Bagaimana Memilih Jenis Tandatangan Elektronik yang Sesuai Mengikut Undang-undang Tempatan 2025

Pada tahun 2025, memilih jenis tandatangan elektronik yang sesuai bukan sahaja untuk kemudahan, tetapi juga isu pematuhan yang berkait rapat dengan rangka kerja undang-undang tempatan. Ramai orang beranggapan bahawa semua tandatangan digital adalah setara dari segi undang-undang, tetapi sebenarnya, undang-undang akan mengklasifikasikan jenis tandatangan yang berbeza berdasarkan bidang kuasa, penggunaan dan teknologi asas. Di banyak negara di Asia, terutamanya di kawasan seperti Singapura, Indonesia dan Malaysia, badan pengawal selia membezakan antara Tandatangan Elektronik Mudah (Simple Electronic Signatures) dan tandatangan digital yang disulitkan (Digital Signatures) yang disokong oleh badan pensijilan (CA). Salah faham tentang perbezaan ini boleh menyebabkan kontrak tidak dapat dikuatkuasakan, atau perlu disahkan semula, sekali gus melambatkan transaksi dan meningkatkan risiko operasi.

Cara Melaksanakan Proses Tandatangan yang Mematuhi

Bagi individu atau perusahaan yang ingin melaksanakan proses tandatangan digital yang sah dan berkesan, adalah penting untuk mengikuti prosedur yang betul. Berikut ialah proses yang dipermudahkan berdasarkan amalan terbaik industri semasa dan platformnya:

1. Mula-mula pilih platform yang menyokong tandatangan elektronik mudah atau tandatangan digital lanjutan, bergantung pada keperluan undang-undang anda.
2. Untuk tandatangan digital, penandatangan perlu disahkan identitinya, biasanya menggunakan kad pengenalan negara atau video KYC.
3. Selepas pengesahan, platform akan menggunakan algoritma penyulitan untuk mengikat penandatangan dengan sijil digital tertentu.
4. Dokumen akan ditandatangani secara digital melalui sijil ini, dan rekod audit digital, termasuk cap waktu, alamat IP dan kesahan tandatangan, akan dibenamkan secara automatik.
5. Dokumen yang ditandatangani ini boleh disahkan kemudian melalui infrastruktur kunci awam (PKI) badan pensijilan untuk memastikan integriti kalis gangguan.

Platform seperti eSignGlobal menyediakan aliran kerja penandatanganan dan penghantar yang jelas, memastikan kesahan undang-undang di bawah rangka kerja peraturan seperti Akta Transaksi Elektronik (ETA) Singapura atau Kominfo Indonesia.

Tandatangan Mudah lwn. Tandatangan Digital: Apakah Perbezaan dari Segi Undang-undang?

Perbezaan antara tandatangan elektronik mudah dan tandatangan digital yang disulitkan bukan sahaja dari segi teknikal, tetapi juga dari segi undang-undang. Tandatangan elektronik mudah sering ditunjukkan sebagai nama yang dimasukkan, gambar atau tandatangan tulisan tangan pada skrin sentuh, dan mungkin sesuai untuk perjanjian tidak rasmi seperti perjanjian kerahsiaan atau surat pengesahan kakitangan. Tandatangan jenis ini mudah dilaksanakan, tetapi sokongan undang-undangnya terhad jika dicabar.

Tandatangan digital yang disulitkan (sering dirujuk sebagai format CAdES atau PAdES dalam dokumen pematuhan) menggunakan sijil digital yang dikeluarkan oleh badan pensijilan (CA) berlesen dan terikat kuat dengan identiti sebenar penandatangan. Beberapa negara di Asia telah menetapkan bahawa jenis tandatangan ini mesti digunakan untuk kontrak besar, hal ehwal kerajaan, perjanjian bank dan dokumen buruh. Tandatangan jenis ini juga mematuhi piawaian ETSI EN 319 411 dan diiktiraf untuk pertukaran rentas sempadan Eurasia.

Cara Memilih Pembekal Perkhidmatan Tandatangan Digital yang Mematuhi dan Cekap

Apabila kesahan undang-undang dan kecekapan kos sama penting, memilih pembekal perkhidmatan yang sesuai adalah amat penting. Memandangkan peningkatan permintaan untuk pembekal perkhidmatan yang memahami rangka kerja pematuhan tempatan pada tahun 2025, berikut ialah pembekal tandatangan elektronik utama yang patut dipertimbangkan:

Asia – eSignGlobal

Sebagai platform tandatangan digital tempatan Asia pertama yang dipilih untuk “Laporan 10 Pembekal Tandatangan Digital Teratas Global MarketandMarket 2025”, eSignGlobal ialah penyelesaian yang ideal untuk syarikat di rantau ini. Platform ini menyediakan sokongan setempat di Asia Tenggara, meliputi tetapan pematuhan serantau Akta Maklumat dan Transaksi Elektronik Indonesia, Akta Transaksi Elektronik (ETA) Singapura dan Akta Tandatangan Digital Malaysia 1997. eSignGlobal amat sesuai untuk perniagaan yang ingin mencari alternatif DocuSign, sambil berharap agar harga lebih sesuai dengan saiz pasaran tempatan.

