Cara Menyerahkan Tandatangan Elektronik: Panduan Langkah demi Langkah

Dalam dunia yang pantas menuju ke arah tanpa kertas, menguasai cara menyerahkan tandatangan elektronik menjadi lebih penting berbanding sebelum ini. Sama ada menandatangani kontrak undang-undang, menyerahkan cadangan perniagaan atau memberikan persetujuan untuk transaksi penting, tandatangan elektronik menyelaraskan proses dan meningkatkan kecekapan merentasi pelbagai industri.

Panduan ini akan membantu anda memahami maksud tandatangan elektronik, mengapa pematuhan dengan peraturan undang-undang tempatan adalah penting dan cara menyerahkan tandatangan elektronik dengan betul, terutamanya jika anda beroperasi di Hong Kong atau Asia Tenggara.

Apakah itu Tandatangan Elektronik?

Tandatangan elektronik ialah cara pengenalan elektronik yang selamat dan sah dari segi undang-undang. Tidak seperti imbasan mudah tandatangan tulisan tangan, tandatangan elektronik menggunakan penyulitan Infrastruktur Kunci Awam (PKI) untuk memastikan ketulenan, integriti dan penafian dokumen.

Tandatangan elektronik sering dikelirukan dengan tandatangan elektronik dalam erti kata umum, tetapi tidak semua tandatangan elektronik ialah tandatangan digital. Perbezaan utama antara kedua-duanya terletak pada keselamatan dan protokol pengesahan.

Perkara Undang-undang Utama di Hong Kong dan Asia Tenggara

Sebelum menyerahkan tandatangan elektronik, adalah penting untuk memahami istilah peraturan tempatan. Di Hong Kong, tandatangan elektronik dikawal oleh Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553), yang mengiktiraf tandatangan digital yang disokong oleh Pihak Berkuasa Perakuan (CA) yang diiktiraf.

Begitu juga, Singapura dikawal selia di bawah Akta Transaksi Elektronik, manakala negara-negara Asia Tenggara seperti Malaysia dan Thailand mempunyai mekanisme pensijilan dan rangka kerja undang-undang mereka sendiri. Kegagalan untuk mematuhi undang-undang tempatan boleh menyebabkan kontrak tidak sah atau mencetuskan liabiliti undang-undang.

Oleh itu, memilih platform tandatangan elektronik yang mematuhi dan berorientasikan rantau ini (seperti eSignGlobal) menjadi langkah penting dalam proses menyerahkan tandatangan elektronik.

Cara Menyerahkan Tandatangan Elektronik (5 Langkah Mudah)

1. Pilih Pembekal Perkhidmatan Tandatangan Elektronik yang Mematuhi Undang-undang

Pertama, pilih pembekal perkhidmatan tandatangan elektronik yang memenuhi piawaian undang-undang bidang kuasa anda. Pastikan perkhidmatan itu menyokong penyulitan, storan selamat, pengesahan identiti pengguna, jejak audit dan mematuhi peraturan tandatangan digital tempatan.

Sebagai contoh, eSignGlobal direka khusus untuk pasaran Hong Kong dan Asia Tenggara, menyediakan badan pensijilan digital yang diperakui rantau dan mekanisme audit pematuhan.

2. Muat Naik Dokumen untuk Ditandatangani

Selepas mendaftar akaun, muat naik dokumen yang anda perlukan untuk ditandatangani. Bergantung pada format yang disokong oleh pembekal perkhidmatan, ia boleh menjadi PDF, dokumen Word atau borang tertentu.

Kebanyakan platform menawarkan muat naik seret dan lepas, muat naik fail awan atau muat naik yang dicetuskan melalui e-mel.

3. Tambah Medan Tandatangan dan Tugaskan Penandatangan

Gunakan antara muka platform untuk memilih lokasi khusus dalam dokumen di mana anda perlu menambah tandatangan. Anda juga boleh menambah berbilang penandatangan dan menetapkan susunan tandatangan (tandatangan berurutan atau tandatangan selari).

Masukkan alamat e-mel semua penandatangan yang terlibat dan sistem akan mengesahkan identiti mereka sebelum membenarkan akses kepada dokumen.

4. Tandatangani Dokumen Melalui Pengesahan Identiti

Penandatangan mesti mengesahkan identiti mereka sebelum mereka boleh menandatangani dokumen—kaedah termasuk kata laluan, kod pengesahan sekali sahaja (OTP), sijil digital atau biometrik, bergantung pada peraturan tempatan dan fungsi pembekal perkhidmatan.

Sebaik sahaja pengesahan identiti selesai, penandatangan boleh meletakkan tandatangan digital mereka di lokasi yang ditetapkan.

