Memperkasakan PKS: Bagaimana Tandatangan Elektronik Mengurangkan Kos dan Ambang Transformasi Digital

Dalam beberapa tahun kebelakangan ini, perusahaan kecil dan sederhana (PKS) telah bergelut dalam ekonomi digital yang sentiasa berubah. Tidak seperti perusahaan besar yang mampu melakukan transformasi digital yang komprehensif, PKS biasanya beroperasi dengan modal terhad dan infrastruktur yang lemah. Walaupun begitu, tekanan pendigitalan semakin meningkat, bukan sahaja daripada jangkaan pelanggan, tetapi juga didorong oleh persaingan pasaran. Dalam satu siri alat yang memacu transformasi digital, tandatangan elektronik telah menjadi alat yang tidak dijangka tetapi sangat berkuasa, membantu PKS mengurangkan kos dan mengatasi halangan operasi tradisional.

Menurut Laporan Penggunaan Tandatangan Elektronik 2023, kadar penggunaan tandatangan elektronik oleh PKS global telah meningkat sebanyak 39% tahun ke tahun, menunjukkan bahawa perniagaan kecil bukan lagi pemerhati dalam transformasi digital. Perlu diingatkan bahawa lebih daripada 64% PKS yang ditinjau menyenaraikan “penjimatan kos” sebagai motivasi utama untuk menggunakan penyelesaian tandatangan elektronik. Ini bukan sahaja meningkatkan kecekapan pengeluaran, tetapi juga mencerminkan perubahan struktur yang lebih mendalam - alat digital membentuk semula model operasi perniagaan kecil.

Salah satu cabaran asas yang dihadapi oleh PKS ialah beban pentadbiran, seperti pengurusan kontrak, pengarkiban dokumen dan proses kelulusan, yang memerlukan masa, tenaga kerja dan bekalan percetakan. Sebelum menggunakan alat digital, sebuah syarikat perkhidmatan kecil mungkin mengambil masa beberapa hari untuk menyelesaikan penghantaran pelbagai pihak perjanjian, biasanya bergantung pada perkhidmatan kurier atau lawatan luar talian. Sebaliknya, tandatangan elektronik menyediakan alternatif yang cekap. Laporan itu menunjukkan bahawa syarikat yang menggunakan platform tandatangan elektronik mempunyai masa pemprosesan dokumen 58% lebih cepat daripada proses berasaskan kertas. Bagi perniagaan yang perlu memproses berbilang perjanjian pembekal atau kontrak pelanggan setiap bulan, penjimatan masa sedemikian diterjemahkan secara langsung kepada pecutan hasil.

Pecutan ini membawa kesan kewangan yang positif. Data laporan menunjukkan bahawa dalam tahun pertama selepas menggunakan penyelesaian tandatangan elektronik, PKS menyaksikan penurunan purata sebanyak 32% dalam kos yang berkaitan dengan kerja kertas. Penjimatan ini bukan sahaja datang daripada pengurangan kos percetakan dan pengeposan, tetapi juga termasuk manfaat tidak langsung yang disebabkan oleh pengurangan kesilapan, pengurangan kerja semula, pengurangan risiko pematuhan dan penjejakan dokumen yang lebih cekap. Dalam persekitaran di mana setiap sen penting untuk kelangsungan hidup, kecekapan kos ini amat penting.

Selain peningkatan kecekapan operasi, tandatangan elektronik juga membawa fleksibiliti strategik. PKS tidak lagi terikat dengan batasan geografi atau zon waktu untuk menyelesaikan tandatangan kontrak. Pelanggan di Singapura dan pembekal di Jerman boleh menyelesaikan tandatangan dokumen dalam masa kurang daripada satu jam, tanpa memerlukan sehelai kertas pun. Keupayaan operasi yang dahulunya hanya dimiliki oleh syarikat multinasional besar dengan jabatan undang-undang dan logistik antarabangsa kini boleh dicapai walaupun oleh syarikat dengan hanya sepuluh orang.

Walau bagaimanapun, penjimatan kos dan peningkatan kelajuan hanyalah permulaan. Kelebihan yang lebih halus tetapi ketara ialah tandatangan elektronik meningkatkan imej profesional dan pengalaman pelanggan syarikat. Apabila cadangan dihantar melalui e-mel dengan proses tandatangan elektronik yang lancar, bukannya fail PDF yang perlu dicetak dan diimbas, ia menyampaikan maklumat tentang profesionalisme, kecekapan dan kemajuan. Dalam industri yang sangat kompetitif seperti hartanah, undang-undang, perundingan dan kewangan, tanggapan ini mungkin mempengaruhi keputusan pelanggan. Data menunjukkan bahawa 47% PKS yang ditinjau mengalami peningkatan dalam kepuasan pelanggan selepas mendayakan teknologi tandatangan elektronik. Bagi pasaran yang bergantung pada rangkaian dan kepercayaan, perasaan positif yang dibawa oleh kemudahan yang tinggi sering memainkan peranan yang menentukan.

