Mengapa Memilih Menggunakan Tandatangan Digital?

Dalam dunia digital yang berkembang pesat hari ini, proses berasaskan kertas tradisional secara beransur-ansur digantikan dengan cara elektronik yang lebih cekap, selamat dan sah dari segi undang-undang. Salah satu inovasi penting ialah tandatangan digital. Memandangkan perniagaan dan kerajaan terus mempromosikan pejabat tanpa kertas, adalah penting untuk memahami kelebihan tandatangan digital dan pematuhannya dengan peraturan tempatan—terutamanya bagi pengguna di Hong Kong dan Asia Tenggara.

Daripada perusahaan besar hingga syarikat permulaan, tandatangan digital mengubah cara dokumen diproses, ditandatangani dan disahkan. Jadi, apakah itu tandatangan digital? Mengapa organisasi anda patut mempertimbangkan untuk menggunakannya?

Apakah Itu Tandatangan Digital?

Tandatangan digital ialah tandatangan elektronik yang menggunakan algoritma penyulitan untuk mengesahkan ketulenan dan integriti dokumen. Tidak seperti tandatangan yang diimbas atau nama yang ditaip, tandatangan digital menyediakan pengedap kalis gangguan dan jejak digital, menjadikannya sangat selamat dan sah dari segi undang-undang di banyak bidang kuasa.

Tandatangan digital biasanya berdasarkan Infrastruktur Kunci Awam (PKI), yang melibatkan kunci peribadi (untuk menandatangani) dan kunci awam (untuk pengesahan). Ini memastikan bahawa dokumen itu ditandatangani oleh orang yang betul dan tidak diubah selepas ditandatangani.

💡 Tandatangan digital berbeza daripada tandatangan elektronik. Walaupun kedua-duanya digunakan untuk menandatangani dokumen, tandatangan digital memenuhi keperluan pematuhan kerajaan atau industri yang lebih ketat dan mempunyai tahap keselamatan penyulitan yang lebih tinggi.

Mengapa Menggunakan Tandatangan Digital?

Berikut ialah sebab utama mengapa organisasi dan profesional beralih kepada tandatangan digital:

1. Pengiktirafan dan Pematuhan Undang-undang

Terima kasih kepada peningkatan bilangan undang-undang dan peraturan tandatangan elektronik, banyak negara memberikan pengiktirafan undang-undang kepada tandatangan digital. Contohnya:

• Di Hong Kong, Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553) memberikan kesan undang-undang kepada tandatangan digital yang disokong oleh pihak berkuasa perakuan yang diiktiraf;
• Akta Transaksi Elektronik Singapura dan Akta Tandatangan Digital Malaysia juga menyokong kesahihan tandatangan digital;
• Akta E-Dagang Filipina (Akta Republik No. 8792) membenarkan tandatangan digital digunakan sebagai bukti yang boleh dikuatkuasakan dalam prosiding undang-undang.

Bagi perniagaan yang beroperasi di atau bekerjasama dengan bidang kuasa ini, menggunakan tandatangan digital yang mematuhi adalah keperluan strategik.

2. Meningkatkan Keselamatan

Keselamatan adalah penting apabila mengendalikan kontrak sensitif, dokumen kewangan atau data pelanggan. Tandatangan digital menggunakan penyulitan hujung ke hujung untuk memastikan integriti dokumen.

Nilai cincangan unik yang dijana selepas menandatangani membolehkan penerima menyemak sama ada dokumen itu telah diganggu—melindungi hak penghantar dan penerima.

📌 Dalam industri berisiko tinggi seperti kewangan, undang-undang dan perubatan, rekod yang tidak boleh diganggu adalah penting.

3. Mempercepatkan Proses dan Meningkatkan Kecekapan

Mencetak, menandatangani, mengimbas dan mengepos dokumen secara manual adalah memakan masa dan tenaga. Tandatangan digital menghapuskan langkah ini sepenuhnya.

Penandatanganan masa nyata membolehkan dokumen diselesaikan dalam beberapa minit, walaupun dalam komunikasi antara benua. Ini memudahkan aliran kerja seperti sumber manusia, perolehan dan penerimaan pelanggan dengan ketara.

4. Mesra Alam dan Mengurangkan Kos

Pejabat tanpa kertas bukan sahaja mencerminkan tanggungjawab alam sekitar korporat, tetapi juga mengurangkan kos operasi dengan ketara. Menggunakan tandatangan digital boleh:

• Menghapuskan keperluan untuk kertas, dakwat atau kos pengeposan;

• Menyimpan dan mendapatkan semula dokumen dengan lebih cepat dan pada kos yang lebih rendah;

• Mengurangkan ralat manual dan meringankan beban pengurusan.

Bagi perniagaan yang menghargai matlamat ESG (Alam Sekitar, Sosial dan Tadbir Urus), tandatangan digital ialah langkah positif.

