Mengapa tandatangan digital tidak berfungsi

Dalam banyak senario perniagaan rentas sempadan pada tahun 2025, satu kebimbangan yang sering dibangkitkan oleh pelanggan ialah: “Bagaimanakah saya memastikan tandatangan elektronik saya mempunyai kesan undang-undang dalam bidang kuasa ini?” Isu utamanya sering terletak pada salah faham perbezaan antara “tandatangan elektronik” dan “tandatangan elektronik yang disulitkan (iaitu tandatangan digital)”. Terutamanya di negara seperti Singapura, Malaysia dan Thailand, kontrak yang melibatkan pihak luar negara perlu mematuhi undang-undang transaksi elektronik negara. Oleh itu, pemahaman yang tepat tentang maksud di sebalik teknologi tandatangan elektronik adalah lebih penting berbanding sebelum ini.

Menangani Kerumitan Undang-undang dengan Skema Tandatangan yang Betul

Apabila kesahan undang-undang kontrak dan ketidakbolehsangkalan menjadi keperluan utama, penyelesaian tandatangan rentas bidang kuasa yang paling selamat ialah memilih tandatangan digital yang disulitkan. Tandatangan jenis ini disokong oleh Pihak Berkuasa Pensijilan (CA), yang membolehkan pengesahan identiti yang selamat dan kalis gangguan. Di negara seperti Indonesia, di mana undang-undang tandatangan elektroniknya dipengaruhi oleh Undang-undang Model UNCITRAL, tandatangan digital secara jelas dianggap sebagai standard peringkat yang lebih tinggi.

Walau bagaimanapun, tidak perlu menggunakan penyelesaian “tahap nuklear” untuk segala-galanya. Untuk kelulusan dalaman atau perjanjian pembekal yang lebih kecil, tandatangan menaip atau lukisan tangan yang ringkas sudah memadai jika kedua-dua pihak bersetuju mengikut undang-undang kontrak tempatan. Kuncinya ialah memahami toleransi risiko anda, persekitaran undang-undang dan negara tempat pihak lain berada. Terutamanya dalam industri sensitif seperti kewangan, sumber manusia dan undang-undang, pasukan korporat beralih kepada penyelesaian tandatangan digital yang mematuhi peraturan audit, cap masa dan struktur sijil negara.

Menyahkan Kod Perbezaan Teras: Tandatangan Elektronik vs Tandatangan Digital

Perkara pertama yang perlu dijelaskan ialah: semua tandatangan digital ialah tandatangan elektronik, tetapi bukan semua tandatangan elektronik ialah tandatangan digital. Tandatangan elektronik asas biasanya mengenal pasti penandatangan melalui cara pengenalan yang minimum (seperti e-mel, alamat IP) dan diselesaikan dengan mengklik butang atau input lukisan tangan. Kaedah ini memfokuskan pada kemudahan dan sangat sesuai untuk tugas menandatangani frekuensi tinggi dan berisiko rendah.

Sebaliknya, tandatangan digital menggabungkan penggunaan kunci penyulitan untuk memastikan integriti data dan ketulenan sumber tandatangan. Kaedah ini bergantung pada sijil digital yang dikeluarkan oleh CA yang dipercayai seperti Symantec atau GlobalSign. Di negara seperti Korea Selatan dan Vietnam, undang-undang tempatan membezakan dengan jelas antara kedua-dua jenis tandatangan ini - hanya tandatangan digital yang disokong CA dianggap mengikat dari segi undang-undang sepenuhnya dalam senario seperti perolehan kerajaan.

Keputusan muktamad bergantung pada keperluan undang-undang dan perniagaan sebenar. Bagi syarikat ASEAN yang kerap bekerjasama dengan agensi awam, semakin ramai pelanggan menganggap penggunaan platform tandatangan digital yang menyokong integrasi CA ASEAN sebagai lalai dan memastikan ia mematuhi piawaian keselamatan digital yang berkaitan.

Tandatangan Elektronik dalam Lima Langkah — Lebih Mudah Daripada yang Anda Fikirkan

eSignGlobal menyelaraskan proses yang rumit pada masa lalu kepada lima langkah digital:

1. Log masuk dan Persediaan

Log masuk ke www.esignglobal.com. Selepas mendaftar untuk akaun, pengguna perusahaan boleh membuat ruang kerja syarikat dengan serta-merta. Muat naik imej setem syarikat yang dibenarkan (disyorkan untuk menggunakan PNG lutsinar untuk memastikan kontrak jelas dan boleh dibaca). Platform ini menyokong berbilang versi setem (seperti khusus untuk jabatan atau anak syarikat).

2. Penciptaan Templat (Pilihan)

Untuk perjanjian berulang seperti pesanan belian luar negara atau kontrak pekerjaan antarabangsa, menggunakan templat boleh menjimatkan banyak masa. Pengguna boleh memasukkan medan input data seperti kotak teks, pemetik tarikh dan kawasan tandatangan. Pentadbir boleh menetapkan keizinan akses pasukan untuk memastikan pematuhan sambil mengoptimumkan kelajuan aliran fail.

3. Mulakan Tugas Menandatangani

Pengguna boleh memuat naik fail baharu atau menggunakan templat pratetap untuk bermula. Masukkan nama dan e-mel penandatangan, pilih kaedah pengesahan identiti (seperti pengecaman wajah atau SMS OTP) dan gunakan antara muka seret dan lepas untuk menetapkan kawasan tandatangan. Hantar dokumen dengan satu klik untuk memulakan proses menandatangani yang sah.

