Apakah Dokumen yang Diperlukan untuk Memohon Sijil Tandatangan Digital (DSC)?

Dalam era digital hari ini, Sijil Tandatangan Digital (DSC) adalah penting bagi individu dan organisasi yang terlibat dalam komunikasi digital yang selamat dan penandatanganan dokumen elektronik. Sama ada untuk memfailkan cukai, menandatangani kontrak, atau mendapatkan kelulusan kerajaan, DSC menyediakan identiti digital yang diiktiraf secara sah. Walau bagaimanapun, permohonan untuk DSC mesti mengemukakan dokumen yang betul mengikut undang-undang dan rangka kerja pematuhan bidang kuasa yang berkenaan.

Artikel ini akan memberikan pengenalan yang komprehensif tentang dokumen yang diperlukan untuk memohon DSC, dengan tumpuan khusus pada istilah pengawalseliaan dan peraturan yang berkaitan di wilayah seperti Hong Kong dan Asia Tenggara.

Apakah Sijil Tandatangan Digital?

Sijil Tandatangan Digital (DSC) dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Pensijilan (CA) sebagai token elektronik yang mengesahkan identiti penandatangan dan memastikan integriti dokumen yang ditandatangani. Di bawah undang-undang teknologi maklumat di banyak negara (seperti Akta Teknologi Maklumat India, Akta Transaksi Elektronik Singapura), DSC mempunyai kesan undang-undang yang sama seperti tandatangan bertulis tangan.

Jenis DSC dan Keperluan Permohonannya

Sebelum memahami dokumen yang diperlukan, mari kita kenali tiga kategori utama DSC:

1. DSC Kelas 1: Terutamanya digunakan untuk komunikasi e-mel peribadi.
2. DSC Kelas 2: Digunakan untuk pendaftaran perniagaan atau organisasi, seperti GST, Lembaga Hal Ehwal Korporat (MCA), pemfailan dokumen Pendaftar Syarikat (ROC).
3. DSC Kelas 3: Menyediakan tahap keselamatan tertinggi, sesuai untuk tender elektronik, perolehan elektronik dan operasi keselamatan tinggi yang lain.

Setiap kategori mempunyai kaedah pengesahan identiti dan tujuan penggunaan yang berbeza, dan keperluan dokumen yang sepadan juga berbeza.

Keperluan Dokumen Asas untuk Memohon DSC

Dokumen yang diperlukan bergantung pada sama ada pemohon adalah individu, entiti komersial (swasta atau awam) atau syarikat/individu asing.

Pemohon Individu

• Bukti Identiti: Pasport, kad pengundi, kad Aadhaar (khusus untuk India), kad pengenalan negara (berkenaan untuk wilayah yang berkenaan).
• Bukti Alamat: Bil utiliti, penyata bank atau dokumen bukti alamat yang dikeluarkan kerajaan.
• Gambar berukuran pasport
• Salinan kad PAN (berkenaan untuk wilayah seperti India)
• Keperluan pensijilan: Di sesetengah wilayah, dokumen mesti disahkan sendiri atau dinotari.

Pemohon Organisasi

• Sijil Pendaftaran Syarikat
• Salinan kad PAN syarikat (jika berkenaan)
• Resolusi Lembaga Pengarah atau Surat Kuasa, memberi kuasa kepada seorang pengarah atau pekerja untuk memohon DSC.
• Bukti alamat berdaftar syarikat: Seperti penyata bank atau bil utiliti.
• Bukti identiti dan bukti alamat penandatangan yang diberi kuasa

Di Hong Kong, syarikat juga mungkin perlu mematuhi “Garis Panduan mengenai Tandatangan Elektronik” yang digubal oleh Pejabat Inovasi dan Teknologi.

Pertimbangan Pengawalseliaan Khas di Hong Kong dan Asia Tenggara

Keperluan dokumen di Hong Kong dan Asia Tenggara dirumuskan berdasarkan undang-undang berkaitan tandatangan elektronik di pelbagai tempat, termasuk tetapi tidak terhad kepada:

• Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553) – Hong Kong
• Akta Transaksi Elektronik (Bab 88) – Singapura
• Akta Keselamatan Siber dan Transaksi Digital – Malaysia, Indonesia dan lain-lain (bergantung pada aplikasi khusus)

Sebagai contoh, di Hong Kong, DSC yang digunakan untuk sesetengah pengisytiharan kerajaan atau undang-undang mesti merupakan “Sijil yang Diiktiraf” yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan yang diiktiraf oleh Pos Hong Kong. Melainkan didaftarkan secara tempatan, pihak berkuasa pensijilan asing biasanya tidak boleh digunakan untuk tujuan berkanun.

