Как принудительно включить многофакторную аутентификацию (MFA) для определенной группы пользователей DocuSign?

Растущая важность MFA в безопасности цифровых документов

В современной цифровой бизнес-среде обеспечение безопасности электронных подписей стало ключевым приоритетом для организаций, работающих с конфиденциальными соглашениями. Многофакторная аутентификация (MFA) добавляет базовый уровень защиты, требуя от пользователей подтверждения своей личности несколькими способами, такими как пароль в сочетании с биометрическими данными или одноразовым кодом. Для таких платформ, как DocuSign, выборочное внедрение MFA для определенных групп пользователей (например, для финансового отдела или руководителей) помогает найти баланс между безопасностью и удобством использования, снижая риск несанкционированного доступа, не перегружая при этом обычных пользователей.

Сравниваете платформы электронных подписей с DocuSign или Adobe Sign?

eSignGlobal предлагает более гибкое и экономичное решение для электронных подписей с глобальным соответствием требованиям, прозрачным ценообразованием и более быстрой адаптацией.

👉 Начните бесплатную пробную версию

Принудительное использование MFA в DocuSign: пошаговое руководство

DocuSign предоставляет мощные инструменты для принудительного использования MFA, особенно через функции управления идентификацией и доступом (IAM), доступные в планах более высокого уровня, таких как Business Pro и Enhanced. Эти функции позволяют администраторам выборочно применять MFA к группам пользователей на основе ролей, отделов или пользовательских критериев, обеспечивая соответствие таким стандартам, как GDPR или SOC 2, и сводя к минимуму трения для пользователей с низким уровнем риска.

Шаг 1: Оценка ваших групп пользователей и требований

Начните с определения того, каким группам требуется MFA. Например, отдайте приоритет пользователям с высоким уровнем риска, таким как сотрудники юридического отдела или отдела кадров, работающие с контрактами, имеющими финансовые последствия. Консоль администратора DocuSign обеспечивает видимость активности пользователей через журналы аудита, помогая вам сопоставить риски. Проанализируйте потребности организации в соответствии требованиям — например, требование MFA для всех подписывающих лиц в регулируемых отраслях — чтобы определить политику. Этот шаг обеспечивает целенаправленное применение, а не всеобъемлющее принудительное требование, которое может замедлить рабочие процессы.

Шаг 2: Переход на совместимый план

Для принудительного использования MFA требуется как минимум план Business Pro (40 долларов США на пользователя в год), который включает базовый модуль аутентификации. Для расширенного IAM выберите план Enhanced с индивидуальным ценообразованием, интеграцией единого входа (SSO) и детальным контролем. Эти планы поддерживают MFA через SMS, приложения-аутентификаторы или биометрические данные. Если вы используете более низкий уровень, например Standard, вам потребуется обновление, чтобы разблокировать политики на основе групп. Обратите внимание, что пользователи API могут расширить MFA через план разработчика по цене от 600 долларов США в год, что позволяет программно применять его для автоматизированных рабочих процессов.

Шаг 3: Настройка MFA в консоли администратора

Получите доступ к порталу администратора DocuSign (Настройки > Безопасность). Перейдите в раздел «Аутентификация» и включите параметры MFA, такие как доставка SMS или модуль аутентификации личности (IDV), который оплачивается по мере использования, но интегрируется без проблем. Для конкретных групп:

• Создайте группы пользователей через «Пользователи и группы» (например, «Финансовый отдел»).
• Назначьте политики: в разделе «Контроль доступа» выберите группу и принудительно используйте MFA при входе в систему, отправке конверта или подписании.
• Выберите факторы: объедините знание (пароль) с владением (SMS-код) или присущим (отпечаток пальца через мобильное приложение). Протестируйте конфигурацию в среде «песочницы», чтобы избежать сбоев. Условная логика DocuSign гарантирует, что MFA будет срабатывать только при выполнении конфиденциальных операций, например, массовая отправка ограничена примерно 100 конвертами на пользователя в год.

Шаг 4: Интеграция с поставщиком удостоверений

Усильте применение, связав DocuSign с внешней системой IAM, такой как Okta или Azure AD, которые поддерживаются в планах Advanced и Enterprise. Это федерализирует MFA: пользователи проходят аутентификацию через MFA своего поставщика перед доступом к DocuSign. Для групп, управляемых API, используйте OAuth с хуками MFA в плане Intermediate (3600 долларов США в год). Отслеживайте соответствие требованиям с помощью панелей мониторинга и настраивайте оповещения о неудачных аутентификациях. Автоматизированные отправки (например, PowerForms) могут наследовать эти правила для ограничения использования и предотвращения злоупотреблений.

Шаг 5: Обучение пользователей и мониторинг соответствия требованиям

Внедрите MFA с помощью целевого обучения — DocuSign предоставляет такие ресурсы, как вебинары. Используйте журналы аудита платформы для отслеживания соответствия требованиям, создавая отчеты для аудита. Если возникают проблемы, например, задержки доставки SMS в Азиатско-Тихоокеанском регионе (APAC), рассмотрите возможность использования таких дополнений, как аутентификация WhatsApp. Регулярно пересматривайте и корректируйте политики, чтобы адаптироваться к меняющимся угрозам, гарантируя, что MFA остается эффективным и не становится препятствием.

