Adakah Pendaftaran DSC Diwajibkan?

Dalam persekitaran perniagaan yang semakin digital hari ini, transaksi elektronik yang selamat dan boleh disahkan menjadi sangat penting. Salah satu alat utama untuk mencapai kepercayaan digital ini ialah Sijil Tandatangan Digital (DSC). Tetapi soalan lazim dan penting ialah: Bagi usahawan, profesional dan organisasi yang beroperasi di Hong Kong dan rantau Asia Tenggara, adakah pendaftaran DSC merupakan keperluan wajib?

Artikel ini akan meneroka soalan ini secara mendalam, terutamanya dalam konteks rangka kerja peraturan tempatan, amalan perniagaan dan kecekapan operasi. Sama ada anda baru memulakan atau mengembangkan perniagaan anda, memahami keperluan pematuhan DSC akan mempengaruhi strategi pendigitalan anda.

Apakah Sijil Tandatangan Digital (DSC)?

Sijil Tandatangan Digital ialah kunci digital selamat yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan untuk mengesahkan dan mengesahkan identiti pemegang sijil. Ia digunakan untuk menandatangani dokumen dan transaksi elektronik, memberikan keselamatan dan kredibiliti yang lebih tinggi daripada tandatangan tulisan tangan tradisional atau tandatangan yang diimbas.

Di bawah bidang kuasa peraturan transaksi elektronik yang ketat seperti Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong (Bab 553) atau peraturan e-dagang di Singapura dan Malaysia, DSC digunakan secara meluas sebagai bentuk alternatif tandatangan tulisan tangan yang sah di sisi undang-undang.

Memahami Persekitaran Kawal Selia

Untuk menilai sama ada pendaftaran DSC merupakan keperluan wajib, anda perlu merujuk kepada undang-undang tempatan dan piawaian pematuhan industri tertentu.

Dalam bidang kuasa yang telah menerima pakai Undang-undang Model mengenai Tandatangan Elektronik Suruhanjaya Undang-undang Perdagangan Antarabangsa Pertubuhan Bangsa-Bangsa Bersatu (UNCITRAL), seperti Hong Kong, Filipina dan Malaysia, tandatangan digital berdasarkan infrastruktur kunci awam (PKI) biasanya merupakan keperluan untuk perkhidmatan e-Kerajaan atau kontrak komersial yang sangat dipercayai.

Contohnya:

• Hong Kong: Di bawah Ordinan Transaksi Elektronik, tandatangan elektronik yang menggunakan sijil yang diiktiraf mempunyai kesan undang-undang yang sama seperti tandatangan tulisan tangan, tertakluk kepada syarat yang ditetapkan. Pendaftaran DSC diperlukan apabila menggunakan e-Registry untuk pemfailan cukai elektronik, pendaftaran perniagaan dan pendaftaran syarikat.

• Singapura: Di bawah Akta Transaksi Elektronik, dokumen yang memerlukan tandatangan elektronik selamat mesti menggunakan DSC yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan berlesen. Sesetengah jenis pemfailan korporat pada sistem BizFile ACRA mungkin memerlukan pendaftaran DSC.

• Malaysia: Akta Tandatangan Digital 1997 memerlukan penggunaan tandatangan digital dalam pemfailan berkanun dan pertukaran data rentas sempadan tertentu.

Bilakah Pendaftaran DSC Diwajibkan?

Sama ada pendaftaran DSC diwajibkan atau tidak bergantung pada sifat transaksi atau kewajipan kawal selia. Berikut ialah beberapa senario penggunaan wajib yang biasa:

1. Pendaftaran Syarikat dan Pemfailan Pematuhan: Kerajaan Hong Kong dan Singapura memerlukan pendaftaran syarikat dan borang perubahan struktur syarikat yang diserahkan secara elektronik untuk ditandatangani menggunakan kaedah digital yang diiktiraf.

   

2. Perkhidmatan e-Kerajaan: Dalam penyerahan yang berkaitan dengan cukai, keselamatan sosial atau permohonan tender, kerajaan biasanya melaksanakan protokol pengesahan keselamatan yang ketat, termasuk penggunaan DSC wajib, untuk mencegah penipuan dan memastikan kebolehkesanan.

3. Kontrak Bernilai Tinggi atau Terkawal: Kontrak daripada institusi kewangan dan sektor awam biasanya memerlukan penggunaan meterai yang disahkan identiti melalui DSC. Ini amat penting dalam industri teknologi kewangan dan insurans yang mengendalikan data sensitif privasi.

Dalam kontrak persendirian, perjanjian pekerjaan atau transaksi perniagaan harian, penggunaan DSC mungkin tidak diwajibkan oleh undang-undang, tetapi amat disyorkan untuk memastikan kesahihan dan kebolehkuatkuasaan dokumen—terutamanya dalam transaksi antarabangsa, di mana piawaian tandatangan berbeza antara bidang kuasa.

Faedah Utama Pendaftaran DSC

Walaupun undang-undang tidak mewajibkannya, banyak perniagaan secara proaktif menggunakan DSC, atas sebab-sebab berikut:

• Keselamatan yang dipertingkatkan: Berdasarkan teknologi penyulitan, mengurangkan risiko pemalsuan dan gangguan.
• Meningkatkan kredibiliti pematuhan: Menunjukkan bahawa perniagaan mereka mematuhi keperluan kawal selia bidang kuasa yang berkaitan (seperti GDPR, PDPO, PDPA Singapura, dsb.).
• Meningkatkan kecekapan operasi: Mendayakan aliran kerja tanpa kertas tanpa perlu mencetak, mengimbas atau mengepos.
• Pengiktirafan global yang tinggi: Banyak industri kini hanya menerima dokumen yang ditandatangani secara digital untuk transaksi rentas sempadan yang lebih pantas.