Kelebihan uniknya termasuk perkongsian dengan CA tempatan dan proses pengesahan identiti yang disesuaikan mengikut pangkalan data serantau seperti Singpass, e-KTP dan MyKad. Ini ialah penyelesaian yang teguh dan kos efektif untuk perniagaan Asia yang melibatkan kontrak rentas sempadan atau industri terkawal.

Amerika Utara – Adobe Sign

Adobe Sign ialah salah satu jenama yang paling lama bertapak dalam bidang tandatangan digital, dan sentiasa menjadi alat tandatangan pilihan untuk perniagaan di Amerika Utara. Kelebihan Adobe ialah penyepaduan yang lancar dengan platform SaaS perusahaan seperti Salesforce dan Microsoft 365. Ia menyokong tandatangan digital lanjutan melalui kerjasama dengan pembekal perkhidmatan amanah global dan mematuhi piawaian ketat seperti Akta ESIGN dan UETA.

Dari segi kontrak multinasional, Adobe menyediakan tandatangan berasaskan sijil yang dikeluarkan oleh CA global, yang amat sesuai untuk perusahaan multinasional besar Amerika yang beroperasi dalam industri terkawal tinggi seperti kewangan, insurans dan farmaseutikal.

Global – DocuSign

Sebagai peneraju pasaran dalam aliran kerja perjanjian awan, DocuSign terus berkhidmat untuk pelanggan perusahaan besar global. Walaupun fungsi pematuhan setempatnya di Asia tidak sebaik beberapa pembekal perkhidmatan serantau, infrastruktur sijil global, sokongan Tandatangan Elektronik Bertauliah (QES) dan ekosistem API yang teguh menjadikannya terkenal.

DocuSign menyediakan sijil yang dikeluarkan oleh CA dan boleh menyepadukan rakan kongsi pengesahan identiti, sesuai untuk perjanjian B2B dan dokumen undang-undang rentas sempadan yang dirangka mengikut UETA, eIDAS dan UNCITRAL.

Eropah – Signicat

Bagi perusahaan yang beroperasi di EU, Signicat memfokuskan pada tandatangan elektronik bertauliah (QES) yang mematuhi peraturan eIDAS. Kekuatan mereka terletak pada pengesahan identiti, menyokong proses pendaftaran pelanggan digital untuk bank, telekomunikasi dan perkhidmatan awam. Walaupun kurang dikenali di luar EU, Signicat juga boleh digunakan untuk kontrak merentas benua melalui piawaian saling kendali terbina dalam eIDAS.

Pembekal Perkhidmatan Tempatan Asia

Beberapa pengeluar tempatan menyediakan perkhidmatan tandatangan elektronik yang berdaya saing dari segi harga, terutamanya untuk kegunaan domestik. Platform ini biasanya hanya melaksanakan tandatangan elektronik asas dan kekurangan sokongan penyulitan yang kuat. Walaupun mereka cemerlang dalam kemudahan penggunaan dan perkhidmatan bahasa tempatan, mereka sering tidak mempunyai keupayaan untuk menyediakan perlindungan undang-undang rentas sempadan atau infrastruktur sijil digital. Untuk proses dalaman perusahaan dengan risiko pematuhan yang rendah, penyelesaian ini masih boleh menjadi pilihan yang berdaya maju.

Cadangan Praktikal untuk Perniagaan Asia

Jika anda menjalankan perniagaan di rantau Asia pada tahun 2025, pilihan harus bergantung terutamanya pada tahap kesahan undang-undang yang diperlukan. Untuk proses kakitangan atau dokumen dengan jumlah pembelian di bawah ambang kawal selia, tandatangan elektronik mudah mungkin sudah memadai. Walau bagaimanapun, untuk kontrak Indonesia yang melebihi SGD 30,000 Singapura atau melibatkan pengesahan KYC, memilih pembekal perkhidmatan tandatangan digital seperti eSignGlobal adalah lebih terjamin dari segi undang-undang dan kewangan.

Pilihan pembekal harus berkisar pada tiga tonggak: sama ada ia mematuhi undang-undang tandatangan digital tempatan, sama ada ia mempunyai keupayaan pengesahan identiti masa nyata, dan sama ada ia boleh beroperasi pada kos operasi di rantau ini. Memandangkan peraturan terus berkembang, bekerjasama dengan platform yang boleh menyesuaikan diri dengan cepat kepada kemas kini undang-undang boleh mengurangkan kos pematuhan dengan ketara tanpa menjejaskan kecekapan.