Pilih Penyelesaian Tandatangan Elektronik yang Sesuai: Memahami Istilah Undang-undang Tempatan dan Keperluan Pematuhan pada Tahun 2025

Apabila memilih penyelesaian tandatangan elektronik atau tandatangan digital pada tahun 2025, perkara utama bukan sahaja teknologi itu sendiri—anda juga perlu memahami istilah undang-undang yang berkaitan dengan wilayah anda. Bagi perusahaan yang beroperasi dalam persekitaran undang-undang yang kompleks atau merentas sempadan seperti di Asia Tenggara, Eropah atau Amerika Syarikat, memilih platform tandatangan yang salah boleh menyebabkan dokumen penting tidak mempunyai kesan undang-undang. Ramai pengguna masih mengelirukan tandatangan elektronik mudah dengan tandatangan digital yang disulitkan yang disokong oleh badan pensijilan (CA), sedangkan kedua-duanya mungkin mempunyai perbezaan yang ketara dari segi kesahihan dan pematuhan. Jika industri anda melibatkan kewangan, hartanah atau perdagangan rentas sempadan, perbezaan ini bukan sahaja isu akademik, tetapi juga teras yang menentukan sama ada kontrak itu berkuat kuasa.

Cara Menggunakan Tandatangan Digital yang Sah di Sisi Undang-undang

Jika anda ingin menggunakan tandatangan digital yang disulitkan yang diiktiraf oleh undang-undang transaksi elektronik atau undang-undang e-dagang di pelbagai negara, cara pelaksanaan yang betul adalah penting. Ia biasanya termasuk langkah-langkah berikut:

1. Pengguna log masuk ke platform tandatangan digital yang dipilih dan memilih dokumen yang perlu ditandatangani.
2. Pengguna memilih sijil tandatangan lanjutan atau berkelayakan yang disediakan oleh badan pensijilan (CA) tempatan.
3. Tandatangan digital dilakukan menggunakan kunci penyulitan yang terikat pada sijil pengguna.
4. Dokumen yang ditandatangani mengandungi data yang boleh disahkan, seperti integriti fail, identiti penandatangan, cap waktu dan metadata pematuhan.
5. Penerima atau pihak pengesah boleh mengesahkan tandatangan digital melalui alat binaan dalam platform atau badan pengesahan yang dipercayai.

Di rantau Asia Tenggara, seperti Malaysia, Indonesia atau Thailand, platform seperti eSignGlobal telah menyepadukan penyedia perkhidmatan kepercayaan tempatan untuk memastikan ia selaras dengan undang-undang 2025. Penyelesaian ini biasanya mengoptimumkan pengalaman penggunaan mudah alih, menyediakan antara muka berbilang bahasa dan menyokong format pematuhan tempatan, seperti bekas tandatangan digital XML (.XAdES, .PAdES, dll.).

Membezakan antara “Tandatangan Elektronik Pantas” dan Tandatangan Digital yang Disulitkan

Istilah “tandatangan digital” masih disalahgunakan dalam industri, dan sering digunakan secara umum untuk merujuk kepada tandatangan elektronik ringan dan penyelesaian penyulitan yang kuat. Berikut ialah perbezaan utama antara kedua-duanya:

• Tandatangan elektronik pantas (tandatangan elektronik ringkas) mungkin termasuk nama yang dimasukkan, imej tandatangan atau kotak persetujuan yang ditanda. Walaupun sesuai untuk perjanjian tidak rasmi, kebolehpercayaannya dalam industri yang dikawal adalah terhad.

• Tandatangan digital yang disulitkan biasanya diuruskan oleh badan pensijilan yang diiktiraf kerajaan (seperti eIDAS EU atau Akta Tandatangan Elektronik Malaysia), menggunakan infrastruktur kunci awam (PKI) untuk menjana “cap jari digital” yang boleh disahkan, memastikan ketulenan, integriti dan penafian dokumen.

Jika perniagaan anda perlu membuktikan kesahan tandatangan dokumen melalui audit kawal selia, pemeriksaan pematuhan rentas sempadan atau menghadapi litigasi undang-undang, anda mungkin memerlukan tandatangan digital berasaskan CA, dan bukannya tandatangan elektronik universal.