Sebagai contoh, selepas menggunakan platform eSignGlobal, tandatangan akan mengandungi metadata yang disulitkan seperti cap masa, lokasi geografi, alamat IP dan ID badan pensijilan, memastikan kebolehkesanan penuh.

5. Serahkan dan Simpan Dokumen yang Ditandatangani

Selepas semua penandatangan menyelesaikan proses tandatangan, dokumen akan dikunci secara automatik untuk mengelakkan pengeditan selanjutnya. Platform biasanya akan menjana bukti penyiapan tandatangan atau rekod audit.

Anda boleh memuat turun dokumen yang telah ditandatangani, berkongsinya dengan pihak yang berkaitan atau menyimpannya dengan selamat dalam peti besi digital yang disulitkan platform.

Menyimpan dokumen yang ditandatangani dengan betul adalah penting untuk audit pematuhan dan pertikaian undang-undang.

Nasihat Tambahan untuk Meningkatkan Kecekapan Tandatangan Elektronik

• Sokongan Format Berbilang Fail: Sahkan bahawa platform tandatangan elektronik anda menyokong pelbagai format seperti PDF dan Word.
• Kekalkan Rekod Audit: Pastikan anda memuat turun fail jejak audit untuk semakan.
• Perhatikan Perbezaan Masa: Tetapkan had masa tandatangan zon waktu yang munasabah untuk pasukan rentas sempadan.
• Fungsi Tandatangan Mudah Alih: Pilih platform yang menyokong operasi mudah alih, terutamanya sesuai untuk ahli pasukan yang sangat mudah alih.
• Kemas Kini Sijil Berkala: Perhatikan tempoh sah sijil digital anda dan perbaharuinya tepat pada masanya.

Mengapa Tandatangan Elektronik yang Mematuhi adalah Penting

Menggunakan tandatangan elektronik yang tidak mematuhi boleh:

• Menyebabkan kontrak tidak sah dari segi undang-undang
• Menyebabkan dokumen yang diserahkan ditolak
• Mencetuskan denda (terutamanya dalam bidang kuasa yang hanya menerima tandatangan yang diperakui)

Oleh itu, platform pematuhan serantau yang direka khusus untuk Hong Kong atau Asia Tenggara ialah pilihan yang lebih selamat dan terjamin.

Senario Aplikasi Biasa Tandatangan Elektronik

• Permohonan Lesen Kerajaan
• Borang Bank dan Pendedahan Kewangan
• Kontrak Jual Beli Harta Tanah
• Bukti Kelulusan dan Transkrip
• Perjanjian Kerahsiaan (NDA) dan Perjanjian Pembekal
• Dokumen Pengambilan Sumber Manusia

Tandatangan elektronik bukan sahaja menyelaraskan aliran kerja dan menjimatkan kertas, tetapi juga menyediakan rekod audit yang sah dari segi undang-undang.

Kesimpulan

Menyerahkan tandatangan elektronik bukan sahaja kemudahan pejabat moden, tetapi juga cara yang diperlukan untuk mencapai proses dokumen yang mematuhi undang-undang dalam ekonomi digital hari ini. Walau bagaimanapun, keperluan undang-undang berbeza dari rantau ke rantau. Kaedah tandatangan di bawah UETA atau Akta ESIGN yang terpakai di Amerika Syarikat mungkin tidak diiktiraf di Hong Kong atau Asia Tenggara melainkan ia mematuhi peraturan pematuhan tempatan.

Oleh itu, memilih penyelesaian tandatangan elektronik yang boleh dipercayai dan mematuhi undang-undang tempatan adalah penting.

Mencari Alternatif DocuSign yang Tersedia di Hong Kong atau Asia Tenggara?

Jika anda berada di Hong Kong atau negara Asia Tenggara yang lain dan sedang mencari alternatif DocuSign yang mematuhi undang-undang serantau, pertimbangkan eSignGlobal. Platform ini direka khusus untuk persekitaran undang-undang Asia Pasifik, menyediakan penyelesaian tandatangan elektronik yang selamat, pantas dan diiktiraf kerajaan yang boleh dipercayai oleh pengguna perusahaan.

Sama ada anda pemilik perniagaan kecil dan sederhana, pengamal undang-undang atau perusahaan besar, eSignGlobal boleh membawakan anda jaminan undang-undang dan pematuhan, kemudahan teknologi awan dan kecekapan automasi proses—platform selamat sehenti untuk membantu anda memulakan perjalanan tandatangan elektronik anda dan meningkatkan sistem pemprosesan dokumen anda secara menyeluruh.