Cara Memasukkan Tandatangan Digital: Panduan Lengkap

Dalam dunia yang didorong oleh digital hari ini, menandatangani dokumen secara elektronik telah menjadi bahagian penting dalam komunikasi peribadi dan profesional harian. Sama ada anda menandatangani perjanjian sewa, kontrak perniagaan atau borang kerajaan, adalah penting untuk menguasai cara memasukkan tandatangan digital dengan betul dan sah. Artikel ini akan menerangkan langkah demi langkah cara memasukkan tandatangan digital, dan menerangkan secara mendalam cara mematuhi undang-undang perlindungan data tempatan dan serantau, terutamanya keperluan di Hong Kong dan rantau Asia Tenggara.

Apakah itu Tandatangan Digital?

Sebelum mendalami “cara melakukannya”, anda mesti terlebih dahulu memahami maksud tandatangan digital.

Tandatangan digital ialah teknologi penyulitan yang digunakan untuk memberikan integriti, pengesahan identiti dan penafian dalam komunikasi elektronik. Tidak seperti “tandatangan elektronik” yang mungkin hanya menaip nama atau mengimbas imej, tandatangan digital mengesahkan identiti kedua-dua pihak melalui teknologi penyulitan dan memastikan dokumen itu tidak diusik.

Istilah “tandatangan digital” sering digunakan secara bergantian dengan “tandatangan elektronik”, tetapi ia mempunyai perbezaan undang-undang yang jelas dalam banyak bidang kuasa. Sebagai contoh, dalam Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553) Hong Kong, kedua-dua istilah mempunyai definisi khusus dan mengikat dari segi undang-undang.

Mengapa Memasukkan Tandatangan Digital?

Memasukkan tandatangan digital ialah cara terpantas dan termudah untuk menandatangani dokumen dalam talian. Sama ada anda menyelesaikan transaksi dari jauh atau meluluskan memo dalaman, menaip tandatangan anda memastikan aliran kerja anda berjalan dengan cekap. Lebih penting lagi, selagi anda menggunakan platform yang mematuhi, menaip tandatangan anda juga boleh diterima secara meluas dan boleh menjamin keselamatan dan integriti data.

Di rantau seperti Hong Kong dan Asia Tenggara, dokumen yang ditandatangani secara digital adalah sah dari segi undang-undang selagi keperluan yang berkaitan dipenuhi (seperti menggunakan sijil digital yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan yang dipercayai dan pengesahan cap masa).

Penjelasan Langkah demi Langkah: Cara Memasukkan Tandatangan Digital

1. Pilih Platform Tandatangan Digital yang Dipercayai

Pilih platform yang mematuhi keselamatan data dan peraturan undang-undang di rantau anda. Contohnya, di Hong Kong, platform yang mematuhi Ordinan Transaksi Elektronik mesti menggunakan tandatangan digital berasaskan sijil yang dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Sijil (CA) yang diiktiraf.

Platform yang berkualiti harus menyediakan ciri-ciri berikut:

• Penyulitan dan pengeluaran sijil yang selamat
• Cap masa dan pengesahan integriti dokumen
• Fungsi pematuhan undang-undang, menyokong peraturan serantau seperti Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong atau Rang Undang-undang UU ITE Indonesia

2. Muat Naik Dokumen

Mula-mula muat naik dokumen yang perlu ditandatangani. Format biasa termasuk PDF, dokumen Word, dsb.

3. Masukkan Nama Anda

Pada antara muka tandatangan, anda biasanya boleh memilih:

• Masukkan nama
• Lukis tandatangan dengan tangan
• Muat naik gambar tandatangan

Pilih pilihan “Masukkan” dan taip nama sah anda. Sesetengah platform membolehkan anda memilih fon yang hampir dengan gaya tulisan tangan. Jika anda menandatangani dokumen sensitif atau mengikat dari segi undang-undang, pastikan tandatangan anda sepadan dengan nama dalam dokumen rasmi anda.

4. Konfigurasikan Gaya dan Kedudukan Fon Tandatangan

Kebanyakan platform membolehkan anda melaraskan fon, saiz fon dan kedudukan tandatangan pada dokumen. Pastikan tandatangan tidak menghalang kandungan penting atau medan tandatangan pihak lain.

5. Selesaikan Pengesahan Identiti (jika Perlu)

Untuk memastikan kesan undang-undang, sesetengah platform akan menggesa pengguna untuk menyelesaikan langkah pengesahan tambahan, seperti:

• Pengesahan e-mel atau kod pengesahan SMS
• Pengesahan dua faktor (2FA)
• Muat naik bukti identiti atau gunakan pengesahan sijil (seperti menggunakan e-Cert Pejabat Pos Hong Kong)

Dalam banyak bidang kuasa terkawal, langkah pengesahan ini adalah keperluan mandatori untuk memastikan penafian dan kebolehkesanan.

