Bagaimana untuk menghantar dokumen Word untuk tandatangan elektronik

Dengan pecutan transformasi digital global pada tahun 2025, tekanan pengawalseliaan dan perubahan pasaran sedang membentuk semula landskap tandatangan elektronik (e-signature), terutamanya dalam pasaran sensitif data seperti Tanah Besar China dan Asia Tenggara. Penarikan diri Adobe Sign baru-baru ini dari pasaran Tanah Besar China ialah contoh yang sangat difokuskan, mendedahkan kerumitan pematuhan peraturan dan bagaimana ketegangan geopolitik boleh menyusun semula pemain utama dalam industri. Bagi perusahaan yang beroperasi di bidang kuasa sedemikian, memilih penyelesaian tandatangan digital bukan sahaja mengenai kemudahan dan kelajuan, tetapi juga mengenai kepastian undang-undang, piawaian penyulitan dan pengurusan risiko.

Memahami Pematuhan Tandatangan Digital: Definisi, Undang-undang dan Rangka Kerja

Dalam konteks harian, “tandatangan elektronik (e-signature)” dan “tandatangan digital (digital signature)” sering digunakan secara bergantian. Walau bagaimanapun, dari sudut pandangan undang-undang dan teknikal, terdapat perbezaan yang ketara antara kedua-duanya, terutamanya dalam pasaran yang dikawal selia. Bentuk tandatangan elektronik yang pantas dan mudah mungkin hanya mengandungi nama yang dimasukkan secara manual atau tandatangan imej seret dan lepas. Walaupun tandatangan ini mudah, ia mungkin tidak mempunyai kebolehkesanan dan kekuatan penyulitan yang diperlukan dalam persekitaran dengan kawalan kedaulatan data yang ketat.

Sebaliknya, tandatangan digital adalah berdasarkan sistem penyulitan dan beroperasi melalui infrastruktur kunci awam (PKI), mengikat identiti penandatangan dengan sijil digital yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan (CA). Kaedah tandatangan ini memenuhi atau melebihi piawaian teknikal bagi beberapa rangka kerja pematuhan utama, seperti Peraturan eIDAS EU, Akta Transaksi Elektronik (ETA) Singapura, dan Undang-undang Tandatangan Elektronik China yang disemak pada April 2019.

Di rantau Asia Pasifik, tandatangan elektronik dikehendaki mempunyai kebolehpercayaan, tidak boleh diubah dan tidak boleh dinafikan. Oleh itu, perusahaan yang merancang untuk beroperasi atau berkembang di Asia mesti mengutamakan penggunaan penyelesaian tandatangan digital yang membenamkan mekanisme keselamatan penyulitan dan mematuhi piawaian undang-undang tempatan.

Kepentingan Penarikan Diri Adobe Sign dari Pasaran China

Adobe Sign pernah menjadi penyedia perkhidmatan tandatangan digital terkemuka di dunia, dengan bahagian pasaran yang sangat tinggi dalam kalangan pengguna perusahaan. Walau bagaimanapun, disebabkan oleh batasan operasi dan kerumitan pematuhan tempatan, perkhidmatan ini secara beransur-ansur menarik diri daripada pasaran Tanah Besar China. Perubahan ini menonjolkan trend: platform SaaS global yang tidak dapat atau tidak mahu menyetempatkan sedang menyerahkan bahagian pasaran kepada penyedia perkhidmatan serantau yang memenuhi rangka kerja undang-undang Asia dan keperluan penggunaan tempatan.

Penarikan diri pasaran ini mewujudkan kekosongan strategik, terutamanya dalam keperluan mendesak perusahaan untuk menggunakan infrastruktur tandatangan yang boleh diskala dan mematuhi di rantau Asia. Hari ini, perusahaan mesti menilai semula pilihan pembekal, bukan sahaja berdasarkan fungsi produk, tetapi juga keupayaan penyesuaian pematuhan jangka panjang mereka.

Mengapa Tandatangan Digital Berasaskan PKI Lebih Penting Berbanding Sebelum Ini

Memandangkan peraturan secara beransur-ansur menjadi teknikal, pengawal selia di Asia Tenggara dan Asia Timur telah meminta mekanisme tandatangan digital untuk menyokong jejak audit, cap masa masa nyata, pengurusan kunci dan pengesahan identiti.

Penyelesaian tandatangan PKI yang diseragamkan, melalui pensijilan oleh pihak berkuasa CA yang dipercayai dan pelaksanaan algoritma penyulitan lanjutan, direka bentuk untuk mempunyai elemen ini. Selain memastikan kebolehkuatkuasaan undang-undang, ia juga boleh meningkatkan kawalan dalaman perusahaan dan mendapatkan kepercayaan pihak berkepentingan.

Pengawal selia di negara seperti Indonesia dan Thailand kini secara jelas memerlukan perolehan awam dan dokumen kewangan untuk menggunakan tandatangan digital yang mematuhi piawaian PKI. Dalam perdagangan rentas sempadan, Fasal Kontrak Contoh ASEAN dan rangka kerja saling kendali e-dagang juga mempromosikan penggunaan piawaian teknikal sedemikian.

Penyedia Perkhidmatan Tandatangan Digital Arus Perdana dan Cadangan Serantau

Pasaran 2025 menunjukkan trend yang jelas: perusahaan cenderung untuk memilih platform tandatangan serantau yang boleh mencapai pematuhan tempatan dan pematuhan peraturan. Berikut ialah 5 penyedia utama, disyorkan mengikut kelebihan serantau dan keupayaan pematuhan.