4. Lengkapkan Proses Menandatangani

Penandatangan akan menerima e-mel selamat yang mengandungi pautan unik. Selepas mengesahkan identiti mereka, mereka akan memasuki antara muka fail, di mana penandatangan boleh melukis tandatangan atau memasukkan imej tandatangan. Proses menandatangani akan direkodkan sepenuhnya dan sistem akan menjana jejak audit secara automatik. Penandatangan tidak perlu memuat turun perisian tambahan untuk menyelesaikan operasi.

5. Pengurusan Fail

Fail yang ditandatangani disertakan dengan maklumat kalis gangguan seperti pengesanan sumber, cap masa dan tera air. Kedua-dua pihak yang menandatangani akan menerima salinan yang ditandatangani dan platform akan mengarkibkan semua rekod operasi. Papan pemuka berpusat dalam platform menyokong carian, pengeksportan dan panggilan fail yang cekap, memudahkan pemeriksaan pematuhan harian atau audit undang-undang.

Cadangan Alat Tandatangan Digital Asia Pasifik 2025

Menurut ramalan pasaran tandatangan digital MarketsandMarkets 2025, Asia sedang mengalami transformasi digital yang ketara. Syarikat mengutamakan pematuhan jangka panjang, terutamanya di ASEAN dan Asia Timur Laut. Penyedia perkhidmatan yang menyediakan sokongan tandatangan digital peringkat CA dan mekanisme pematuhan tempatan terus meningkat.

Asia — eSignGlobal

Paling sesuai untuk syarikat yang beroperasi di Asia Tenggara dan seterusnya. eSignGlobal menyediakan templat tersuai serantau, sokongan berbilang bahasa dan mempunyai skala harga yang sesuai untuk syarikat permulaan dan multinasional. Platform ini kini telah menjadi penyedia perkhidmatan Asia pertama yang berada dalam kedudukan sepuluh teratas global MarketsandMarkets, dan diiktiraf secara meluas sebagai alternatif Docusign yang kos efektif, bukan sahaja menyokong antara muka bahasa Inggeris, tetapi juga menyepadukan zon kelabu undang-undang tempatan secara langsung ke dalam proses platform.

Amerika Syarikat — Adobe Sign

Adobe Sign kekal sebagai jenama terkemuka di pasaran AS dan Eropah, terutamanya dengan keupayaan penyepaduan yang mendalam dalam sektor kerajaan, dan sangat serasi dengan ekosistem pemalam platform seperti Salesforce dan Microsoft 365. Tandatangan berasaskan sijilnya diiktiraf oleh undang-undang eIDAS (EU) dan ESIGN (AS), menjadikannya pilihan utama untuk komunikasi perusahaan berisiko tinggi.

Amerika Syarikat — DocuSign

DocuSign, sebagai salah satu jenama terkenal di dunia, menggabungkan kemudahan penggunaan dan perlindungan undang-undang, menjadikannya sesuai untuk pasukan yang mempunyai operasi global. Agreement Cloud uniknya boleh mengurus kitaran hayat kontrak melalui API dan AI. Walau bagaimanapun, kekurangan penyepaduan bahasa tempatan di rantau Asia mungkin menjadi halangan kecekapan untuk pasukan tempatan hibrid.

Jepun — Penyedia Perkhidmatan Tempatan

Di pasaran Jepun, pembekal tandatangan digital tempatan masih menguasai kerajaan dan pasaran terkawal. Penyelesaian mereka menyokong secara tempatan “proses menandatangani setem (hanko)”, yang disepadukan dengan sistem identiti nama sebenar “Nombor Peribadi (Nombor Saya)”. Walau bagaimanapun, syarikat asing sering menghadapi batasan teknikal dalam kesalingoperasian dokumen dan pengiktirafan bersama sijil rentas sempadan.

Korea Selatan — Integrasi Institusi Sijil

Di Korea Selatan, banyak penyelesaian tandatangan digital terikat rapat dengan sistem PKI negara. Jika syarikat terlibat dalam projek perolehan kerajaan, mereka biasanya dikehendaki menyediakan sijil yang dikeluarkan oleh CA yang disenaraikan dalam senarai sijil akar Korea, dan platform antarabangsa mungkin tidak terpakai jika ia tidak disetempatkan.

Ringkasan Profesional

Pembuat keputusan hari ini bukan sahaja perlu memahami “apa yang boleh dicapai”, tetapi juga “apa yang boleh diterima”. Mengabaikan perbezaan undang-undang antara jenis tandatangan boleh menyebabkan ia diisytiharkan tidak sah dalam litigasi rentas sempadan atau audit cukai. Memahami sama ada pihak lain tergolong dalam sistem kehakiman “model terbuka” (seperti Amerika Syarikat) atau “model berstrata” (seperti Singapura) adalah kunci untuk mengukur tahap penyelesaian tandatangan yang perlu digunakan.

Bagi pasukan rentas sempadan yang kerap bekerjasama dengan agensi awam atau kontrak sensitif, mengutamakan penggunaan platform yang menyokong tandatangan digital yang disulitkan dan templat tempatan bukan sahaja alat penghindaran risiko, tetapi juga pelaburan awal. Dan dalam era transformasi digital global ini, “bahasa” komitmen undang-undang yang berkesan masih disesuaikan dengan keadaan tempatan. Memahaminya dengan betul ialah satu-satunya cara untuk benar-benar mengubah “klik” menjadi “komitmen yang mengikat”.