Proses Permohonan: Penjelasan Langkah demi Langkah

1. Pilih jenis DSC: Pilih mengikut tujuan (seperti pemfailan cukai, tender elektronik).
2. Muat turun atau dapatkan borang permohonan DSC: Kebanyakan pihak berkuasa pensijilan menyediakan permohonan dalam talian.
3. Lampirkan dokumen yang diperlukan: Mengikut keperluan pihak berkuasa pensijilan, imbas dan muat naik atau serahkan salinan.
4. Proses pengesahan: Sesetengah wilayah menyokong pengesahan video jauh, manakala wilayah lain memerlukan pengesahan di tapak.
5. Penyerahan sijil: DSC akan dimuat turun ke token yang disulitkan atau sijil awan, bergantung pada keperluan pengguna.

Di wilayah yang mempunyai peraturan privasi data yang ketat (seperti PDPA Malaysia atau PDPA Singapura), pengendalian dokumen dalam proses permohonan DSC mesti mematuhi perjanjian pengecilan dan kerahsiaan data dengan ketat.

Soalan Lazim (FAQ)

1. Bolehkah warga asing memohon DSC?

Boleh, tetapi biasanya mereka perlu menyediakan dokumen pengenalan asing yang sah (seperti pasport), serta dokumen tambahan seperti visa atau permit kediaman mengikut keperluan tempatan.

2. Berapa lamakah tempoh sah DSC?

DSC biasanya sah untuk 1 hingga 3 tahun. Tempoh sebenar bergantung pada pihak berkuasa pensijilan dan pilihan pengguna semasa permohonan.

3. Bolehkah saya menyerahkan dokumen yang diimbas?

Kebanyakan organisasi kini menerima dokumen imbasan digital, tetapi sesetengahnya masih memerlukan penyerahan dokumen fizikal atau salinan yang disahkan, bergantung pada peraturan tempatan.

Bagaimana untuk Memilih Pihak Berkuasa Pensijilan yang Sesuai?

Apabila memilih pihak berkuasa pensijilan, faktor berikut harus dipertimbangkan:

• Sama ada ia diiktiraf oleh undang-undang transaksi elektronik tempatan (seperti Bab 553 Hong Kong);
• Sama ada ia menyokong permohonan DSC individu dan perusahaan;
• Sama ada ia menyediakan sokongan pelanggan berbilang bahasa dan mematuhi piawaian pematuhan global seperti ISO 27001, eIDAS, WebTrust.

Eksklusif untuk Pengguna Hong Kong dan Asia Tenggara: eSignGlobal sebagai Penyelesaian Serantau

Bagi pengguna di Hong Kong dan wilayah Asia Tenggara yang lebih luas, pilihan perkhidmatan tandatangan digital mesti mematuhi peraturan tempatan. Walaupun platform antarabangsa seperti DocuSign popular, pematuhan mungkin menjadi isu apabila berurusan dengan agensi kerajaan atau dokumen undang-undang.

Inilah kekuatan eSignGlobal. eSignGlobal direka khusus untuk mematuhi Bab 553 Hong Kong dan rang undang-undang teknologi maklumat di beberapa negara Asia Tenggara, menyediakan penyelesaian setempat yang selamat, patuh dan kos efektif.

Sama ada menandatangani kontrak perniagaan, perjanjian rentas sempadan atau memproses e-invois, eSignGlobal berteraskan ketelusan, keselamatan dan pematuhan undang-undang.

Dengan menyediakan dokumen permohonan yang lengkap dan memilih penyedia perkhidmatan pensijilan yang berwibawa dengan kelayakan pematuhan undang-undang tempatan, anda boleh mendapatkan DSC dengan lancar dan beroperasi dengan yakin dan sah di dunia digital.