Mengapa Kita Harus Menggunakan Tandatangan Digital?

Dalam dunia yang semakin digital, menandatangani dokumen dalam talian telah berkembang daripada kemudahan kepada keperluan. Tetapi tidak semua tandatangan elektronik adalah sama. Tandatangan digital ialah versi tandatangan elektronik yang lebih selamat dan mengikat dari segi undang-undang, dengan banyak kelebihan dalam persekitaran yang serba pantas dan didorong oleh pematuhan hari ini.

Rencana ini akan meneroka mengapa individu dan perniagaan harus menerima pakai tandatangan digital, terutamanya di rantau seperti Hong Kong dan Asia Tenggara, di mana peraturan tempatan semakin memainkan peranan yang lebih penting dalam proses pengesahan dokumen.

Apakah Itu Tandatangan Digital?

Tandatangan digital ialah tandatangan elektronik yang menggunakan teknologi penyulitan untuk memastikan ketulenan dan integriti dokumen yang ditandatangani. Tidak seperti tandatangan elektronik ringkas (yang mungkin hanya nama yang ditaip atau imej imbasan tandatangan bertulis tangan), tandatangan digital menyediakan bukti sumber maklumat yang boleh disahkan secara matematik dan memastikan maklumat tidak diubah suai semasa penghantaran.

Menurut pelbagai undang-undang privasi data dan undang-undang tandatangan elektronik global—seperti Ordinan Transaksi Elektronik (ETO) Hong Kong dan Akta Transaksi Elektronik (ETA) Singapura—selagi identiti penandatangan boleh disahkan dan proses penandatanganan boleh diaudit, tandatangan digital dianggap sah dari segi undang-undang.

1. Keselamatan dan Integriti Data yang Dipertingkatkan

Kelebihan utama menggunakan tandatangan digital ialah rangka kerja keselamatannya yang teguh. Tandatangan digital menggunakan Infrastruktur Kunci Awam (PKI) untuk mengikat identiti penandatangan pada tandatangan dan melindungi dokumen daripada gangguan melalui nilai cincangan yang disulitkan. Sebaik sahaja dokumen diubah suai selepas ditandatangani, sistem akan segera menentukannya sebagai tidak sah.

Ini penting untuk industri seperti kewangan, perubatan dan undang-undang yang memerlukan kerahsiaan dan ketepatan dokumen yang tinggi. Dengan tandatangan digital, lebih mudah untuk mencapai keperluan pematuhan piawaian seperti ISO 27001 dan GDPR.

Di peringkat tempatan, Akta Tandatangan Digital Malaysia 1997 menetapkan bahawa tandatangan digital adalah sah dari segi undang-undang selagi ia dikeluarkan oleh badan pensijilan (CA) yang dilesenkan, seterusnya meningkatkan kredibilitinya.

2. Menjimatkan Masa dan Meningkatkan Kecekapan Proses

Tandatangan digital memendekkan dengan ketara masa pelaksanaan transaksi perniagaan. Tidak perlu lagi proses yang membosankan untuk mencetak, menandatangani, menghantar, menerima dan mengimbas dokumen. Pengguna hanya perlu mengklik beberapa kali pada desktop atau peranti mudah alih mereka untuk melengkapkan penandatanganan pada bila-bila masa, di mana sahaja.

Sebagai contoh, jabatan sumber manusia memproses kontrak pekerjaan, atau pasukan perolehan melengkapkan perjanjian pembekal di pelbagai wilayah. Tandatangan digital memecahkan batasan geografi dan logistik, membolehkan perniagaan mencapai persetujuan dan memulakan perkhidmatan dengan cepat tanpa mesyuarat luar talian.

3. Kesahan Undang-undang dan Pematuhan Serantau

Salah satu sebab utama untuk menerima pakai tandatangan digital ialah status undang-undangnya dalam rangka kerja undang-undang tempatan. Di Hong Kong, Ordinan Transaksi Elektronik membezakan dengan jelas antara tandatangan elektronik am dan tandatangan elektronik “selamat”—selagi tandatangan digital menggunakan teknologi yang diiktiraf, yang terakhir adalah bersamaan dengan tandatangan bertulis tangan.

Di Indonesia, Undang-undang Maklumat dan Transaksi Elektronik (UU ITE) mempunyai peruntukan yang serupa, menekankan bahawa sijil dan sistem penyulitan yang dikeluarkan oleh badan pensijilan yang diiktiraf mesti digunakan semasa menandatangani.

Bagi syarikat antarabangsa, memahami kebolehkuatkuasaan undang-undang tandatangan digital di peringkat tempatan adalah penting. Menggunakan penyelesaian yang mematuhi piawaian tempatan boleh mengelakkan pertikaian kontrak atau isu pematuhan pada masa hadapan.

