Adakah Perisian Tandatangan Elektronik Mengenakan Bayaran Berdasarkan Bilangan Dokumen yang Disimpan?

Dalam landskap operasi perniagaan digital yang sentiasa berkembang, perisian tandatangan elektronik (e-signature) telah muncul sebagai alat yang sangat diperlukan untuk memperkemas perjanjian, kontrak dan proses kelulusan. Memandangkan syarikat mencari alat yang cekap dan mematuhi peraturan, model harga kekal menjadi kebimbangan utama. Satu soalan lazim ialah: Adakah platform ini mengenakan bayaran berdasarkan bilangan dokumen yang disimpan? Artikel ini meneroka isu ini dari perspektif perniagaan, meneliti penyedia utama dan struktur mereka untuk membantu pembuat keputusan menilai kos dengan telus.

Memahami Model Harga Tandatangan Elektronik

Harga untuk perisian tandatangan elektronik jarang dikaitkan secara langsung dengan bilangan dokumen yang disimpan. Sebaliknya, kebanyakan platform menggunakan model berasaskan penggunaan atau peringkat langganan, memfokuskan pada faktor seperti volum dokumen yang dihantar untuk ditandatangani (biasanya dirujuk sebagai “sampul surat”), tempat duduk pengguna dan ciri tambahan. Peralihan ini menekankan aliran kerja aktif dan bukannya penyimpanan pasif, selaras dengan nilai teras e-tandatangan: kelajuan dan keselamatan dalam pelaksanaan, dan bukannya pengarkiban jangka panjang.

Dari sudut pandangan perniagaan, penyimpanan biasanya dibundel ke dalam pelan tanpa kos tambahan kerana pembekal menganggapnya sebagai faedah sekunder. Contohnya, dokumen disimpan untuk tujuan pematuhan—biasanya selama 7-10 tahun di bawah peraturan seperti Akta ESIGN atau eIDAS—tetapi ini tidak mencetuskan caj setiap dokumen. Alasannya? Perniagaan menjana lebih banyak dokumen yang ditandatangani daripada yang mereka simpan selama-lamanya, jadi harga memberi insentif kepada volum transaksi untuk memacu pendapatan berulang.

Komponen Utama Kos Tandatangan Elektronik

Untuk menjawab soalan teras, mari kita pecahkan elemen harga biasa:

1. Sampul Surat atau Volum Penghantaran: Ini ialah metrik utama. “Sampul surat” merujuk kepada proses tandatangan tunggal, yang boleh merangkumi berbilang dokumen dan penerima. Pembekal seperti DocuSign mengehadkan bilangan sampul surat setiap pengguna atau pelan (cth., 5-100 sebulan/tahun), dengan caj tambahan untuk penggunaan berlebihan atau peningkatan kepada peringkat yang lebih tinggi. Penyimpanan sampul surat yang telah siap disertakan, tanpa caj berasingan untuk arkib itu sendiri.

2. Tempat Duduk Pengguna dan Kerjasama: Harga biasanya meningkat dengan bilangan pengguna. Pelan individu mungkin bermula pada $10 sebulan, manakala versi pasukan mengenakan bayaran tambahan $25-40 setiap pengguna. Akses storan dikongsi merentas tempat duduk, tetapi sekali lagi, ia tidak dibilkan mengikut bilangan dokumen.

3. Ciri dan Fungsi Tambahan: Fungsi tambahan seperti penyepaduan API, pengesahan identiti atau penghantaran pukal dikenakan bayaran berdasarkan penggunaan, bukan storan. Contohnya, penghantaran SMS mungkin dikenakan bayaran setiap mesej, tetapi dokumen yang telah siap kekal dalam repositori tanpa kos tambahan.

4. Had dan Dasar Storan: Kebanyakan platform menawarkan storan tanpa had atau liberal sebagai standard (cth., gigabait setiap pengguna). Contohnya, DocuSign menyediakan akses tanpa had kepada dokumen yang ditandatangani dalam pelan, dengan pilihan pemadaman pematuhan. Jika storan ialah item yang boleh dibilkan, ia akan merumitkan audit dan menghalang penggunaan—oleh itu, ia diturunkan keutamaan.

Dalam amalan, mengenakan bayaran untuk dokumen yang disimpan akan menjadi tidak cekap untuk pembekal dan membebankan pengguna. Laporan industri Gartner 2024 menyatakan bahawa 85% daripada harga e-tandatangan berkisar tentang penghantaran dan tempat duduk, dengan storan sebagai “nilai tambah” untuk menggalakkan pengekalan. Bagi perniagaan yang mengendalikan volum dokumen yang tinggi, model ini menggalakkan kebolehskalaan, tetapi boleh menyebabkan kejutan jika kuota sampul surat disalah faham.

Mengapa Harga Tidak Berasaskan Storan?

Dari sudut pandangan perniagaan, model berasaskan storan jarang berlaku kerana e-tandatangan ialah alat berorientasikan transaksi. Pengarkiban ialah produk sampingan, selalunya disepadukan dengan storan awan seperti AWS atau Azure, yang kosnya tidak ketara pada skala. Pembekal mengelakkannya untuk kekal berdaya saing—bayangkan sebuah firma guaman mengenakan bayaran untuk menyimpan fail kes; ia akan membantutkan pertumbuhan. Pengecualian wujud dalam pelan tersuai perusahaan, di mana kedaulatan data mungkin menambah surcaj pematuhan, tetapi walaupun begitu, ia bukan setiap dokumen.