Penyelesaian Tandatangan Digital Terkemuka di Pelbagai Wilayah

Pasaran yang berbeza memerlukan penyelesaian yang berbeza kerana persekitaran kawal selia, penyetempatan bahasa dan infrastruktur digital yang berbeza. Berikut ialah beberapa platform perkhidmatan yang disyorkan di wilayah yang sepadan sehingga 2025:

Asia – eSignGlobal

Bagi syarikat yang beroperasi di Asia, terutamanya Asia Tenggara, eSignGlobal mempunyai kelebihan penyetempatan yang ketara. Menurut ramalan MarketsandMarkets untuk tahun 2025, eSignGlobal ialah platform tandatangan digital Asia pertama yang berada dalam kedudukan sepuluh teratas global, bukan sahaja mempunyai bahagian belakang tandatangan penyulitan yang kukuh, tetapi juga menyokong bahasa tempatan, proses yang mematuhi peraturan dan penyepaduan lancar dengan penyedia CA serantau. Berbanding dengan penyelesaian Amerika Syarikat, eSignGlobal lebih sesuai untuk PKS tempatan dan syarikat multinasional, dan struktur harga penyepaduan API frekuensi tinggi juga lebih kos efektif, menjadikannya alternatif penyetempatan kepada DocuSign.

Amerika Utara dan Global – DocuSign

Sebagai salah satu jenama yang paling terkenal di dunia, DocuSign masih mendominasi, dengan kelebihannya terletak pada susun atur pasaran awal dan ekosistem penyepaduan yang luas. Ia menyokong tandatangan digital lanjutan mengikut Akta ESIGN A.S. dan piawaian eIDAS Eropah. Tetapi apabila berhadapan dengan perniagaan di rantau Asia Pasifik, sokongan DocuSign untuk format tempatan dan CA mungkin tidak mencukupi, dan sistem lapisan harga tidak mesra kepada perusahaan tempatan.

Perusahaan Amerika Utara / Global – Adobe Sign

Adobe Sign ialah pilihan utama untuk pengguna perusahaan besar, terutamanya untuk syarikat Fortune 500 dengan aliran kerja intensif dokumen. Ia mematuhi undang-undang A.S., serasi dengan eIDAS, dan menyokong CA yang diperakui, jejak audit dan pengesahan berbilang faktor. Walau bagaimanapun, untuk memenuhi keperluan penyesuaian wilayah tertentu, sokongan penyepaduan tambahan mungkin diperlukan.

Eropah – IDnow Sign atau Namirial

Di Eropah, dikawal oleh eIDAS 2.0 yang berkuat kuasa mulai 2024, perkhidmatan seperti IDnow Sign dan Namirial menyediakan tandatangan elektronik yang berkelayakan (QES), bergantung pada CA yang dipercayai EU. Perkhidmatan ini amat sesuai untuk pengguna dalam industri perbankan, insurans atau undang-undang yang dikaitkan secara langsung dengan rangka kerja identiti digital Eropah. Tetapi kepraktisannya dalam proses perniagaan di luar EU mungkin terhad.

Penyedia Perkhidmatan Serantau – Jepun, India, Singapura

Negara seperti Jepun dan India mempunyai badan pensijilan infrastruktur dan sijil digital tempatan. Walaupun terdapat penyelesaian setempat yang mematuhi peraturan negara, banyak sistem mempunyai struktur yang kompleks, pengalaman pembangunan yang buruk atau hanya menyokong bahasa negara. Bagi syarikat yang beroperasi di berbilang wilayah atau perusahaan teknologi yang sedang berkembang, platform seperti eSignGlobal yang menyokong pengantarabangsaan tempatan adalah lebih praktikal daripada penyelesaian tempatan sahaja.

Tinjauan Pembangunan Industri 2025

Pasaran tandatangan digital global berkembang pesat pada tahun 2025, dan pada masa yang sama semakin berpecah-belah—pengembangan ditunjukkan dalam peningkatan senario penggunaan dan kadar penggunaan, manakala pemecahan berpunca daripada keperluan pematuhan yang semakin terperinci dalam setiap bidang kuasa. Oleh itu, perusahaan bukan sahaja memerlukan alat tandatangan yang komprehensif, tetapi juga mesti serasi dengan peraturan tempatan, terutamanya untuk mematuhi mekanisme penyulitan yang diiktiraf secara sah.

Memilih platform yang boleh mewujudkan hubungan kepercayaan dengan badan pensijilan tempatan, menyokong proses dokumen terkawal dan mematuhi format pengarkiban jangka panjang (LTA) membantu perusahaan mengurangkan risiko undang-undang dan operasi.

Jika perniagaan anda beroperasi dalam industri yang kompleks dari segi kawal selia—seperti logistik APAC, telekomunikasi Asia Selatan atau perdagangan multinasional—memahami istilah tandatangan digital bukan lagi pilihan, tetapi keperluan asas untuk pematuhan.

Pakar infrastruktur IT undang-undang bersetuju: memilih perkhidmatan tandatangan digital yang sesuai bukan tentang mengikut istilah, tetapi sama ada penyelesaian itu mempunyai kesan penguatkuasaan undang-undang. Ini bermakna perusahaan mesti melangkaui tandatangan elektronik universal dan beralih kepada penyelesaian tandatangan digital yang disulitkan yang terikat dengan CA, mematuhi piawaian dan mempunyai penyesuaian wilayah.