Bagaimana menghantar fail yang ditandatangani secara digital melalui e-mel (Tutorial lengkap sampul surat eSignGlobal)

Apabila anda menerima kontrak/borang (biasanya dalam format PDF) melalui e-mel dan ingin menyelesaikannya dengan cepat secara dalam talian, artikel ini menyediakan laluan standard dari lampiran e-mel → sampul eSignGlobal → penandatanganan selesai dan penyimpanan, meliputi keperluan tunggal/berbilang, penyerahan merentas zon waktu dan kelulusan mengikut urutan.

Kandungan

• 1) Senario yang Sesuai untuk Tutorial
• 2) Proses Asas: Dari E-mel ke “Hantar Sampul”
• 3) Parameter dan Had Utama (Semakan Pantas)
• 4) Fungsi Lanjutan: Penghantaran Pukal / Penghantaran Berjadual / Mengubah Urutan Penandatanganan
• 5) Kesahan dan Model Pematuhan SES (EU/US/HK/SG)
• 6) Soalan Lazim (FAQ)
• 7) Mengenai eSignGlobal: Kedudukan dan Kelebihan

1) Senario yang Sesuai untuk Tutorial

• E-mel menerima PDF yang perlu ditandatangani (atau dokumen yang dieksport ke PDF terlebih dahulu).
• Perlu menghantar kontrak utama dan lampiran/jadual sekaligus untuk meningkatkan kadar penyelesaian dan kebolehkesanan.
• Terdapat keperluan untuk capaian merentas zon waktu, mengikut rentak tetap, atau mesti mematuhi urutan penandatanganan/rantaian kelulusan yang jelas.

2) Proses Asas: Dari E-mel ke “Hantar Sampul”

Langkah A: Muat Naik dan Susun Fail

1. Muat turun lampiran PDF yang perlu ditandatangani dari e-mel.
2. Log masuk ke eSignGlobal → pergi ke halaman Hantar Sampul.
3. Tambah Dokumen: Muat naik PDF (fail tunggal ≤30MB; setiap sampul ≤10 fail).

Langkah B: Tambah Penandatangan dan Maklumat Asas

4. Tambah Penandatangan: Isi Nama + E-mel untuk setiap penandatangan (setiap sampul ≤10 orang).
5. Maklumat Asas: Isi Subject (Tajuk) dan Remark (Catatan).

Langkah C: Tetapan Lanjutan dan Peletakan Medan

6. Tetapan Lanjutan: Tetapkan Tempoh Kontrak (≤90 hari), CC (≤10 orang), Lampiran (≤10 fail) → Seterusnya.
7. Tambah Medan (Add Fields): Seret Tandatangan/Tarikh/Teks/Semak/Pilihan Tunggal → Hantar.
8. Sistem menghantar pemberitahuan secara automatik; jejaki status dan muat turun produk akhir dan sijil di halaman senarai.

3) Parameter dan Had Utama (Semakan Pantas)

• Fail: PDF; fail tunggal ≤30MB; maksimum 10 fail setiap sampul.
• Penandatangan: Maksimum 10 orang setiap sampul; menyokong tandatangan berurutan (bersiri/selari/campuran).
• Tetapan Lanjutan: Tempoh ≤90 hari; CC ≤10 orang; Lampiran ≤10 fail.

4) Fungsi Lanjutan: Penghantaran Pukal / Penghantaran Berjadual / Urutan Menandatangani

4.1 Penghantaran Pukal (Sesuai untuk “Satu Templat × Pelbagai Penerima”)

Senario: Bahan kemasukan, pemberitahuan dasar, perjanjian saluran, pengesahan pematuhan tahunan, dsb. Operasi: Pasang Sampul Penghantaran Pukal → Pilih Sampul Penghantaran Pukal dari juntai bawah di sebelah kanan halaman penghantaran → Muat naik templat/fail dan konfigurasikan pihak yang menandatangani dan pengesahan → Isi CSV Contoh Muat Turun dengan Penandatangan/Salinan, Tajuk, Nota → Muat naik CSV → Tetapkan kawasan menandatangani → Hantar Sekarang → Semak kemajuan dalam Fail Pukal dan eksport Status Penghantaran.

