Как отправить файл с цифровой подписью по электронной почте (полное руководство по отправке конверта eSignGlobal)

Когда вы получаете контракт/форму (обычно в формате PDF) по электронной почте и хотите быстро подписать его онлайн, эта статья предлагает стандартный путь от вложения в электронном письме → конверт eSignGlobal → завершение подписи и хранение, охватывающий потребности в отправке одного/нескольких документов, отправке в разные часовые пояса и последовательном утверждении.

Содержание

• 1) Сценарии применения руководства
• 2) Базовый процесс: от электронной почты до «Отправки конверта»
• 3) Ключевые параметры и ограничения (краткий справочник)
• 4) Расширенные функции: массовая отправка / отложенная отправка / изменение порядка подписи
• 5) Юридическая сила SES и модели соответствия (EU/US/HK/SG)
• 6) Часто задаваемые вопросы (FAQ)
• 7) Об eSignGlobal: позиционирование и преимущества

1) Сценарии применения руководства

• Вы получили PDF-файл, который необходимо подписать, по электронной почте (или документ, который сначала нужно экспортировать в PDF).
• Необходимо отправить основной контракт и приложения/дополнения одним пакетом, чтобы повысить процент завершения и отслеживаемость.
• Существует потребность в отправке в разные часовые пояса, с фиксированным ритмом или необходимо соблюдать четкий порядок подписи/цепочку утверждений.

2) Базовый процесс: от электронной почты до «Отправки конверта»

Шаг A: Загрузка и организация файлов

1. Загрузите PDF-вложение из электронной почты, которое необходимо подписать.
2. Войдите в eSignGlobal → перейдите на страницу Отправка конверта.
3. Добавить документ: загрузите PDF (один файл ≤30 МБ; каждый конверт ≤10 файлов).

Шаг B: Добавление подписывающих лиц и основной информации

4. Добавить подписывающего: заполните имя + электронную почту для каждого подписывающего (не более 10 человек на конверт).
5. Основная информация: заполните Тему (Subject) и Примечание (Remark).

Шаг C: Расширенные настройки и размещение полей

6. Расширенные настройки: установите Срок действия (≤90 дней), Копию (≤10 человек), Вложения (≤10 файлов) → Далее.
7. Добавить поля (Add Fields): перетащите Подпись/Дата/Текст/Флажок/Переключатель → Отправить.
8. Система автоматически уведомляет; отслеживайте статус на странице списка и загружайте готовый документ и сертификат.

3) Ключевые параметры и ограничения (краткий справочник)

• Файлы: PDF; один файл ≤30 МБ; не более 10 файлов на конверт.
• Подписывающие лица: не более 10 человек на конверт; поддерживается последовательная подпись (последовательная/параллельная/смешанная).
• Расширенные настройки: срок действия ≤90 дней; копия ≤10 человек; вложения ≤10 файлов.

4) Расширенные функции: массовая отправка / отложенная отправка / изменение порядка подписи

4.1 Массовая отправка (подходит для «один шаблон × несколько получателей»)

Сценарий: документы о приеме на работу, уведомления о политике, соглашения с каналами, ежегодное подтверждение соответствия и т. д. Действия: установите Массовую отправку конвертов → выберите Массовая отправка конвертов в раскрывающемся списке справа на странице отправки → загрузите шаблон/файл и настройте подписывающую сторону и проверку → Загрузите пример CSV и заполните Подписывающее лицо/Копия, Тема, Примечание → Загрузите CSV → Установите область подписи → Отправить сейчас → Проверьте ход выполнения и экспортируйте Статус отправки в Массовых файлах.

4.2 Отложенная отправка (отправка в разные часовые пояса и унифицированная отправка)

Сценарий: команды в разных часовых поясах, отправка в рабочее время, координация с бизнес-ритмом. Действия: установите Отложенную отправку → выберите «Отправить позже» (установите дату/время) в раскрывающемся списке рядом с «Отправить сейчас» на странице запуска → или выберите «Отправить позже» (установите дату/время) в раскрывающемся списке рядом с «Отправить сейчас» на странице указания места подписи.

4.3 Установка порядка подписи (последовательный/параллельный/смешанный)

Установите Порядок подписи: одинаковый номер = параллельно, разный номер = последовательно; поддерживается последовательная/неупорядоченная подпись, несколько шагов для одного подписывающего, перетаскивание и переупорядочивание нескольких файлов.

5) Юридическая сила SES и модели соответствия (EU/US/HK/SG)

Определение SES: легкие способы, такие как ввод имени, выбор согласия, рукописный ввод или загрузка изображения подписи, которые не соответствуют требованиям сертификата/контролируемого устройства AdES/QES. Ключевые элементы: согласие, намерение подписать, целостность файла, отслеживаемость (временная метка, IP/UA, журнал операций), возможность хранения.

Основные юрисдикции:

• Европейский Союз (eIDAS): не допускается отказ в действительности из-за «электронной формы/не QES»; QES имеет сильнейшее предположение об эквивалентности рукописной подписи.
• США (E-SIGN/UETA): не допускается отказ в действительности электронной формы; в потребительских сценариях требуется электронная доставка/согласие.
• Гонконг (ETO): признает надежную подпись в гражданских сделках; для государственных дел часто требуется признанная цифровая подпись.
• Сингапур (ETA): признает электронную подпись; цифровая/определенная безопасная подпись имеет более сильный статус.

Когда обновлять: высокая сумма/высокий риск/строгое регулирование; требуется предположение об эквивалентности рукописной подписи; другая сторона/законодательство требует квалифицированный сертификат и контролируемое устройство. Практика: используйте SES для обычных коммерческих дел; добавьте пароль доступа/OTP/документ/распознавание лица, сертификат/печать, временную метку/хеш и пакет доказательств для высоких рисков.

6) Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Q1: Можно ли подписывать файлы не в формате PDF? Сначала экспортируйте в PDF, а затем загрузите. Q2: Можно ли упаковать основной контракт + вложения? Да, не более 10 файлов/конверт, создавая единую полную цепочку аудита. Q3: Как координировать отложенную отправку и напоминания? Используйте «Отправить позже» + срок/автоматическое напоминание; используйте «Отправить повторно» для тех, кто не завершил. Q4: Как сбалансировать утверждение и эффективность? Используйте порядок подписи (параллельный/последовательный/смешанный), при необходимости несколько шагов для одного подписывающего.

7) Об eSignGlobal: позиционирование и преимущества

eSignGlobal = Азиатский локализованный поставщик услуг · Отличная альтернатива DocuSign · Более дешевая цена

• Локализованное соответствие (HK ETO, SG ETA и т. д.); многоязычность и полнота доказательств.
• Лучшая совокупная стоимость владения (подписка и добавленная стоимость более экономичны).
• Возможности масштабирования: массовая отправка, отложенная отправка, порядок, шаблоны, разрешения, API/Webhook.
• Идентификация и доказательства: пароль/SMS/документ/распознавание лица, временная метка/хеш, полный аудит и пакет доказательств.