Этот подход не только защищает конкретные группы, но и соответствует квотам конвертов DocuSign и ценам на дополнения, сохраняя предсказуемость затрат. Предприятия сообщают о сокращении случаев несанкционированного доступа до 99% после внедрения.

Более широкая экосистема безопасности DocuSign

DocuSign является лидером в области электронных подписей с 2004 года, интегрируя MFA в свой комплексный пакет IAM. Сюда входят SSO, доступ на основе ролей и расширенная поддержка в плане Enterprise (индивидуальное ценообразование). Хотя это эффективно для глобальных команд, высокая стоимость дополнений (например, измерение IDV) и препятствия для соответствия требованиям, специфичные для Азиатско-Тихоокеанского региона, такие как резидентность данных, могут повлиять на масштабируемость. Тем не менее, ограничение примерно в 100 конвертов на пользователя в год в их профессиональном плане подходит для большинства компаний среднего размера.

Оценка конкурентов: Adobe Sign, eSignGlobal и HelloSign

Чтобы принять обоснованное решение о принудительном использовании MFA, сравнение DocuSign с альтернативами выявляет компромиссы в ценах, функциях и региональной адаптации. Adobe Sign делает акцент на безопасности корпоративного уровня, в то время как eSignGlobal ориентирован на эффективность в Азиатско-Тихоокеанском регионе, а HelloSign (теперь Dropbox Sign) фокусируется на простоте.

Возможности MFA в Adobe Sign

Adobe Sign, являющийся частью Adobe Document Cloud, предлагает MFA через функции управления идентификацией в своих планах Professional (29,99 долларов США в месяц на пользователя) и Enterprise. Администраторы могут принудительно использовать его для групп через консоль администратора, интегрируясь с экосистемой Adobe для бесперебойной работы с PDF-файлами. Он поддерживает SMS, приложения и биометрические данные, а также имеет надежное соответствие требованиям eIDAS ЕС. Однако для пользователей с большим объемом данных плата за конверт может накапливаться, а настройка может потребовать участия ИТ-специалистов для пользовательских интеграций.

Подход eSignGlobal к MFA и региональному соответствию требованиям

eSignGlobal включает MFA в качестве основной функции во всех планах, предлагая неограниченное количество пользователей и отсутствие платы за места, что делает его подходящим для расширения команд. Его план Essential (299 долларов США в год, примерно 24,9 доллара США в месяц) включает проверку кода доступа и до 100 документов, а Professional (свяжитесь с отделом продаж) добавляет интеграцию API для MFA, такую как биометрические данные и SMS. Соответствуя требованиям в более чем 100 регионах мира, eSignGlobal превосходит конкурентов в Азиатско-Тихоокеанском регионе, где электронные подписи сталкиваются с фрагментацией, высокими стандартами и строгими правилами. В отличие от основанных на фреймворках ESIGN/eIDAS в США/ЕС (основанных на электронной почте или самодекларации), Азиатско-Тихоокеанский регион требует подхода к интеграции экосистемы — глубокого аппаратного/API сопряжения с государственными цифровыми идентификаторами (G2B). eSignGlobal легко интегрируется с iAM Smart в Гонконге и Singpass в Сингапуре, снижая технические барьеры. Ценообразование ниже, чем у конкурентов, а его уровень Essential предлагает высокую ценность: 100 отправок, неограниченное количество мест и проверка кода доступа за 16,6 долларов США в месяц, и все это на основе соответствия требованиям.

Ищете более разумную альтернативу DocuSign?

eSignGlobal предлагает более гибкое и экономичное решение для электронных подписей с глобальным соответствием требованиям, прозрачным ценообразованием и более быстрой адаптацией.

👉 Начните бесплатную пробную версию

Обзор HelloSign (Dropbox Sign)

HelloSign, приобретенный Dropbox, упрощает MFA в своих планах Essentials (15 долларов США в месяц на пользователя) и Standard (25 долларов США в месяц на пользователя). Принудительное использование для групп осуществляется через настройки команды, поддерживая SMS и приложения-аутентификаторы. Он удобен для малого и среднего бизнеса, но ему не хватает расширенной интеграции с Азиатско-Тихоокеанским регионом, а ограничения на конверты аналогичны DocuSign.

Эта таблица подчеркивает нейтральные компромиссы: DocuSign лидирует по зрелости, Adobe — по интеграции, eSignGlobal — по ценности в Азиатско-Тихоокеанском регионе, а HelloSign — по простоте использования.

Заключительные мысли о выборе безопасности электронных подписей

Принудительное использование MFA в DocuSign обеспечивает целенаправленную безопасность, но изучение альтернатив может оптимизировать затраты и соответствие требованиям. Для региональных потребностей, особенно в Азиатско-Тихоокеанском регионе, eSignGlobal выделяется как совместимая и эффективная альтернатива DocuSign.