4. Mengurangkan Kos dan Kemampanan Alam Sekitar

Dengan menghapuskan keperluan untuk mencetak, mengepos dan menyimpan dokumen kertas, tandatangan digital mengurangkan kos dan jejak karbon syarikat dengan ketara. Ia bukan sahaja menjimatkan kertas dan kos pengeposan, tetapi juga mengosongkan ruang storan fizikal dan mengurangkan beban pentadbiran.

Kaedah tanpa kertas ini juga merupakan bahagian penting dalam amalan perniagaan hijau moden. Pengurusan dokumen digital boleh mengurangkan pembaziran dan menyokong pembangunan mampan—yang semakin penting bagi perniagaan dan pihak berkepentingan yang menghargai ESG (Alam Sekitar, Sosial dan Tadbir Urus).

5. Kebolehkesanan dan Keupayaan Anti-Penafian

Tandatangan digital menyediakan fungsi pengauditan yang kukuh, membolehkan pengguna melihat setiap langkah proses penandatanganan. Ini termasuk melihat masa, masa penandatanganan, penandatangan, dan maklumat lain. Cap masa dan pengecam identiti digital yang unik memastikan bahawa penafian tidak mungkin—iaitu, penandatangan tidak boleh menafikan kesahihan penandatanganan pada masa hadapan.

Bagi kontrak sensitif atau bernilai tinggi, keupayaan untuk membuktikan ketulenan penandatanganan dan niat pihak-pihak yang terlibat selalunya merupakan kunci untuk mencapai transaksi yang boleh dipercayai atau mengelakkan litigasi yang mahal.

6. Penyepaduan Lancar dengan Alat Perniagaan

Satu lagi kelebihan yang menarik ialah tandatangan digital boleh disepadukan dengan mudah ke dalam aliran kerja sedia ada. Platform pengurusan dokumen arus perdana, termasuk Microsoft Office 365, Google Workspace dan pelbagai editor PDF, kini menyokong fungsi tandatangan digital.

Selain itu, platform seperti eSignGlobal juga menyediakan API yang teguh untuk penyepaduan sistem yang lebih mendalam dalam industri seperti logistik, teknologi kewangan dan undang-undang.

Ini bermakna pasukan anda tidak perlu menggantikan sistem sedia ada sepenuhnya, hanya menambah fungsi penandatanganan selamat pada proses sedia ada.

7. Kegunaan Sejagat

Dalam konteks globalisasi yang semakin meningkat, perniagaan memerlukan alat yang boleh digunakan di seluruh dunia. Tandatangan digital telah diiktiraf secara meluas dalam sistem undang-undang di Amerika Utara, Eropah dan Asia Pasifik.

Daripada Akta Tandatangan Elektronik (ESIGN Act) A.S. kepada Peraturan eIDAS EU, kepada Undang-undang Model Rangka Kerja Undang-undang E-Dagang ASEAN, tandatangan digital telah menjadi piawaian yang diterima umum dalam kontrak antarabangsa dan domestik, memastikan kesahihan dan sokongan undang-undang dan keselamatan yang kukuh.

Tambahan: Senario Aplikasi Khusus Industri

• Industri perubatan: Menandatangani borang persetujuan, preskripsi dan rekod perubatan sambil mematuhi peraturan (seperti HIPAA A.S., PDPO Hong Kong).
• Hartanah: Menandatangani perjanjian pajakan atau kontrak jualan rumah dari jauh, mengelakkan mesyuarat luar talian berbilang pihak.
• Industri pendidikan: Mendigitalkan pengeluaran dan pengesahan sijil, transkrip dan laporan pelajar.

Kesimpulan

Keputusan untuk menerima pakai tandatangan digital bukan lagi sekadar soal kecekapan—ia merupakan pilihan yang perlu bagi perniagaan moden di peringkat undang-undang dan strategik. Terutama bagi pengguna di Hong Kong dan Asia Tenggara, adalah penting untuk memilih pembekal tandatangan digital yang memahami peraturan tempatan.

Oleh itu, kami mengesyorkan agar anda mempertimbangkan eSignGlobal—alternatif Docusign yang direka khusus untuk perniagaan yang menghargai pematuhan tempatan, keselamatan dan kemudahan penggunaan.

Sama ada kontrak yang mengikat dari segi undang-undang atau NDA ringkas, eSignGlobal memastikan proses penandatanganan dokumen adalah selamat, lancar dan mematuhi, membantu perniagaan, pekerja bebas dan organisasi besar menandatangani dengan lebih bijak dalam dunia yang didigitalkan dengan pantas.