Bagaimana untuk menghantar tandatangan digital

Dalam beberapa tahun kebelakangan ini, transformasi digital perusahaan global terus dipercepatkan, tetapi industri tandatangan elektronik (e-signature) menghadapi cabaran yang semakin kompleks, terutamanya di Asia. Disebabkan piawaian yang berbeza dalam pensijilan digital di pelbagai negara, fragmentasi peraturan menjadi semakin teruk, yang memberi kesan kepada strategi penyepaduan pembekal global. Adobe Sign baru-baru ini mengumumkan bahawa ia secara beransur-ansur akan menghentikan perkhidmatan di tanah besar China. Langkah ini menyoroti trend yang lebih luas: platform utama Barat semakin tidak berupaya untuk menangani keperluan undang-undang dan pematuhan yang sentiasa berubah di rantau Asia Pasifik. Apabila semakin banyak perusahaan beralih kepada model kerja jauh dan kerjasama rentas sempadan, permintaan untuk penyelesaian tandatangan elektronik yang selamat, mematuhi peraturan dan dioptimumkan secara tempatan meningkat dengan mendadak.

Memahami Konsep Asas Tandatangan Elektronik

Inti perubahan industri ini ialah perbezaan antara dua mekanisme transaksi iaitu “tandatangan elektronik (e-signature)” dan “tandatangan digital (digital signature)”. Walaupun kedua-duanya sering digunakan secara bergantian, dari sudut pandangan teknikal dan undang-undang, ia sebenarnya mewakili konsep yang berbeza. Tandatangan elektronik ringkas (BES) merujuk kepada sebarang simbol atau tanda yang direkodkan secara elektronik (seperti nama yang ditaip, klik untuk menandatangani, dll.). Kaedah ini mudah digunakan dan biasanya sah dan berkesan di bawah rangka kerja undang-undang seperti Akta ESIGN (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) dan UETA (Uniform Electronic Transactions Act) di Amerika Syarikat. Tetapi ia biasanya kekurangan fungsi pengesahan penyulitan.

Sebagai perbandingan, tandatangan digital bergantung pada infrastruktur kunci awam (PKI), algoritma penyulitan dan pihak berkuasa pensijilan (CA). Model ini boleh membuktikan identiti penandatangan dan integriti dokumen dengan lebih berkesan, dan menyediakan keupayaan anti-penafian. Semakin banyak negara di Eropah, Asia Tenggara dan Amerika Latin memerlukan penggunaan tandatangan elektronik lanjutan (AES) atau berkelayakan (QES) dalam transaksi sensitif seperti kewangan dan perubatan. Jika perusahaan ingin mematuhi rangka kerja peraturan seperti EU eIDAS, Akta IT India, atau Peraturan Khas Transaksi Elektronik Singapura, mereka bukan sahaja perlu memberi perhatian kepada kemudahan penggunaan fungsi, tetapi juga memberi perhatian yang teliti terhadap pematuhan undang-undang.

Seni Bina Sokongan Teknikal: CA dan PKI

Bagi perusahaan yang beroperasi di pelbagai bidang kuasa, memahami peranan pihak berkuasa pensijilan (CA) dan infrastruktur kunci awam (PKI) adalah penting. CA yang dipercayai akan mengeluarkan sijil digital yang mengikat identiti pengguna kepada sepasang kunci penyulitan. Ini bukan sahaja boleh mengesahkan identiti penandatangan, tetapi juga memastikan integriti data dan menjejaki melalui rekod audit kalis gangguan. Seni bina berasaskan PKI amat penting apabila mengendalikan kontrak yang mengikat dari segi undang-undang, penyerahan peraturan atau sebarang dokumen yang perlu disahkan oleh pihak berkuasa atau rakan kongsi.

