Cara Mempercayai Tandatangan Digital dalam PDF: Panduan Langkah demi Langkah

Dalam dunia yang semakin digital, dokumen PDF dengan tandatangan elektronik atau digital telah menjadi perkara biasa dalam proses perniagaan, undang-undang dan pentadbiran. Tetapi, apabila anda menggunakan tandatangan digital dalam bidang kuasa seperti Hong Kong, Singapura atau negara-negara Asia Tenggara yang lain, bagaimana anda memastikan bahawa tandatangan digital dalam PDF boleh dipercayai, selamat dan sah dari segi undang-undang?

Panduan ini akan mengajar anda langkah demi langkah bagaimana untuk mempercayai tandatangan digital dalam fail PDF, berdasarkan piawaian antarabangsa dan rangka kerja undang-undang tempatan. Anda juga akan belajar bagaimana untuk memastikan pematuhan dengan keperluan perlindungan data yang ditetapkan oleh undang-undang, dan mengapa memilih pembekal yang sesuai seperti eSignGlobal boleh membuat perbezaan.

Memahami Tandatangan Digital dalam PDF

Sebelum membincangkan cara untuk “mempercayai” tandatangan digital, mari kita fahami apa sebenarnya tandatangan digital itu.

Tandatangan digital ialah teknologi kriptografi yang memastikan:

• Pengesahan : Mengesahkan identiti penandatangan.
• Integriti : Mengesahkan bahawa dokumen tidak diubah suai.
• Tiada penafian : Penandatangan tidak boleh menafikan bahawa mereka telah menandatangani dokumen tersebut.

Senario aplikasi biasa untuk tandatangan digital dalam dokumen PDF termasuk kontrak perniagaan, borang kerajaan dan dokumen undang-undang.

Menurut Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong (Bab 553), tandatangan digital yang menggunakan sistem penyulitan asimetri dan dikeluarkan oleh badan pensijilan yang diiktiraf adalah mengikat dari segi undang-undang.

Mengapa Anda Mesti Mempercayai Tandatangan Digital

Hanya melihat tandatangan dalam fail PDF tidak mencukupi. Untuk tandatangan digital dipercayai, syarat berikut mesti dipenuhi:

• Penandatangan menggunakan sijil digital yang sah.
• Sijil dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan (CA) yang dipercayai.
• Laluan (atau rantai) sijil boleh disahkan.
• Dokumen tidak diubah suai selepas ditandatangani.

Tandatangan yang dipercayai dengan betul memastikan bahawa fail PDF adalah selamat dari segi teknikal dan undang-undang.

Pengesahan Langkah demi Langkah Tandatangan Digital dalam Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader ialah pembaca PDF yang paling biasa digunakan, dan ia menyepadukan alat terbina dalam untuk mengesahkan tandatangan digital. Berikut ialah langkah khusus untuk mempercayai tandatangan:

Langkah 1: Buka Fail PDF

Buka fail menggunakan Adobe Acrobat Reader (versi terkini disyorkan).

Langkah 2: Kenal pasti Kawasan Tandatangan

Tatal ke bawah untuk mencari kotak tandatangan digital dan klik untuk melihat butiran tandatangan.

Langkah 3: Lihat Sifat Tandatangan

Klik Sifat Tandatangan > Tunjukkan Sijil Penandatangan

Di sini anda boleh melihat:

• Pihak berkuasa yang mengeluarkan sijil
• Tarikh mula/tamat sah
• Sama ada sijil itu sah dan sama ada ia telah dibatalkan/tamat tempoh

Langkah 4: Sahkan Kepercayaan Sijil

Klik Kepercayaan > Tambah pada Identiti yang Dipercayai > OK, anda mungkin diminta untuk menandakan pilihan berikut:

• Percayai untuk dokumen yang ditandatangani
• Percayai sebagai pihak berkuasa pensijilan

Selepas berjaya menambah, tandatangan akan disahkan secara automatik sebagai dipercayai.

Akta Transaksi Elektronik Singapura dan Bab 553 Hong Kong mengiktiraf tandatangan digital yang dikeluarkan menggunakan kaedah selamat dan pensijilan yang sah.

