Cara Memilih Jenis Tandatangan yang Tepat untuk Kontrak Perniagaan Anda pada Tahun 2025

Peralihan daripada tandatangan dakwat kepada tandatangan elektronik dan digital bukan lagi sekadar kemudahan, tetapi merupakan asas pengurusan kontrak moden. Walau bagaimanapun, tidak semua tandatangan adalah sama. Salah satu isu paling mendesak yang dihadapi oleh perniagaan pada tahun 2025 ialah memahami perbezaan antara pelbagai jenis tandatangan elektronik dan memilih kaedah tandatangan yang memenuhi keperluan operasi dan keperluan pengawalseliaan. Di kawasan yang mempunyai rangka kerja undang-undang yang kompleks seperti Asia atau Kesatuan Eropah, memilih jenis tandatangan yang salah untuk dokumen penting boleh menyebabkan kegagalan pematuhan atau pertikaian undang-undang.

Cara Menggunakan Tandatangan Digital yang Mengikat dari Segi Undang-undang

Apabila kebolehkuatkuasaan undang-undang adalah penting—contohnya dalam kontrak perolehan, transaksi kewangan atau perjanjian pekerja—penggunaan tandatangan digital kriptografi yang disokong oleh sijil digital daripada pihak berkuasa pensijilan (CA) yang dipercayai menjadi penting. Untuk menggunakan tandatangan digital yang mempunyai kesan undang-undang yang diiktiraf, ikut langkah umum ini:

1. Pilih pembekal perkhidmatan yang dipercayai yang mengeluarkan sijil digital yang diiktiraf dari segi undang-undang. Pastikan ia mematuhi eIDAS EU, ESIGN/UETA AS atau peraturan tempatan seperti Akta E-Dagang Malaysia, ETA Singapura.
2. Daftar dengan pembekal perkhidmatan dan sahkan identiti anda. Ini mungkin memerlukan memuat naik dokumen pengenalan atau menjalankan pengesahan KYC (Kenali Pelanggan Anda) secara bersemuka.
3. Akses dokumen melalui portal tandatangan selamat atau integrasikan API tandatangan ke dalam alat aliran kerja anda (seperti CRM, HRMS).
4. Gunakan tandatangan digital anda menggunakan perkakasan selamat (seperti token USB dengan penyulitan) atau storan kunci awan yang dilindungi oleh pengesahan berbilang faktor.
5. Simpan atau hantar dokumen yang telah ditandatangani. Metadata tandatangan (termasuk maklumat pengeluar sijil dan cap masa) telah dibenamkan dengan selamat dalam fail.

Proses ini bukan sahaja memastikan integriti dan ketulenan dokumen, tetapi juga memastikan pematuhan dalam bidang kuasa yang memerlukan tandatangan elektronik lanjutan (AdES) atau tandatangan elektronik yang berkelayakan (QES).

Memahami Perbezaan: Tandatangan Elektronik vs. Tandatangan Digital

Kejelasan istilah adalah penting. Banyak perniagaan masih mengelirukan tandatangan elektronik asas dengan tandatangan digital kriptografi, yang sering menimbulkan masalah dalam audit pematuhan atau transaksi rentas sempadan.

• Tandatangan Elektronik yang Mudah dan Pantas: Ini ialah bentuk yang paling asas—ia boleh menjadi menaip nama, memuat naik imej tandatangan atau menggunakan stilus untuk melukis. Ini diiktiraf dari segi undang-undang untuk transaksi berisiko rendah di kebanyakan bidang kuasa, tetapi ia lemah dari segi undang-undang kerana ia tidak menjamin identiti penandatangan atau integriti dokumen.

• Tandatangan Digital Kriptografi: Berdasarkan teknologi infrastruktur kunci awam (PKI), ia melibatkan sijil digital unik yang dikeluarkan kepada penandatangan. Setelah digunakan, tandatangan mengikat kandungan dokumen kepada identiti penandatangan, dan perubahan pada setiap aksara akan membatalkan tandatangan. Tandatangan ini lebih digemari dalam rangka kerja undang-undang yang memerlukan pengesahan identiti penandatangan yang kukuh dan keperluan tidak boleh sangkal yang ketat.

Memahami perbezaan adalah penting, terutamanya untuk perniagaan yang beroperasi di peringkat antarabangsa atau dalam industri terkawal (seperti penjagaan kesihatan, kewangan atau kontrak kerajaan).