Sudah tentu, sebarang promosi pendigitalan yang pesat disertakan dengan kesakitan yang semakin meningkat. Keselamatan dan pematuhan masih menjadi kebimbangan yang berterusan, terutamanya bagi industri yang mengendalikan maklumat sensitif. Laporan itu menyatakan bahawa 82% PKS mempunyai keyakinan yang lebih tinggi dalam memenuhi keperluan pematuhan khusus industri selepas menggunakan platform yang direka khusus untuk tandatangan elektronik (bukannya perisian penyuntingan PDF generik atau proses kelulusan berasaskan e-mel). Hari ini, banyak platform tandatangan elektronik dilengkapi dengan ciri seperti jejak audit, pengesahan identiti dan pengesahan dua faktor, yang boleh mengurangkan risiko dengan ketara tanpa memerlukan kakitangan IT tambahan.

Jadi, dari perspektif makro, apakah maksud trend ini?

Pertama, kita menyaksikan pempopuleran alat peringkat perusahaan. Teknologi tandatangan elektronik, yang dahulunya eksklusif untuk jabatan undang-undang syarikat Fortune 500, kini tersedia untuk usahawan individu dan perusahaan mikro, dengan operasi yang mudah dan kos yang terkawal. Ini bukan sahaja menambah baris tandatangan digital pada dokumen, tetapi juga pintu masuk ke aliran kerja awan, penyepaduan API dan sistem pengurusan dokumen, membolehkan PKS mempunyai keupayaan operasi perusahaan besar.

Kedua, ini adalah tuas strategik yang secara beransur-ansur dikuasai oleh PKS. Platform tandatangan elektronik semakin bersepadu dengan pengurusan perhubungan pelanggan, perancangan sumber perusahaan dan perisian menegak industri. Contohnya, dalam pasaran hartanah, selepas tandatangan elektronik disepadukan dengan platform pajakan, aliran kerja automatik boleh direalisasikan, daripada menjana dokumen pajakan kepada mengutip deposit tanpa campur tangan manual. Ini bukan sahaja meningkatkan kecekapan, tetapi juga memberikan pandangan: PKS boleh menjejaki keseluruhan kitaran hayat kontrak pelanggan, menganalisis tempoh pemprosesan, menangkap kesesakan proses dan membuat pengoptimuman dipacu data berdasarkan ini.

Menjelang masa hadapan, penyedia teknologi masih menghadapi cabaran utama: bagaimana untuk menyesuaikan lagi penyelesaian tandatangan elektronik berdasarkan keperluan segmen PKS yang berbeza? Walaupun produk semasa sudah berkuasa, kebanyakannya masih “jenis universal”. Walau bagaimanapun, persekitaran kawal selia, pengalaman pengguna dan keperluan penjenamaan syarikat seperti syarikat permulaan ekonomi gig, penyedia perkhidmatan kesihatan dan kesejahteraan serta pengeluar tempatan adalah berbeza. Perkhidmatan tersuai yang berpatutan mungkin menjadi kunci kepada gelombang inovasi produk seterusnya.

Di samping itu, kerajaan dan persatuan perniagaan serantau juga harus memainkan peranan dalam mempromosikan. Dengan menyediakan baucar digital, panduan peraturan dan latihan penggunaan, proses penggunaan PKS boleh dipercepatkan. Malah, laporan itu menyatakan bahawa di kawasan yang mempunyai projek yang disokong dana awam (seperti “Program Digital Eropah” EU), kadar penggunaan tandatangan elektronik oleh PKS adalah 23% lebih tinggi daripada di kawasan tanpa sokongan. Ini menunjukkan bahawa pendigitalan PKS bukan sahaja bergantung pada kebolehlaksanaan teknologi itu sendiri, tetapi juga tidak dapat dipisahkan daripada visi penggubal dasar yang dapat melihat potensi.

Ringkasnya, tandatangan elektronik bukan sahaja peningkatan teknologi, tetapi juga pendorong strategik untuk PKS dalam landskap persaingan digital. Dengan mengurangkan kos dan kerumitan, alat ini membuka saluran untuk pertumbuhan perusahaan - membawa kepada tindak balas yang lebih pantas, fleksibiliti yang lebih tinggi, keupayaan pematuhan yang lebih baik, pengalaman pelanggan yang lebih profesional dan pasaran global yang lebih luas. Syarikat yang menggunakannya terlebih dahulu sedang menuai hasilnya. Persoalan hari ini bukan lagi sama ada PKS mampu membayar transformasi digital yang dibawa oleh tandatangan elektronik, tetapi sama ada mereka mampu untuk terus mengabaikannya.