Konfigurasikan Pihak Berkuasa Pensijilan (CA) yang Dipercayai Secara Manual

Dalam sesetengah persekitaran perusahaan atau organisasi, anda mungkin menggunakan CA dalaman atau pembekal luaran yang dipercayai seperti eSignGlobal. Berikut ialah langkah untuk mempercayai sijil sedemikian secara manual:

1. Dalam Adobe Acrobat, klik Edit > Keutamaan > Tandatangan.
2. Dalam bahagian Identiti & Sijil yang Dipercayai, klik Lagi.
3. Import sijil akar CA dan tandakannya sebagai akar yang dipercayai.
4. Simpan tetapan dan mulakan semula Acrobat.

Selepas itu, semua tandatangan digital yang dikeluarkan oleh CA ini akan dipaparkan sebagai “dipercayai”.

Petua: Pastikan sijil yang anda gunakan mematuhi piawaian tempatan. Contohnya, Akta Transaksi Elektronik Thailand B.E. 2544 mengiktiraf tandatangan digital daripada pembekal perkhidmatan berlesen yang mematuhi spesifikasi teknikal tertentu.

Ralat Biasa dan Penyelesaiannya

❌ “Kesahan Tandatangan Tidak Diketahui”

Ini biasanya bermakna sijil penandatangan belum dipercayai. Sila rujuk di atas untuk menambahkan kepercayaan secara manual.

❌ “Dokumen telah Diubah Selepas Ditandatangani”

Sistem akan memaparkan tanda pangkah merah atau ikon amaran kuning, menunjukkan bahawa fail mungkin telah diusik atau diubah suai selepas ditandatangani.

❌ “Sijil telah Tamat Tempoh”

Sijil digital yang telah tamat tempoh tidak lagi dipercayai. Minta penandatangan menandatangani semula dokumen menggunakan sijil yang sah.

Pertimbangan Undang-undang Tempatan

Kesan undang-undang tandatangan digital berbeza mengikut bidang kuasa. Berikut ialah penjelasan ringkas:

• Hong Kong : Sijil digital yang diiktiraf diiktiraf di bawah undang-undang di bawah Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553).
• Singapura : Menyokong sijil digital yang dikeluarkan oleh institusi berlesen di bawah Akta Transaksi Elektronik.
• Malaysia : Tandatangan digital yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan berlesen di bawah Akta Tandatangan Digital 1997.
• Indonesia dan Vietnam : Memerlukan penggunaan sijil yang dikeluarkan oleh CA tempatan atau berdaftar untuk dokumen rasmi tertentu.

Memilih pembekal tandatangan digital yang memahami dan mematuhi peraturan di atas memastikan bahawa dokumen anda sah dari segi undang-undang.

Cara Memilih Pembekal Perkhidmatan Tandatangan yang Betul

Walaupun banyak platform global menawarkan perkhidmatan tandatangan digital, tidak semua platform sesuai untuk Hong Kong atau Asia Tenggara kerana isu kedaulatan data dan pengiktirafan pihak berkuasa pensijilan.

Di sinilah eSignGlobal menyerlah—ia merupakan alternatif DocuSign yang direka bentuk untuk pematuhan Asia dan rangka kerja tandatangan digital serantau.

Berbanding dengan vendor antarabangsa yang lain, eSignGlobal:

• Menyokong pihak berkuasa pensijilan tempatan yang diiktiraf di bawah peraturan Hong Kong dan Singapura;
• Menyediakan proses penandatanganan berbilang bahasa dan khusus rantau;
• Mematuhi peraturan seperti Akta Perlindungan Data Peribadi Singapura (PDPA) dan Akta Tandatangan Digital Malaysia;
• Menggunakan penyulitan AES-256 dan menyediakan jejak audit untuk setiap dokumen.

Sama ada anda PKS di Kuala Lumpur atau firma guaman di Central, Hong Kong, eSignGlobal memastikan tandatangan digital anda mematuhi keperluan teknikal dan undang-undang.

Kesimpulan

Mempercayai tandatangan digital dalam PDF bukan sahaja tentang “melihat” tandatangan, tetapi juga tentang pengesahan teknikal dan pematuhan undang-undang. Dengan menggunakan kaedah langkah demi langkah dalam pembaca PDF yang dipercayai seperti Adobe dan memilih pembekal perkhidmatan tandatangan yang mematuhi peraturan, anda boleh memastikan keselamatan dan pengikat undang-undang dokumen anda.

Untuk perniagaan di Hong Kong, Singapura dan seluruh Asia Tenggara, eSignGlobal menyediakan penyelesaian tandatangan digital setempat yang mematuhi sepenuhnya, selamat dan boleh dipercayai.

Bersedia untuk beralih kepada e-tandatangan yang sah dan mematuhi? Pilih dengan bijak—pilih eSignGlobal.