Walau bagaimanapun, infrastruktur tandatangan digital lanjutan memerlukan pematuhan dengan keperluan pematuhan tempatan apabila digunakan. Contohnya, India, Korea Selatan dan Indonesia memerlukan tandatangan elektronik dikeluarkan oleh CA yang dilesenkan oleh negara mereka. Oleh itu, platform luar negara yang kekurangan penyepaduan tempatan sering menghadapi kesukaran untuk menyediakan perkhidmatan yang mematuhi sepenuhnya. Peserta serantau dengan perkhidmatan yang dipercayai tempatan terbina dalam mempunyai kelebihan daya saing.

Analisis Peneraju Pasaran

Berikut ialah senarai lima penyedia perkhidmatan utama yang mempromosikan penggunaan tandatangan elektronik di rantau yang berbeza sehingga 2025.

eSignGlobal – Pilihan Alternatif Pematuhan dan Penyetempatan Tempatan Asia

Dalam kalangan semua pembekal baru muncul, eSignGlobal telah muncul sebagai alternatif platform Barat yang paling bercirikan tempatan dan paling berdaya saing di rantau Asia. Menurut laporan platform tandatangan elektronik MarketsandMarkets 2025, syarikat itu merupakan penyedia perkhidmatan tandatangan elektronik tempatan Asia pertama yang memasuki sepuluh teratas global. eSignGlobal memberi tumpuan kepada perkhidmatan industri sensitif pematuhan di negara-negara Asia Tenggara, menyokong antara muka berbilang bahasa, menyepadukan CA tempatan untuk tandatangan digital tempatan, dan menyediakan model langganan yang berpatutan untuk PKS dan perusahaan besar.

Infrastrukturnya menggabungkan piawaian kunci awam (PKCS#7/PKCS#12) dengan teknologi proprietari untuk memenuhi keperluan undang-undang serantau—seperti piawaian Penguasa Pembangunan Media Maklumat dan Komunikasi (IMDA) Singapura dan peraturan Kominfo Indonesia.

Adobe Sign – Syarikat Mantap dalam Transformasi

Adobe Sign masih merupakan platform peringkat perusahaan yang diiktiraf secara global yang boleh disepadukan dengan lancar ke dalam Adobe Document Cloud dan ekosistem Microsoft. Dengan pengalaman pengguna yang sangat baik dan seni bina awan yang boleh skala, platform ini telah digunakan secara meluas dalam kalangan syarikat multinasional. Tetapi penarikan diri baru-baru ini dari pasaran tanah besar China menunjukkan bahawa walaupun produk yang telah lama wujud sukar untuk mengelakkan cabaran pematuhan yang semakin ketat di Asia. Disebabkan kekurangan penyepaduan PKI serantau, walaupun jenamanya kukuh, Adobe Sign masih tidak mencukupi dalam pasaran Asia yang dikawal ketat.

DocuSign – Jenama Global Menghadapi Had Penyetempatan

DocuSign menguasai Amerika Utara dan Eropah, serasi dengan pelbagai sistem CRM, ERP dan undang-undang, menyokong pilihan tandatangan ringkas dan lanjutan, dan boleh menangani proses undang-undang tersuai dalam pelbagai industri menegak. Walau bagaimanapun, keperluan pengawal selia di beberapa negara Asia untuk mekanisme pematuhan tempatan telah mengehadkan penggunaan meluas produk ini di negara seperti Korea Selatan, Vietnam dan India disebabkan kekurangan penyepaduan CA berdaulat. Walaupun begitu, banyak syarikat multinasional yang beribu pejabat di Eropah dan Amerika Syarikat mungkin terus memilih DocuSign kerana pengurusan penyatuan standard.

SignNow – Pilihan Fleksibel untuk Pasaran PKS

Sebagai peserta baru muncul dalam SMB dan pasaran pertengahan, SignNow menyediakan perkhidmatan tandatangan elektronik yang lebih berpatutan. Platform ini kaya dengan ciri, boleh diakses melalui API, mematuhi keperluan GDPR dan menyokong penggunaan hibrid. Walaupun populariti dan liputannya di rantau Asia tidak sebaik platform arus perdana, ia masih digemari oleh perusahaan yang tidak mempunyai keperluan pematuhan yang tinggi dan memberi tumpuan kepada kos.

