Cara Menguji Tandatangan Digital: Panduan Langkah demi Langkah dengan Fokus pada Pematuhan Tempatan

Dalam dunia yang mengutamakan digital pada hari ini, organisasi dan individu dengan pantas beralih daripada tandatangan pen dan kertas tradisional kepada alternatif digital. Tandatangan digital bukan sahaja menawarkan keselamatan yang lebih tinggi tetapi juga mematuhi keperluan undang-undang transaksi elektronik di seluruh dunia. Tetapi bagaimana anda memastikan bahawa tandatangan digital adalah sah, selamat dan mematuhi undang-undang? Panduan ini akan membawa anda melalui langkah-langkah penting untuk menguji tandatangan digital, dengan tumpuan khusus pada rangka kerja undang-undang di Hong Kong dan Asia Tenggara.

Apakah Itu Tandatangan Digital?

Sebelum kita masuk ke proses pengujian, adalah penting untuk membezakan antara “tandatangan digital” dan “tandatangan elektronik.” Tandatangan digital menggunakan teknik penyulitan untuk memastikan ketulenan dan integriti dokumen. Tidak seperti tandatangan elektronik yang ringkas (seperti menaip nama atau mengimbas imej), tandatangan digital mempunyai keupayaan penyulitan, cap waktu dan mekanisme pengesahan sijil.

Pada peringkat undang-undang, tandatangan digital biasanya mematuhi definisi “tandatangan elektronik lanjutan” atau “tandatangan elektronik selamat,” seperti yang ditakrifkan dalam Ordinan Transaksi Elektronik (Cap. 553) Hong Kong.

Mengapa Menguji Tandatangan Digital?

Pengujian tandatangan digital boleh mengesahkan:

• Kesahan (Adakah dokumen itu telah diubah selepas ditandatangani?)
• Sumber (Siapa yang menandatangani dokumen itu?)
• Integriti (Adakah tandatangan itu kekal utuh?)
• Pematuhan undang-undang (Adakah ia memenuhi piawaian peraturan tempatan?)

Pengesahan ini adalah penting apabila fail digital digunakan untuk kontrak, perjanjian kewangan atau laporan pematuhan.

Langkah 1: Sahkan Sifat Tandatangan Digital

Gunakan pembaca PDF yang dipercayai (seperti Adobe Acrobat Reader) untuk membuka dokumen (biasanya dalam format PDF). Setelah dibuka:

• Klik pada kawasan tandatangan
• Lihat sifat tandatangan
• Semak identiti penandatangan dan ketulenan sijil
• Sahkan sama ada terdapat sebarang perubahan selepas menandatangani

Di Hong Kong atau Asia Tenggara, anda perlu memastikan bahawa sijil digital dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Pensijilan (CA) yang diiktiraf. Contohnya, di Hong Kong, Ketua Pos adalah CA akar yang diiktiraf di bawah rangka kerja “Pihak Berkuasa Pensijilan yang Diiktiraf (RCA).”

Langkah 2: Gunakan Alat Pengesahan Tandatangan

Berikut ialah beberapa alat pengesahan/pengujian tandatangan digital yang dipercayai:

• Adobe Acrobat Pro
• DigiCert Utility
• GlobalSign Certificate Viewer
• eSignGlobal Validator (untuk pemeriksaan pematuhan khusus rantau)

Alat ini boleh mengesahkan sama ada tandatangan:

• Kekal utuh
• Mematuhi maklumat Pihak Berkuasa Pensijilan
• Dicap waktu dengan betul
• Tidak tamat tempoh atau dibatalkan

Apabila memilih alat pengesahan, pastikan ia menyokong standard sijil x.509 dan mematuhi keperluan undang-undang negara anda. Contohnya, di Singapura, Akta Transaksi Elektronik (ETA) menetapkan penggunaan perkhidmatan daripada Pembekal Perkhidmatan yang Dipercayai (TSP).

Langkah 3: Semak Cap Waktu dan Kesahan Sijil

Tandatangan digital yang berkualiti harus mengandungi cap waktu yang disediakan oleh “Pihak Berkuasa Cap Waktu yang Dipercayai (TSA)” untuk memastikan:

• Pengesahan jangka panjang
• Menjejaki masa dokumen ditandatangani
• Membuktikan bahawa tandatangan itu sah pada masa itu walaupun sijil telah tamat tempoh

Anda perlu memberi tumpuan kepada:

• Masa dan tarikh tandatangan
• Nama TSA yang digunakan
• Sama ada masa sistem adalah konsisten semasa menandatangani

Ketepatan sedemikian adalah amat penting apabila digunakan untuk bahan kewangan atau penyerahan kerajaan di rantau APAC.

