Apakah Keperluan Permohonan Sijil Tandatangan Digital (DSC)?

Dalam era digital yang pantas hari ini, tandatangan digital telah menjadi asas kepada transaksi dalam talian yang selamat dan cekap. Sijil Tandatangan Digital (DSC) ialah alat penting untuk mengesahkan identiti individu atau entiti dalam sebarang transaksi elektronik. Sama ada memfailkan cukai, menandatangani kontrak atau menyerahkan dokumen di portal kerajaan, memahami keperluan permohonan DSC adalah penting, terutamanya di wilayah yang mempunyai piawaian undang-undang yang ketat seperti Hong Kong, Singapura dan bahagian lain di Asia Tenggara.

Artikel ini akan meneroka keperluan utama untuk mendapatkan DSC, dengan penekanan pada cara mematuhi piawaian undang-undang dan peraturan tempatan.

Apakah Sijil Tandatangan Digital (DSC)?

Sijil tandatangan digital ialah kunci digital selamat yang digunakan untuk mengesahkan identiti pemegangnya. Ia dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Pensijilan (CA) dan bersamaan dengan versi digital tandatangan tulisan tangan atau cop syarikat, tetapi dengan keselamatan yang lebih tinggi.

Menurut undang-undang di pelbagai tempat, seperti Ordinan Transaksi Elektronik (ETO) Hong Kong atau Akta Transaksi Elektronik (ETA) Singapura, tandatangan digital yang diiktiraf mesti memenuhi piawaian tertentu untuk memastikan pengesahan, integriti dan penafian.

Siapa yang Memerlukan DSC?

Tandatangan digital digunakan secara meluas dalam pelbagai industri, termasuk:

• Pemilik perniagaan yang menggunakan portal korporat
• Kontraktor kerajaan yang menyerahkan tawaran
• Setiausaha syarikat yang menyerahkan dokumen kepada pendaftar rasmi
• Perunding cukai yang menyerahkan bahan kepada pihak berkuasa cukai
• Pakar perubatan yang mengakses rekod perubatan yang selamat
• Operasi e-dagang yang memerlukan pengesahan identiti

Bergantung pada bidang perniagaan anda, DSC mungkin bukan sahaja alat yang mudah, tetapi keperluan undang-undang.

Keperluan Asas untuk Mendapatkan DSC

Jika anda atau perniagaan anda perlu memohon sijil tandatangan digital, anda mesti memenuhi keperluan utama berikut:

1. Bukti Identiti Berkanun

Pemohon mesti menyerahkan dokumen pengenalan yang diiktiraf oleh negara untuk memastikan pengesahan identiti. Ini biasanya termasuk satu atau lebih daripada yang berikut:

• Kad pengenalan negara
• Pasport
• Lesen memandu
• Lesen perniagaan (untuk organisasi)
• Sijil pendaftaran syarikat (untuk syarikat)

Di Hong Kong, pemohon biasanya perlu menyerahkan Kad Pengenalan Hong Kong (HKID) dan bukti alamat yang mematuhi garis panduan Pejabat Ketua Pegawai Maklumat Kerajaan (OGCIO).

2. Bukti Alamat

Ini boleh berupa bil utiliti terkini, penyata bank atau surat rasmi yang dikeluarkan oleh kerajaan. Kebanyakan pihak berkuasa pensijilan memerlukan bukti alamat tidak melebihi tiga bulan.

Di Singapura, bukti alamat mesti mematuhi peraturan Pihak Berkuasa Pembangunan Media Infokomunikasi (IMDA) untuk memastikan pematuhan peraturan dan ketepatan maklumat.

3. Borang Permohonan (dengan Foto Berukuran Pasport)

Kebanyakan pihak berkuasa pensijilan menyediakan borang permohonan yang boleh dimuat turun. Ia mesti dilengkapkan dan disertakan dengan foto berukuran pasport untuk pengesahan.

Platform serantau tertentu mungkin menyokong proses pendaftaran digital, termasuk prosedur pengesahan video KYC yang dirakam sendiri.

4. Dokumen Sokongan untuk Kegunaan Organisasi (untuk DSC Korporat)

Jika sijil digunakan untuk tujuan organisasi, maklumat tambahan juga diperlukan:

• Surat kebenaran menggunakan kepala surat syarikat
• Salinan sijil pendaftaran syarikat
• Sesetengah bidang kuasa memerlukan kelulusan lembaga pengarah atau pengurusan

Keperluan ini memastikan bahawa tandatangan digital yang digunakan bagi pihak organisasi adalah sah di sisi undang-undang dan boleh dikesan.