Apa yang Berlaku Jika Anda Tidak Mendaftar DSC?

Dalam sesetengah bidang kuasa, tidak mendaftar DSC mungkin bermakna tidak dapat menggunakan perkhidmatan tertentu; di kawasan lain, ia bermakna pengiktirafan terhad dalam transaksi digital. Contohnya:

• Di Hong Kong, syarikat tanpa DSC yang diiktiraf tidak akan dapat mendaftar dalam talian melalui portal e-Registry Pendaftar Syarikat.
• Dalam mekanisme seperti “Tetingkap Tunggal ASEAN” yang dipromosikan oleh ASEAN, kekurangan tandatangan digital yang mematuhi mungkin menyebabkan kelewatan dalam prosedur kastam.

Oleh itu, syarikat yang beroperasi dalam atau menjalankan perniagaan dengan industri terkawal di Asia Tenggara sering menghadapi senario di mana DSC sekurang-kurangnya “amat disyorkan” atau bahkan menjadi keperluan yang tegar.

Bagaimana Cara Mendaftar DSC?

Bagi pengguna di Hong Kong dan rantau Asia Tenggara, beberapa pihak berkuasa pensijilan awam dan swasta (CA) menyediakan perkhidmatan DSC. Proses pendaftaran biasanya termasuk:

1. Pengesahan identiti (pasport, sijil pendaftaran perniagaan, dsb.)
2. Menyerahkan borang permohonan DSC yang lengkap
3. Membayar yuran pengeluaran dan yuran tahunan
4. Menerima perisian atau token perkakasan (disediakan secara selektif bergantung pada penggunaan)

CA terkemuka termasuk agensi rasmi dan rakan kongsi teknologi terkawal. Pastikan CA yang anda pilih berkelayakan dalam bidang kuasa operasi anda.

Tandatangan Elektronik lwn. Tandatangan Digital: Adakah Sama?

Tidak sepenuhnya sama. Walaupun kedua-dua istilah ini sering digunakan secara bergantian, tandatangan digital secara khusus merujuk kepada tandatangan yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan yang dipercayai dan berdasarkan teknologi PKI; manakala tandatangan elektronik boleh semudah menaip nama anda di penghujung e-mel atau mengklik butang “Saya Setuju”.

Dalam transaksi terkawal di bawah peraturan seperti Ordinan Transaksi Elektronik atau Akta Transaksi Elektronik Singapura, hanya tandatangan digital yang dijana melalui mekanisme pensijilan dianggap setara dengan tandatangan tulisan tangan.

Alternatif Praktikal: Memilih Platform yang Betul

Walaupun DSC menyediakan jaminan undang-undang, proses pendaftaran mungkin rumit dan berbeza-beza antara bidang kuasa. Bagi perniagaan yang ingin memenuhi peraturan serantau dan memudahkan proses penggunaan pada masa yang sama, platform tandatangan elektronik yang mematuhi adalah penting.

Di sinilah letaknya kelebihan eSignGlobal. Sebagai alternatif DocuSign yang disesuaikan untuk pasaran Hong Kong dan Asia Tenggara, eSignGlobal menyediakan perkhidmatan tandatangan elektronik yang sah yang mematuhi peraturan tempatan. Alatnya boleh dibenamkan dalam aliran kerja perniagaan untuk mendayakan penandatanganan yang disahkan identiti, menghapuskan penggunaan teknikal yang diperlukan oleh DSC tradisional.

Sama ada anda menubuhkan syarikat di Hong Kong atau menyerahkan kontrak yang diluluskan CFO di Vietnam, eSignGlobal memastikan pematuhan, keselamatan dan kemudahan penggunaan, dengan tahap fungsi yang tidak kurang daripada DSC standard.

Kesimpulan

Jadi, adakah pendaftaran DSC diwajibkan?

Jawapannya ialah: Tidak selalu, tetapi dalam banyak senario, ya. Ia bergantung pada tujuan transaksi dan bidang kuasa tempat ia berada. Jika ia melibatkan agensi kerajaan, pemfailan berkanun atau kontrak komersial bernilai tinggi, DSC bukan sahaja berguna—ia mungkin dikehendaki oleh undang-undang.

Dalam senario lain, walaupun DSC mungkin tidak diwajibkan, memiliki (atau menggunakan alternatif yang sah dan mematuhi seperti eSignGlobal) akan meningkatkan dengan ketara kebolehkuatkuasaan dan keselamatan operasi digital anda.

Memandangkan Asia Tenggara mempercepatkan peralihan ke arah transformasi digital yang dipercayai, adalah bijak untuk memastikan teknologi tandatangan anda sejajar dengan persekitaran kawal selia tempatan.

Sama ada anda memilih DSC berdaftar kerajaan atau platform tandatangan elektronik yang mematuhi serantau seperti eSignGlobal, pelaburan anda bukan sahaja meningkatkan kemudahan, tetapi juga mengukuhkan kepercayaan, jaminan undang-undang dan kemampanan masa depan.