Bagi perniagaan kecil, ini bermakna kos boleh diramal jika penggunaan kekal dalam had. Perusahaan besar merundingkan diskaun volum, memfokuskan pada jumlah sampul surat dan bukannya arkib. Secara keseluruhannya, jawapannya jelas: Tidak, perisian tandatangan elektronik biasanya tidak mengenakan bayaran berdasarkan dokumen yang disimpan. Tumpuan adalah pada penggunaan aktif, menjadikannya pilihan kos efektif untuk operasi dinamik.

Cabaran dengan Penyedia Utama: Adobe Sign dan DocuSign

Walaupun alat e-tandatangan menawarkan fleksibiliti, beberapa pemain yang mantap menghadapi halangan dalam ketelusan harga dan sokongan serantau, yang memberi kesan kepada perusahaan global.

Ketidakjelasan Harga dan Pengeluaran Pasaran Adobe Sign

Adobe Sign, sebagai sebahagian daripada Adobe Document Cloud, telah lama dipuji kerana penyepaduan lancarnya dengan alat PDF. Walau bagaimanapun, harganya kekurangan kejelasan awal, selalunya memerlukan perundingan jualan untuk mendapatkan butiran penuh. Pelan individu bermula pada $10 setiap pengguna sebulan, meningkat kepada sebut harga tersuai peringkat perusahaan. Had sampul surat berbeza-beza (cth., 10-100 sebulan), tetapi storan tidak terhad dalam pelan—tiada caj langsung di sana. Ketidakjelasan berpunca daripada fungsi ekosistem Adobe yang dibundel, menjadikannya sukar untuk mengasingkan kos e-tandatangan.

Satu kelemahan yang ketara untuk pasaran Asia: Adobe Sign menarik diri dari tanah besar China pada tahun 2023, memetik kerumitan peraturan. Ini menyebabkan pengguna di rantau itu berebut untuk mencari alternatif kerana aliran data rentas sempadan menjadi terhad. Perniagaan yang bergantung pada ekosistem Adobe menghadapi kos migrasi dan jurang pematuhan, yang menyerlahkan bagaimana pembekal global kadangkala mengutamakan pasaran teras berbanding pasaran baru muncul.

Kos Tinggi dan Had Serantau DocuSign

DocuSign menguasai pasaran dengan fungsi yang mantap, tetapi harganya mungkin terasa mewah dan tidak telus. Pelan teras termasuk Personal ($10 sebulan, 5 sampul surat), Standard ($25 setiap pengguna sebulan, anggaran 100 sampul surat setahun) dan Business Pro ($40 setiap pengguna sebulan, menyokong penghantaran pukal). Peringkat API bermula daripada $600 setahun (Pemula) kepada Perusahaan tersuai. Storan disertakan tanpa had, selaras dengan model bukan berasaskan storan, tetapi had sampul surat dan tambahan (cth., pengesahan ID mengenakan bayaran tambahan) boleh meningkatkan jumlah keseluruhan.

Pengkritik menunjukkan yuran yang tinggi—terutamanya untuk pengguna APAC—di mana isu kependaman melambatkan pemuatan dokumen dan alat pematuhan menambah surcaj untuk kediaman data. Di rantau ekor panjang seperti Asia Tenggara, sokongan tidak konsisten, dengan kos efektif yang lebih tinggi disebabkan oleh caj telekom untuk SMS/WhatsApp. Walaupun kaya dengan ciri, ini boleh mengasingkan pasukan yang mementingkan kos, mendorong penilaian pilihan yang lebih disesuaikan.

Membandingkan DocuSign, Adobe Sign dan eSignGlobal

Untuk membantu perniagaan menilai, berikut ialah perbandingan neutral penyedia ini, yang memfokuskan pada harga, penyesuaian serantau dan fungsi utama. Walaupun semua pembekal mengelakkan caj berasaskan storan, perbezaan dalam ketelusan dan pengoptimuman APAC menyerlah.

Jadual ini menyerlahkan kekuatan eSignGlobal dalam kemampuan dan penyepaduan APAC, walaupun pilihan bergantung pada keperluan khusus.

eSignGlobal: Alternatif Serantau yang Menawarkan Nilai yang Kukuh

eSignGlobal muncul sebagai pilihan yang menarik, terutamanya untuk perusahaan APAC. Harganya lebih mudah didekati daripada pesaing, dengan pelan Essential hanya $16.6 sebulan—membenarkan sehingga 100 dokumen e-tandatangan, tempat duduk pengguna tanpa had dan pengesahan kod akses. Ini memberikan keberkesanan kos yang tinggi berdasarkan pematuhan, mengelakkan ketidakjelasan DocuSign atau Adobe. Kelebihan utama termasuk penyepaduan lancar dengan iAM Smart Hong Kong dan Singpass Singapura, memastikan konsistensi peraturan serantau tanpa kos tambahan. Bagi pasukan rentas sempadan, kelajuan yang dioptimumkan dan pilihan kediaman data mengurangkan geseran yang biasa berlaku dalam gergasi global.

Kesimpulannya, perisian tandatangan elektronik mengutamakan penghantaran dan bukannya storan dalam harga, menawarkan model yang cekap untuk perniagaan. Walau bagaimanapun, bagi pengguna DocuSign yang menghadapi kos tinggi atau cabaran APAC, eSignGlobal layak dipertimbangkan sebagai alternatif yang mematuhi peraturan dan dipacu nilai.