Klasifikasi DSC: Pilih Tahap yang Sesuai Berdasarkan Senario Penggunaan

DSC biasanya dibahagikan kepada tiga tahap mengikut tujuan penggunaan dan tahap keselamatan:

• Tahap 1 (Kelas 1): Digunakan untuk pengesahan komunikasi e-mel
• Tahap 2 (Kelas 2): Digunakan untuk menyerahkan dokumen kepada pegawai, seperti pemfailan cukai dan pendaftaran syarikat (banyak wilayah telah berhenti mengeluarkan tahap ini)
• Tahap 3 (Kelas 3): Sijil tahap keselamatan tinggi, sesuai untuk perusahaan dan individu yang perlu mengambil bahagian dalam pembidaan elektronik atau kontrak pematuhan tinggi

Anda mesti berunding dengan pihak berkuasa pensijilan tempatan untuk memastikan anda memilih tahap DSC yang sesuai, terutamanya kerana undang-undang negara yang berbeza mempunyai peraturan yang berbeza mengenai tahap DSC.

Keperluan Pematuhan Undang-undang DSC

Di wilayah seperti Hong Kong dan Singapura, hanya pihak berkuasa pensijilan yang diiktiraf tempatan boleh mengeluarkan DSC yang diiktiraf dari segi undang-undang. Agensi ini mesti mematuhi peraturan kerajaan mengenai perlindungan digital dan data.

Berikut ialah beberapa peraturan utama yang perlu diberi perhatian:

• Hong Kong:

  • Dikawal selia oleh Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553);
  • DSC mesti mematuhi rangka kerja dasar Pejabat Ketua Pegawai Maklumat Kerajaan (OGCIO).

• Singapura:

  • Dikawal selia oleh Akta Transaksi Elektronik (Cap. 88);
  • Entiti yang menggunakan DSC mesti mematuhi piawaian “Akar CA yang Dipercayai” yang diperlukan oleh IMDA.

Jika peraturan di atas tidak dipatuhi, tandatangan mungkin tidak sah, dokumen mungkin ditolak atau menghadapi penalti undang-undang.

5. Pembayaran dan Pengesahan Identiti

Selepas dokumen disahkan, pemohon dikehendaki menjalankan pengesahan identiti KYC (Kenali Pelanggan Anda) secara bersemuka atau video, bergantung pada keperluan agensi dan wilayah yang mengeluarkan. Ini ialah langkah keselamatan untuk mencegah kecurian identiti dan penipuan.

Selepas itu, pemohon boleh membayar yuran secara digital. DSC kemudiannya dikeluarkan dalam bentuk token USB atau fail elektronik.

Berapa Lamakah Masa yang Diambil untuk Mendapatkan DSC?

Masa pengeluaran berbeza-beza bergantung pada pihak berkuasa pensijilan dan tahap sijil yang dipohon, biasanya:

• Sijil Tahap 1 asas: tersedia pada hari yang sama
• Sijil Tahap 3 untuk kegunaan korporat: dikeluarkan dalam masa 1 hingga 3 hari bekerja selepas pengesahan

Sila pastikan anda memilih pihak berkuasa pensijilan yang diiktiraf dan mematuhi peraturan tempatan untuk mengelakkan kelewatan yang tidak perlu.

Mengapa Memilih Penyedia Perkhidmatan DSC yang Boleh Dipercayai?

Apabila melibatkan identiti digital, kepercayaan adalah penting. Sijil yang tidak boleh dipercayai boleh menyebabkan pelanggaran data, tandatangan tidak sah atau gangguan dalam proses penyerahan undang-undang.

Pastikan anda memilih penyedia perkhidmatan yang telah diaudit dengan teliti oleh pihak berkuasa tempatan. Perhatikan sama ada mereka mempunyai pensijilan ISO atau tanda pematuhan serantau, seperti pensijilan PDPO Hong Kong atau PDPA Singapura.

Kesimpulan: Pilih Rakan Kongsi DSC Anda dengan Bijak

Ringkasnya, untuk mendapatkan sijil tandatangan digital yang sah dan berkesan, anda perlu menyediakan dokumen pengenalan yang diperakui, memastikan pematuhan peraturan dan memilih tahap sijil dan penyedia perkhidmatan yang sesuai dengan teliti. Sama ada anda berada di Hong Kong, Singapura atau negara Asia Tenggara yang lain, mematuhi peraturan undang-undang siber tempatan adalah prasyarat untuk memastikan tandatangan digital mempunyai kesan undang-undang.

Untuk memudahkan proses ini, pengguna di Hong Kong atau negara ASEAN lain boleh mempertimbangkan untuk menggunakan alternatif DocuSign yang selamat dan mematuhi: eSignGlobal. Sebagai pembekal penyelesaian serantau dan global, eSignGlobal menyediakan platform tandatangan digital yang mudah yang mematuhi sepenuhnya undang-undang tempatan — pilihan ideal untuk perniagaan yang mementingkan keselamatan, kelajuan dan pematuhan serantau.