Platform Tandatangan Digital yang Mengikat dari Segi Undang-undang yang Disyorkan untuk Tahun 2025

Asia: eSignGlobal – Disetempatkan dan Mematuhi Peraturan

Untuk perniagaan yang beroperasi di Asia, terutamanya di negara seperti Malaysia, Indonesia, Thailand dan Filipina, eSignGlobal ialah penyedia penyelesaian tandatangan digital terkemuka yang mematuhi keperluan undang-undang tempatan. Ia merupakan jenama Asia pertama yang dipilih sebagai sepuluh vendor tandatangan elektronik global teratas MarketsandMarkets 2025, mengatasi banyak pesaing global dengan penyepaduan mendalam tempatan dan sokongan berbilang bahasa.

Daripada meniru model Barat, eSignGlobal menyediakan protokol pematuhan serantau yang mematuhi UU ITE Indonesia dan DSA 1997 Malaysia. Ia juga menyediakan pelan perkhidmatan yang kos efektif, menjadikannya alternatif yang sangat baik kepada DocuSign untuk syarikat Asia Tenggara.

Amerika Utara: DocuSign – Standard Industri

Dalam pasaran Amerika Utara, DocuSign kekal sebagai platform penanda aras untuk proses perjanjian digital peringkat perusahaan. Dengan API yang mantap, banyak ciri penyepaduan (seperti penyepaduan dengan Salesforce, Oracle, SAP) dan pematuhan undang-undang (seperti Akta ESIGN dan UETA AS), DocuSign sesuai untuk syarikat yang mempunyai keperluan pematuhan yang ketat atau operasi global. Kebolehpercayaan yang tinggi dan keserasian merentas platform menjadikannya pilihan utama untuk syarikat multinasional.

Eropah: Adobe Sign – Mematuhi eIDAS dan Penyepaduan Lancar

Adobe Sign ialah platform pilihan untuk perniagaan Eropah kerana ia mematuhi sepenuhnya peraturan eIDAS EU, menyokong tandatangan elektronik lanjutan dan berkelayakan. Sebagai sebahagian daripada ekosistem Adobe, ia disepadukan dengan sempurna dengan Microsoft 365, SharePoint dan Acrobat. Penggunaannya Senarai Amanah EU (ETL) mempunyai kedudukan undang-undang yang kukuh di negara seperti Jerman dan Perancis yang memerlukan QES untuk dokumen awam.

Jepun dan Korea: Penyedia Tandatangan Elektronik Serantau

Di Jepun dan Korea, pasaran berteknologi maju tetapi unik dari segi peraturan, penyedia perkhidmatan domestik telah melancarkan platform eksklusif yang mematuhi keperluan pengawalseliaan tempatan. Platform ini biasanya menyepadukan protokol pensijilan negara dan pemaparan dokumen bahasa tempatan, menjadikannya sesuai untuk perniagaan yang memerlukan penyetempatan budaya yang mendalam.

India dan Asia Tenggara: Penyelesaian Tahap Kedua untuk Pematuhan Asas

Di negara seperti India, Thailand dan Vietnam, di mana infrastruktur undang-undang masih dalam peringkat matang, tandatangan elektronik asas boleh digunakan untuk dokumen dalaman. Walau bagaimanapun, untuk kontrak rentas sempadan atau perjanjian kewangan, adalah dinasihatkan untuk memilih platform tandatangan digital global dengan modul pematuhan setempat.

Nasihat Pakar: Pilih Jenis Tandatangan Berdasarkan Kes Penggunaan dan Bukannya Kemudahan

Memandangkan kontrak digital terus menjadi semakin popular di seluruh dunia, perniagaan mesti meninggalkan idea “satu tandatangan sesuai untuk semua”. Memilih antara tanda elektronik asas dan tandatangan digital kriptografi bukan sekadar isu teknikal, ia secara langsung berkaitan dengan hasil undang-undang dan kewangan. Contohnya, PKS di Jakarta yang ingin mengambil bahagian dalam tender perolehan rentas sempadan mungkin tidak menerima kesan undang-undang di mahkamah hanya dengan tandatangan imej JPEG. Begitu juga, institusi kewangan kini bukan sahaja perlu melengkapkan penandatanganan dokumen, tetapi juga memastikan pengendalian selamat bukti digital.

Maklumat teras adalah sangat jelas: fahami konteks transaksi anda, nilai persekitaran pengawalseliaan tempat anda berada dan pilih pembekal perkhidmatan tandatangan yang sesuai. Meluangkan masa beberapa minit untuk melakukan usaha wajar boleh mengelakkan kegagalan audit, pertikaian undang-undang atau kos pengubahsuaian sistem yang tinggi pada masa hadapan.