4.2 Penghantaran Berjadual (Merentasi Zon Waktu dan Penyiaran Seragam)

Senario: Pasukan merentasi zon waktu, capaian waktu kerja, koordinasi dengan rentak perniagaan. Operasi: Pasang Penghantaran Berjadual → Pilih “Hantar Kemudian” (tetapkan tarikh/masa) dari juntai bawah di sebelah “Hantar Terus” pada Halaman Permulaan → Atau pilih “Hantar Kemudian” (tetapkan tarikh/masa) dari juntai bawah di sebelah “Hantar Sekarang” pada Halaman Tetapkan Kedudukan Menandatangani.

4.3 Tetapkan Urutan Menandatangani (Siri/Selari/Campuran)

Tetapkan Urutan Menandatangani: Nombor Siri Sama = Selari, Nombor Siri Berbeza = Siri; menyokong Tandatangan Berurutan/Tidak Berurutan, Pelbagai Langkah oleh Penandatangan yang Sama, Penyusunan Semula Seret dan Lepas Pelbagai Fail.

5) Model Kesahan dan Pematuhan SES (EU/US/HK/SG)

Definisi SES: Kaedah ringan seperti menaip nama, menandakan persetujuan, menulis kesan tangan atau memuat naik imej tandatangan, yang tidak memenuhi keperluan sijil/peranti terkawal AdES/QES. Elemen Utama: Persetujuan, Niat Menandatangani, Integriti Fail, Kebolehkesanan (Cap Waktu, IP/UA, Log Operasi), Kebolehkekalan.

Bidang Kuasa Utama:

• Kesatuan Eropah (eIDAS): Tidak boleh menafikan kesahan kerana “bentuk elektronik/bukan QES”; QES mempunyai anggapan kesetaraan tulisan tangan yang paling kuat.
• Amerika Syarikat (E-SIGN/UETA): Bentuk elektronik tidak boleh menafikan kesahan; senario pengguna memerlukan penghantaran/persetujuan elektronik.
• Hong Kong (ETO): Transaksi awam mengiktiraf tandatangan yang boleh dipercayai; hal ehwal kerajaan sering memerlukan Tandatangan Digital yang Diiktiraf.
• Singapura (ETA): Mengiktiraf tandatangan elektronik; Tandatangan Digital/Keselamatan Tertentu mempunyai kedudukan yang lebih kukuh.

Bila untuk Menaik Taraf: Jumlah tinggi/risiko tinggi/peraturan yang ketat; memerlukan anggapan kesetaraan tulisan tangan; pihak lain/peraturan memerlukan sijil yang berkelayakan dan peranti terkawal. Amalan: SES digunakan untuk urusan komersial biasa; kata laluan akses/OTP/dokumen/muka, sijil/cop, cap waktu/hash dan pakej bukti ditambah untuk risiko tinggi.

6) Soalan Lazim (FAQ)

S1: Bolehkah bukan PDF ditandatangani? Eksport ke PDF dahulu sebelum memuat naik. S2: Bolehkah kontrak utama + lampiran dibungkus? Boleh, maksimum 10 fail/sampul, menjana rantaian audit lengkap tunggal. S3: Bagaimana untuk menyelaraskan penjadualan dan peringatan? Gunakan “Hantar Kemudian” + tarikh akhir/peringatan automatik; gunakan “Hantar Semula” untuk mengingatkan mereka yang belum selesai. S4: Bagaimana untuk mengimbangi kelulusan dan kecekapan? Gunakan Urutan Menandatangani (selari/siri/campuran), dan pelbagai langkah oleh penandatangan yang sama jika perlu.

7) Mengenai eSignGlobal: Kedudukan dan Kelebihan

eSignGlobal = Penyedia Perkhidmatan Penyetempatan Tempatan Asia · Alternatif Terbaik untuk DocuSign · Harga Lebih Murah

• Pematuhan setempat (HK ETO, SG ETA, dll.); Pelbagai bahasa dan bukti lengkap.
• TCO yang lebih baik (Langganan dan nilai tambah yang lebih berpatutan).
• Keupayaan berskala: Kelompok, berjadual, berurutan, templat, kebenaran, API/Webhook.
• Identiti dan bukti: Kata laluan/SMS/dokumen/muka, cap waktu/hash, audit lengkap dan pakej bukti.