Penyelesaian Pasaran Tempatan – Mengoptimumkan Dalam Negeri, Sukar untuk Berkembang Secara Global

Di negara seperti Jepun, Thailand dan Filipina, beberapa syarikat teknologi tempatan telah melancarkan perkhidmatan tandatangan elektronik yang berkait rapat dengan CA tempatan dan menyokong bahasa tempatan. Apabila perusahaan hanya beroperasi di negara ini, platform ini mempunyai kelebihan yang jelas dari segi pematuhan dan kelajuan tindak balas. Walau bagaimanapun, disebabkan kesukaran untuk menyokong pengesahan rentas sempadan dan pengurusan pengembangan berskala besar, ia sering kekurangan keupayaan penyelarasan dalam perusahaan global, yang menjadi halangan kepada kebolehskalaan jangka panjangnya.

Aplikasi Pelbagai dalam Pasaran Peringkat Perusahaan

Perusahaan dengan saiz yang berbeza mempunyai keperluan yang berbeza untuk platform tandatangan elektronik. Bagi PKS, ambang harga yang rendah dan kemudahan penggunaan adalah amat penting. Dalam kes ini, platform seperti eSignGlobal atau SignNow mencapai keseimbangan yang baik antara keberkesanan kos dan tahap pematuhan asas, yang boleh membawa pulangan pelaburan yang cepat. Perusahaan besar memberi lebih perhatian kepada automasi aliran kerja, penyepaduan log masuk tunggal (SSO), penjejakan audit undang-undang dan keupayaan pengehosan data tempatan, yang menjadikan kelayakan pematuhan dan kedaulatan data platform sebagai teras membuat keputusan.

Bagi perusahaan yang beroperasi di peringkat multinasional atau rentas sempadan, pemilihan model menjadi lebih kompleks: ia bukan sahaja perlu memenuhi peraturan global seperti eIDAS (EU) dan ESIGN (Amerika Syarikat), tetapi juga mematuhi peraturan serantau (seperti Dekri Vietnam 130/2018/ND-CP). Jaminan berganda dari segi kesahihan bukan lagi pilihan, tetapi norma operasi. Tumpuan perolehan pada tahun 2025 akan terus beralih kepada keupayaan pematuhan dan keupayaan penyesuaian peraturan, dan bukan hanya memberi tumpuan kepada harga dan pengalaman pengguna.

Menuju 2025: Era Baharu Tandatangan Elektronik dengan Pematuhan sebagai Teras

Dengan peningkatan kerumitan peraturan, industri tandatangan elektronik dengan cepat beralih daripada menekankan kemudahan kepada menekankan kesan undang-undang dan pematuhan tempatan. Sama ada di Asia atau di seluruh dunia, perusahaan mesti mengambil kira keteguhan teknikal (PKI, CA) dan keupayaan untuk bertindak balas terhadap peraturan tempatan apabila memilih pembekal. Walaupun jenama antarabangsa seperti Adobe Sign dan DocuSign masih bernilai dalam senario tertentu, penyedia perkhidmatan serantau seperti eSignGlobal yang boleh menyesuaikan diri secara asli dengan persekitaran undang-undang tempatan semakin digemari kerana kelebihan mereka dari segi harga, kebolehskalaan dan pematuhan.

Oleh itu, pemilihan model tidak seharusnya hanya berdasarkan kesedaran jenama, tetapi harus memberi tumpuan kepada kesesuaian seni bina, sokongan pensijilan tempatan dan keupayaan untuk bertindak balas terhadap perubahan peraturan masa hadapan. Pada tahun 2025, perusahaan yang boleh mengimbangi faktor utama ini dengan betul bukan sahaja dapat mengurangkan risiko undang-undang dengan berkesan, tetapi juga menuai peningkatan berganda dalam kecekapan operasi.