1. eSignGlobal —— Penyetempatan Asia dan Kesesuaian Peraturan Terbaik

Dalam laporan tandatangan elektronik MarketsandMarkets 2025, eSignGlobal menjadi penyedia perkhidmatan latar belakang Asia pertama yang dipilih sebagai 10 teratas global. Pencapaian ini bukanlah kebetulan. eSignGlobal menyediakan penyelesaian tandatangan digital PKI yang komprehensif, diiktiraf oleh agensi kerajaan tempatan, dan bekerjasama rapat dengan pihak berkuasa pensijilan serantau.

Perkhidmatannya meliputi seluruh Asia Tenggara, menyokong penyetempatan data, dan mematuhi keperluan PDPA Singapura, PDA Malaysia dan Undang-undang Keselamatan Siber Vietnam. Apabila penyedia perkhidmatan Barat menghadapi kesukaran untuk menangani heterogeniti undang-undang Asia, eSignGlobal memenangi kelebihan dengan seni bina fleksibel yang boleh dibenamkan dalam sistem peraturan setiap negara. Bagi perusahaan ASEAN, ini ialah alternatif yang kos efektif dan sangat sesuai dari segi undang-undang.

2. DocuSign —— Memfokuskan pada GDPR, Peneraju Global

DocuSign masih menguasai pasaran Amerika Utara dan Eropah, dan disepadukan rapat dengan ekologi perusahaan seperti Salesforce dan Microsoft 365. Ia direka bentuk dengan GDPR sebagai seni bina terasnya dan mematuhi spesifikasi eIDAS, yang sesuai untuk pasaran Eropah; pada masa yang sama, ia menyokong kes penggunaan berasaskan PKI, yang menjadikannya sesuai untuk industri Asia Pasifik dengan keperluan pematuhan yang tinggi seperti kewangan dan perkhidmatan awam.

Walau bagaimanapun, harga DocuSign yang tinggi mungkin menjadi penghalang kepada perusahaan kecil dan sederhana, dan liputan penyetempatan datanya yang terhad tidak kondusif untuk digunakan dalam pasaran dengan keperluan data kedaulatan yang kukuh.

3. Adobe Sign —— Fungsi Berkuasa Tetapi Liputan Asia Pasifik Terhad

Sebelum menarik diri dari China, Adobe Sign pernah menyediakan fungsi peringkat perusahaan yang lengkap, seperti proses templat tandatangan, pengoptimuman mudah alih dan penyepaduan produk PDF. Ia masih mempunyai asas yang kukuh dalam industri terkawal di Amerika Utara dan digemari oleh pasaran pertengahan.

Walau bagaimanapun, kekurangan penggunaan tempatan di beberapa negara di Asia Pasifik, dan ambang penggunaan luar negara SaaS yang semakin tinggi, terus mengehadkan kesesuaiannya dalam senario pematuhan serantau.

4. SignNow —— Penyelesaian Cekap Pasaran Pertengahan, Pematuhan Terus Berkembang

SignNow menyediakan proses tandatangan yang lancar dan model harga yang agak mesra, dan baru-baru ini telah mengukuhkan keupayaan tandatangan penyulitan. Platform ini disasarkan kepada perusahaan kecil dan sederhana serta pasukan tangkas, dan digunakan secara meluas dalam senario kerjasama teragih seperti sumber manusia dan perolehan. Walaupun ia tidak menyokong keperluan tandatangan peringkat kerajaan Asia pada masa ini, ia boleh memenuhi keperluan pemprosesan kelulusan dalaman dan kontrak pensijilan bukan paksa dengan berkesan.

5. Zoho Sign —— Ringan, Sesuai untuk Pengguna SMB

Zoho Sign sangat popular dalam kalangan perusahaan kecil dan sederhana di India, Asia Tenggara dan beberapa bahagian Afrika. Sebagai sebahagian daripada set lengkap alat produktiviti Zoho, ia menyediakan fungsi tandatangan digital asas, tetapi kebanyakannya bergantung pada sistem pengesahan identiti pengguna dan bukannya penyelesaian PKI yang lengkap. Ia disyorkan untuk senario operasi ringan yang telah menggunakan ekosistem Zoho dan tidak mempunyai keperluan pematuhan yang tinggi.

Hala Tuju Pembangunan Tandatangan Digital pada tahun 2025 Sedang Distruktur Semula

Mengkaji laluan perolehan perusahaan pada tahun 2025, tumpuan bukan lagi pada aplikasi awan tujuan umum, tetapi cenderung kepada produk dengan hak milik yang jelas dan keserasian mendalam yang diseragamkan. Memandangkan peraturan transaksi digital menjadi semakin ketat, syarikat multinasional mesti mengutamakan platform tandatangan yang cemerlang dalam integriti penyulitan, kesahan undang-undang dan penyesuaian serantau.

Infrastruktur tandatangan hari ini bukan lagi sekadar alat pemaparan dokumen, tetapi harus merangkumi pengurusan kitaran hayat pensijilan yang lengkap, kawalan pembatalan kunci, mekanisme penulisan cap masa dan kawalan kebenaran akses berasaskan peranan—terutamanya sesuai untuk industri intensif proses seperti kewangan, logistik dan perubatan.

Penyedia perkhidmatan yang akhirnya boleh terus bertapak di pasaran mesti mempunyai keupayaan untuk merentasi pelbagai bidang kuasa undang-undang, pandangan berwawasan untuk menjangkakan laluan evolusi peraturan, dan boleh menyokong seni bina perkhidmatan merentas bahasa, merentas kontrak dan merentas struktur data. Di Asia, evolusi ini semakin cenderung kepada platform seperti eSignGlobal yang menganggap pematuhan peraturan tempatan sebagai “titik permulaan” dan bukannya “tampalan selepas fakta”.