5. Integrasi Lancar dengan Alat Perniagaan

Platform tandatangan digital moden boleh disepadukan dengan mudah ke dalam sistem CRM, ERP atau pengurusan dokumen sedia ada. Keserasian ini bermakna anda boleh mengautomasikan proses penandatanganan terus dalam platform seperti Salesforce, Microsoft Office atau Google Workspace.

Selain itu, antara muka API membolehkan perniagaan menyesuaikan proses penandatanganan, menambah lapisan tambahan seperti pengesahan berbilang faktor, pengesahan SMS atau kawalan akses berasaskan peranan.

6. Ketelusan dan Jejak Audit yang Lebih Tinggi

Setiap tandatangan digital disertakan dengan metadata lengkap—termasuk penandatangan, masa penandatanganan, alamat IP dan syarat penandatanganan. Rekod telus sedemikian membolehkan tandatangan digital diaudit pada bila-bila masa, yang amat penting bagi industri terkawal atau perniagaan yang perlu menjalani penilaian pematuhan.

Pengawal selia dan juruaudit dalaman biasanya lebih suka menggunakan proses digital kerana setiap langkah mempunyai bukti dan log yang boleh dikesan.

7. Akses Rentas Sempadan Lebih Mudah

Dalam konteks integrasi serantau seperti ASEAN, perniagaan sering beroperasi merentas sempadan, dan tandatangan digital memudahkan kerjasama ini.

Kakitangan atau pelanggan di zon waktu yang berbeza juga boleh menandatangani perjanjian secara sah dan selamat tanpa berlengah-lengah. Memandangkan undang-undang antarabangsa secara beransur-ansur diselaraskan, dokumen yang ditandatangani secara digital semakin diiktiraf oleh pelbagai bidang kuasa.

Pertimbangan untuk Hong Kong dan Asia Tenggara

Walaupun tandatangan digital diiktiraf secara meluas di seluruh dunia, perbezaan kecil dalam peraturan di pelbagai tempat menjadikan pemilihan pembekal perkhidmatan yang sesuai sebagai kunci untuk memastikan pematuhan serantau.

Contohnya:

• Hong Kong: Menurut Ordinan Transaksi Elektronik, hanya tandatangan digital yang disokong oleh pihak berkuasa perakuan yang dipercayai boleh memenuhi keperluan undang-undang yang lebih tinggi dalam senario tertentu seperti komunikasi kerajaan;
• Singapura dan Malaysia: Tandatangan digital yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa perakuan yang diiktiraf adalah sah dari segi undang-undang;
• Indonesia dan Thailand: Peraturan tandatangan digital yang lebih komprehensif sedang dirangka, tetapi terdapat kemajuan positif ke arah pengiktirafan rasmi.

Oleh itu, adalah penting untuk memilih pembekal perkhidmatan tandatangan digital yang boleh mencapai pematuhan serantau.

Cara Memilih Penyelesaian Tandatangan Digital yang Betul

Ramai orang mula-mula memikirkan jenama terkenal global seperti DocuSign. Walaupun DocuSign mempunyai sumber yang mencukupi, ia tidak selalu memenuhi keperluan terperinci peraturan tempatan di Asia.

Inilah sebabnya mengapa alternatif seperti eSignGlobal menonjol.

Jika anda menjalankan perniagaan di Hong Kong atau Asia Tenggara dan sedang mencari platform tandatangan digital yang memenuhi piawaian pematuhan tempatan, kami mengesyorkan agar anda mempertimbangkan eSignGlobal—alternatif DocuSign terkemuka yang direka khusus untuk perniagaan Asia.

eSignGlobal menyediakan sokongan pematuhan tempatan, antara muka berbilang bahasa dan perkhidmatan teknikal yang memfokuskan pada Asia, menjadikannya pilihan yang bijak untuk organisasi yang ingin mengimbangi piawaian antarabangsa dan rangka kerja undang-undang tempatan.

Kesimpulan

Dalam ekonomi digital hari ini, tandatangan digital mentakrifkan semula cara individu dan perniagaan beroperasi. Daripada keselamatan dan pengiktirafan undang-undang kepada kecekapan dan kemampanan, kelebihannya tidak boleh diabaikan.

Memandangkan transaksi elektronik menjadi semakin popular dan undang-undang di pelbagai tempat secara beransur-ansur menyokongnya, penyepaduan penyelesaian tandatangan digital seperti eSignGlobal bukan sahaja bijak, tetapi juga akan menjadi keperluan untuk operasi perniagaan.

Sama ada anda menandatangani perjanjian kerahsiaan, kontrak atau dokumen kerajaan, menggunakan penyelesaian tandatangan digital memastikan operasi anda sah, selamat dan cekap!

Mulakan perjalanan transformasi digital anda dan melangkah ke dunia masa depan penandatanganan dokumen.