Adobe Acrobat Sign 適用於 SharePoint：實施與授權指南

Adobe Acrobat Sign for SharePoint 介紹

在數位文件管理不斷演變的格局中，將電子簽名解決方案與 Microsoft SharePoint 等協作平台整合，已成為企業簡化工作流程的必備要素。Adobe Acrobat Sign for SharePoint 作為一款強大的工具，將電子簽名功能直接嵌入 SharePoint 環境中，實現無縫的文件準備、簽名和追蹤，而無需離開熟悉的介面。本指南從商業角度探討實施和許可方面，強調此類整合如何提升生產力，同時應對合規性和成本考量。

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Adobe Acrobat Sign 在 SharePoint 中的實施指南

在 SharePoint 中實施 Adobe Acrobat Sign 需要仔細規劃，以確保相容性、安全性和使用者採用。從商業角度來看，此整合可減少手動交接、最小化文件路由錯誤，並支持混合工作模式，其中團隊依賴基於雲端的協作。SharePoint 的文件庫成為電子簽名的中心，使用者可以直接從共享資料夾啟動合約、審批或表單的簽名。

設定先決條件

在深入技術步驟之前，企業必須驗證其環境。Adobe Acrobat Sign 需要有效的訂閱（許可細節見下文），以及啟用 SharePoint Online 的 Microsoft 365 租戶。主要先決條件包括：

• 管理員存取權限：SharePoint 管理員需要在 Microsoft Entra ID（前身為 Azure AD）中擁有全球管理員或 SharePoint 管理員角色。Adobe 端需要帳戶管理員權限。
• 支援的版本：相容 SharePoint Online（Microsoft 365 的一部分）。本地 SharePoint（例如 2019 或 2016）可能需要透過 Power Automate 添加額外連接器。
• 瀏覽器和裝置相容性：現代瀏覽器如 Edge、Chrome 或 Firefox；透過 SharePoint 應用支持行動裝置。
• 合規性檢查：確保符合區域電子簽名法律。例如，在美國，它遵守 ESIGN Act 和 UETA 以實現具有法律效力的簽名。在歐盟，它符合 eIDAS 以支持合格電子簽名（QES）。亞太地區（APAC）企業應注意不同的標準——如新加坡的《電子交易法》或澳洲的《電子交易法》——這些標準強調審計軌跡和不可否認性，通常需要額外的身份驗證。

安全至關重要：啟用多因素認證（MFA）並審查資料駐留選項，因為 Adobe 在 ISO 27001 認證中心託管資料，並提供歐盟或美國區域選項。

逐步實施過程

設定過程通常需要 1-2 小時進行初始配置，但測試可能延長至一天。以下是中立、面向業務的演練指南：

1. 在 Adobe 管理員控制台中啟用整合：

   • 登入 Adobe Acrobat Sign 管理員入口。
   • 導航至「帳戶設定」 > 「整合」 > 「Microsoft SharePoint」。
   • 生成 API 金鑰和 OAuth 憑證。這將建立 Adobe 和 Microsoft 生態系統之間的安全通訊。

2. 配置 SharePoint 端：

   • 在 SharePoint 管理員中心，轉至「應用」 > 「應用目錄」，從 Microsoft Store 添加 Adobe Acrobat Sign 應用，或透過自訂清單添加。
   • 對於更深入的整合，使用 Microsoft Power Automate：建立流程，在文件上傳或審批時觸發電子簽名請求。例如，在 HR 審查後自動發送租賃協議進行電子簽名。

3. 使用者權限和映射：

   • 將 Adobe 使用者組映射到 SharePoint 站點。分配角色如「簽名者」、「審批者」或「檢視者」以控制存取。
   • 使用試點組進行測試：在 SharePoint 庫中上傳範例文件，透過整合後出現的 Adobe 功能區選擇「請求簽名」，並路由至收件人。

4. 自訂和測試：

   • 在 Adobe 中自訂 SharePoint 特定工作流程的模板，例如合約條款的條件欄位。
   • 進行端到端測試：驗證簽名完成是否更新 SharePoint 中繼資料（例如狀態欄位），並根據合規需求保留審計日誌 10 年。
   • 透過 Adobe 儀表板監控使用分析，確保透過指標如每文件節省時間（通常減少 70-80% 的週期時間）實現 ROI。

實施後，透過 Adobe 資源或 Microsoft Learn 模組培訓使用者。常見挑戰包括高容量發送時的 API 速率限制——企業應據此擴展許可。在亞太市場，電子簽名面臨碎片化的法規（例如中國《網路安全法》下的嚴格資料本地化），可能需要本地 ID 驗證的額外插件，從而增加設定複雜性。