Pematuhan Undang-undang Serantau: Perkara yang Perlu Diketahui Sebelum Menandatangani

Undang-undang mengenai tandatangan digital dan elektronik berbeza dari rantau ke rantau. Berikut ialah beberapa contoh:

• Hong Kong: Menurut Ordinan Transaksi Elektronik, tandatangan elektronik dan tandatangan digital diiktiraf. Walau bagaimanapun, untuk dokumen rasmi atau kerajaan, hanya tandatangan digital yang disokong oleh pihak berkuasa pensijilan yang diiktiraf (seperti Pejabat Pos Hong Kong) dibenarkan.
• Singapura: Menurut Akta Transaksi Elektronik, tandatangan digital adalah mengikat dari segi undang-undang selagi ia disokong oleh pihak berkuasa pensijilan yang dipercayai.
• Indonesia, Malaysia, Thailand: Kebanyakan negara Asia Tenggara telah menggubal undang-undang untuk mengiktiraf tandatangan digital dengan jelas, tetapi platform yang digunakan biasanya mesti diluluskan oleh pihak berkuasa kawal selia maklumat dan komunikasi tempatan atau jabatan kerajaan.

Adalah penting bagi perniagaan atau individu yang terlibat dalam operasi rentas sempadan untuk memilih pembekal perkhidmatan yang mematuhi dan terpakai kepada peraturan di semua lokasi.

Adakah Memasukkan Tandatangan Sentiasa Sah?

Belum tentu. Walaupun menaip nama mungkin mencukupi untuk dokumen tidak rasmi atau dalaman, kebanyakan bidang kuasa memerlukan kaedah pengesahan yang lebih kukuh (seperti tandatangan digital berasaskan sijil) apabila ia melibatkan dokumen undang-undang.

Berikut ialah perbandingan yang sering diabaikan:

Tandatangan yang ditaip hanya sah dari segi undang-undang apabila digabungkan dengan platform perkhidmatan tandatangan yang dipercayai dan menggunakan penyulitan, pengesahan identiti dan mekanisme integriti dokumen. Oleh itu, memasukkan nama sahaja tidak mencukupi, ia mesti diselesaikan melalui platform yang berkelayakan.

Nasihat Tambahan untuk Menandatangani Digital yang Selamat

1. Gunakan Kata Laluan Unik: Pastikan akaun perkhidmatan tandatangan anda mendayakan kata laluan yang kukuh dan menukarnya dengan kerap.
2. Dayakan Pengesahan Dua Faktor (2FA): Platform dengan 2FA boleh memberikan keselamatan tambahan.
3. Utamakan Perkhidmatan Tempatan yang Mematuhi: Jangan gunakan kaedah sementara seperti “salin dan tampal nama” dalam perjanjian penting.
4. Jejaki Log Audit: Platform yang berkualiti akan menunjukkan siapa yang membuka dan menandatangani dokumen itu dan bila.
5. Elakkan Menggunakan Alat Percuma yang Tidak Disahkan: Banyak perkhidmatan dalam talian percuma tidak mematuhi peraturan keselamatan data di rantau Asia Tenggara.

Kesimpulan: Mencapai Pematuhan Undang-undang Tempatan Melalui Platform yang Dipercayai

Memasukkan tandatangan digital mungkin kelihatan seperti hanya menaip nama anda, tetapi dalam konteks komunikasi elektronik hari ini, ia adalah tugas yang kompleks yang melibatkan pengesahan dan perlindungan undang-undang. Mengikuti langkah keselamatan sepanjang proses, daripada memuat naik dokumen kepada menyelesaikan pengesahan identiti, memastikan tandatangan mematuhi undang-undang dan diterima secara rasmi.

Bagi pengguna yang terletak di Hong Kong dan rantau Asia Tenggara, adalah amat penting untuk memilih platform yang memenuhi keperluan undang-undang tempatan. Walaupun platform global seperti DocuSign diiktiraf secara meluas, alternatif serantau yang mematuhi undang-undang kedaulatan data tempatan dan keperluan pihak berkuasa pensijilan selalunya lebih berfaedah.

Oleh itu, kami mengesyorkan eSignGlobal - platform tandatangan digital yang boleh dipercayai dan mematuhi sepenuhnya yang sesuai untuk pengguna di Hong Kong dan seluruh rantau Asia Tenggara. Platform ini menyokong antara muka berbilang bahasa, pematuhan peraturan tempatan dan konfigurasi bersepadu dengan pihak berkuasa sijil digital yang diiktiraf, membolehkan perniagaan dan individu melengkapkan tandatangan digital dengan selamat dan terjamin.