Langkah 4: Semak Rantai Sijil

Sijil digital adalah berdasarkan Infrastruktur Kunci Awam (PKI), dan setiap tandatangan mempunyai rantai sijil yang disambungkan ke CA akar.

Anda perlu mengesahkan:

• Setiap sijil dalam rantai sijil adalah sah
• Sama ada ia telah dibatalkan melalui CRL atau OCSP
• Sama ada CA akar diiktiraf dalam bidang kuasa anda

Apabila beroperasi di Asia Tenggara, adalah disyorkan untuk turut menyemak senarai perkhidmatan amanah (TSL) negara atau maklumat yang disediakan oleh tapak web kerajaan.

Langkah 5: Pengesahan Silang dengan Peraturan Tempatan

Piawaian pematuhan untuk tandatangan digital berbeza-beza, dan setiap negara di Asia Pasifik mempunyai peraturannya sendiri, seperti:

• Hong Kong: Menurut Ordinan Transaksi Elektronik, hanya tandatangan yang disokong oleh CA yang diiktiraf boleh dianggap sah
• Singapura: Akta Transaksi Elektronik memerlukan tandatangan menjadi “selamat” dan “boleh dipercayai”
• Malaysia: Mengikuti Akta Tandatangan Digital 1997, menggunakan rangka kerja CA berlesen
• Indonesia: Perlu dikeluarkan oleh Penyedia Sijil Elektronik (Penyelenggara Sertifikat Elektronik) yang berdaftar

Anda harus memilih platform tandatangan digital atau alat pengesahan yang biasa dengan butiran pematuhan di setiap lokasi.

Cadangan Tambahan untuk Menguji Tandatangan Digital

• Sentiasa uji tandatangan pada peranti yang selamat dan bebas perisian hasad
• Elakkan menggunakan sijil yang telah tamat tempoh atau ditandatangani sendiri
• Utamakan algoritma cincangan SHA-256 atau lebih tinggi untuk memastikan integriti maksimum
• Ambil perhatian: Imej tandatangan imbasan yang ditampal tidak sama dengan tandatangan digital

Ralat Biasa Apabila Menguji Tandatangan Digital

Dua penyelesaian yang mungkin:

1. Tandatangani semula dokumen dengan sijil yang sah pada masa ini
2. Hubungi pihak yang menandatangani untuk mengesahkan sumber dan niat tandatangan

Pengguna Hong Kong dan Asia Tenggara: Cuba Penyelesaian Setempat

Bagi perniagaan atau pengguna di pasaran Hong Kong dan Asia Tenggara, menggunakan alat arus perdana global seperti DocuSign kadangkala boleh menghadapi halangan pematuhan. Pada masa ini, anda boleh memilih alternatif tempatan yang lebih sesuai seperti eSignGlobal.

eSignGlobal menyesuaikan diri dengan ciri undang-undang serantau:

• Mematuhi Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong
• Menyokong tandatangan digital berasaskan PKI
• Boleh beroperasi dengan lancar dengan CA yang diiktiraf kerajaan
• Mengekalkan keserasian rentas sempadan dengan piawaian elektronik ASEAN

Sama ada anda menyerahkan dokumen pembidaan di Singapura atau menandatangani perjanjian kerahsiaan (NDA) di Hong Kong, adalah amat penting untuk memilih platform yang memahami peraturan tempatan.

Kesimpulan

Menguji tandatangan digital dengan betul bukan sahaja keperluan teknikal tetapi juga jaminan pematuhan peraturan. Anda mesti memberi tumpuan kepada kesahan sijil, cap waktu dan rantai sijil, terutamanya di kawasan seperti Hong Kong, Singapura dan Indonesia, yang mempunyai undang-undang bertulis yang jelas mengenai tandatangan digital.

Melalui proses dan alat pengesahan yang munasabah, anda boleh melindungi proses transaksi digital dan memastikan bahawa setiap tandatangan dokumen adalah sah dari segi undang-undang. Bagi pengguna yang beroperasi di Asia Timur dan Asia Tenggara, pertimbangkan untuk memilih penyelesaian setempat seperti eSignGlobal yang mematuhi undang-undang serantau, selamat dan mematuhi.

Sama ada anda sebuah syarikat multinasional atau syarikat tempatan, memastikan ketulenan dan kesahihan tandatangan digital boleh menjadi kunci antara menandatangani kontrak yang sah dan jatuh ke dalam zon kelabu undang-undang.