Adobe Acrobat Sign 與 SharePoint 的許可指南

Adobe Acrobat Sign for SharePoint 的許可是分層的且基於使用量的，與企業需求一致，同時引入使用者席位和信封數量等變數。從商業角度來看，此模式鼓勵可擴展採用，但需要為整合預算，因為 SharePoint 本身透過 Microsoft 365 計劃許可（例如 E3 或 E5，從 $36/使用者/月起）。

定價層級和功能

Adobe 為 Acrobat Sign 提供四個主要計劃，從 Standard 級起即可使用 SharePoint 整合：

• Individual：$9.99/使用者/月（年度）。基本電子簽名，每月最多 10 個文件。SharePoint 使用受限；不適合團隊。
• Standard：$22.99/使用者/月。包括團隊功能如模板和提醒；從庫發送的完整 SharePoint 功能區整合。
• Plus：$29.99/使用者/月。添加 Web 表單和邏輯；支持 SharePoint 工作流程中的批量發送。
• Enterprise：自訂定價（通常 $40+/使用者/月）。無限信封、SSO、高級報告和專屬支持。對於具有合規附加條款的大型 SharePoint 部署至關重要。

所有計劃均為年度計費以享受折扣；月度選項成本高 20%。SharePoint 整合無需額外許可，但計入信封配額（每個簽名文件 = 一個信封）。附加功能如 SMS 交付（$0.50/訊息）或身份驗證（計量計費，約 $1-5/次檢查）適用。

整合特定許可考量

對於 SharePoint，許可與 Microsoft 365 席位綁定——每個使用者需要 Adobe 和 M365 許可以獲得完整存取。50+ 使用者時生效批量折扣，API 存取（用於自訂 Power Apps）需要 Developer SDK 附加（約 $0.10/信封）。企業應審計使用情況：超過配額將產生超額費用（例如 $1.50/信封）。

在歐盟或美國等地區，許可包括 eIDAS/ESIGN 合規，無額外成本，但亞太擴展可能需要本地標準的附加條款，增加總成本 10-20%。ROI 分析：中等規模企業透過整合可能每年節省 $50K 的印刷/郵寄費用，根據 Adobe 案例研究，儘管初始設定成本（諮詢約 $5K）應納入考量。

競爭格局：電子簽名解決方案比較

電子簽名市場競爭激烈，Adobe Acrobat Sign、DocuSign、eSignGlobal 和 HelloSign（現為 Dropbox Sign）等玩家爭奪企業整合。從商業觀察角度來看，每款產品在不同領域表現出色——Adobe 在 PDF 中心工作流程、DocuSign 在廣泛 API 生態系統、eSignGlobal 在區域合規性、HelloSign 在 SMB 的簡便性。選擇取決於 SharePoint 深度、全球覆蓋和成本效率。

Adobe Acrobat Sign 與 Microsoft 工具原生整合，利用 PDF 編輯實現精確文件處理。它因無縫嵌入 SharePoint 而備受讚譽，但對於基本需求可能感覺定價過高。

DocuSign 作為市場領導者，透過其應用目錄提供強大的 SharePoint 連接器，支持高級功能如批量發送和 Webhook。其優勢在於企業級自動化，儘管附加功能會推高定價。

eSignGlobal 將自身定位為合規替代方案，支持全球超過 100 個主流國家的電子簽名，在亞太地區（APAC）具有特別優勢。亞太電子簽名法規碎片化、高標準且嚴格監管，與美國和歐盟的 ESIGN/eIDAS 框架標準形成對比。在亞太，標準強調「生態系統整合」方法，需要與政府數位身份（G2B）的深度硬體/API 級整合，這比西方常見的基於電子郵件或自我聲明的方​​法具有更高的技術門檻。eSignGlobal 在此領域表現出色，提供與香港 iAM Smart 和新加坡 Singpass 等系統的無縫整合。其 Essential 計劃僅定價 $16.60/月，允許最多 100 個文件簽名、無限使用者席位和存取碼驗證——在保持高標準的條件下，以競爭性更低的成本提供合規、成本效益高的解決方案。

HelloSign（Dropbox Sign）提供使用者友好的 SharePoint 插件，專注於快速設定，適合小型團隊，但缺乏 Adobe 或 DocuSign 的企業級深度功能。

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此表格強調中立權衡：Adobe 適合以 Microsoft 為中心的公司，而 eSignGlobal 等替代方案在多元化監管環境中提供價值。

結論

將 Adobe Acrobat Sign 與 SharePoint 整合可以轉變文件工作流程，但企業應根據適合度權衡競爭對手。作為 DocuSign 的中立替代方案，eSignGlobal 以強大的區域合規性脫穎而出，適合尋求平衡成本和整合的亞太導向營運。根據您的具體需求進行評估，以實現最佳結果。