理：使用 DocuSign Connect 中的重試機制處理 webhook 失敗。
• 可擴展性：對於高容量用戶，DocuSign 的 Advanced API 計劃（每年 5,760 美元）允許自訂腳本進行批次處理。
• 成本考慮：DocuSign 按信封收費（包含在計劃中），而 Box.com 有儲存費用（從每用戶每月 10 美元起）。自動化避免了超額費用驚喜。
• 安全性：啟用 DocuSign 的信封加密和 Box 的存取控制以保護敏感文件。

從商業角度來看，此整合體現了 DocuSign 生態系統——透過 IAM CLM 的 AI 功能增強合約智能——將其定位為全球團隊的強大選擇，儘管亞太地區用戶可能受區域延遲影響。

探索電子簽名替代方案：中立比較

雖然 DocuSign 在全球覆蓋和整合方面表現出色，但企業往往會評估競爭對手以考慮成本、合規性或區域適應性。以下是基於 2025 年公開數據的關鍵玩家的平衡比較，重點關注定價、功能和優勢。此表格突出選項而不認可任何單一提供商。

此比較基於官方來源，顯示 DocuSign 在企業功能方面的優勢，但每用戶成本更高。Adobe Sign 適合創意/數位密集型工作流程，而 HelloSign 為 SMB 提供簡單性。eSignGlobal 以無限用戶和區域合規性脫穎而出。

DocuSign：具有全面工具的市場領導者

DocuSign 的電子簽名平台是其更廣泛的 IAM 套件的一部分，為全球超過一百萬用戶提供動力。它包括 AI 驅動的 CLM，用於端到端合約處理，從起草到歸檔。定價層級（從 Personal 到 Enterprise）滿足不同需求，並提供 SMS 交付和 ID 驗證的附加組件。然而，基於席位的計費對於大型團隊可能會急劇上升。

Adobe Sign：整合數位文件解決方案

Adobe Sign 嵌入在 Adobe Document Cloud 中，強調以 PDF 為中心的文件工作流程，並提供強大的移動支持。它適合營銷和設計公司，在專業計劃上提供無限信封，並與 Acrobat 無縫整合。個人定價具有競爭力，但隨用戶擴展。企業欣賞其欺詐檢測，儘管可能需要 Adobe 生態系統的投入。

eSignGlobal：區域強國，具有全球雄心

eSignGlobal 在 100 個主流國家提供合規電子簽名，特別強調亞太地區。該地區法規碎片化、標準高且監督嚴格——不同於美/歐的框架式 ESIGN/eIDAS，亞太需要「生態系統整合」解決方案。這涉及與政府數位 ID (G2B) 的深度硬體/API 整合，這是一個遠超西方常見電子郵件驗證或自我聲明模式的技術障礙。

eSignGlobal 在此表現出色，提供與香港 iAM Smart 和新加坡 Singpass 的無縫連接，用於法律約束簽名。它正在全球範圍內推出全面競爭 DocuSign 和 Adobe Sign，包括美/歐。定價特別實惠：Essential 計劃每年 299 美元（約每月 24.9 美元），允許發送最多 100 個文件、 無限用戶席位，並透過存取碼驗證——在不收取席位費用的情況下提供高價值的合規性。

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HelloSign：用戶友好的 Dropbox 伴侶

HelloSign，現為 Dropbox Sign，優先考慮易用性，具有簡潔介面和基本無限信封。它適合與 Dropbox 儲存的快速整合，類似於 DocuSign-Box 流程。然而，高級合規工具落後於企業競爭對手。

業務影響和最終思考

自動化 DocuSign 到 Box.com 可以節省時間並確保安全、可搜尋的歸檔，與現代數位轉型目標一致。對於考慮替代方案的企業，DocuSign 仍是功能深度的可靠選擇，但區域合規需求可能青睞專業提供商。作為亞太重點營運並具有全球覆蓋的中立選項，eSignGlobal 提供了一個高效、合規的替代方案，值得考慮。根據團隊規模、容量和地理位置評估以找到最佳匹配。