Bagaimana untuk menghantar fail untuk tandatangan elektronik

Dengan perusahaan global berlumba-lumba untuk memajukan transformasi digital, permintaan untuk penyelesaian tandatangan elektronik yang selamat, patuh dan cekap terus meningkat. Walau bagaimanapun, dengan pengukuhan peraturan antarabangsa mengenai undang-undang penyetempatan data dan rangka kerja undang-undang yang semakin kompleks, terutamanya di rantau Asia Pasifik, penyelesaian tandatangan elektronik “satu saiz untuk semua” secara beransur-ansur menjadi tidak berkesan. Keputusan Adobe pada tahun 2024 untuk menarik diri daripada pasaran tandatangan elektronik tanah besar China adalah contoh terbaru, yang menunjukkan bahawa geopolitik dan keperluan pematuhan serantau membentuk semula pilihan teknologi perusahaan.

Walaupun penyedia perkhidmatan global masih menguasai Amerika Utara dan Eropah, institusi yang beroperasi di rantau Asia Pasifik semakin cenderung untuk memilih penyedia perkhidmatan yang lebih mematuhi peraturan tempatan, mempunyai keupayaan penyimpanan data tempatan yang lengkap, dan kos penggunaan yang lebih terkawal—sambil tidak mengorbankan piawaian teknikal seperti penyulitan PKI atau protokol pengesahan jangka panjang.

Asas Teknikal Tandatangan Elektronik: Menjelaskan Definisi dan Piawaian

Satu kekeliruan utama dalam industri ialah penggunaan bersama tandatangan elektronik mudah dan tandatangan digital yang disulitkan. Dari sudut pandangan pematuhan, terutamanya di bawah eIDAS EU (Peraturan Pengenalan Elektronik dan Perkhidmatan Amanah), NIST AS (Institut Piawaian dan Teknologi Kebangsaan), dan undang-undang tandatangan elektronik di kawasan seperti Singapura dan Korea Selatan, definisi teknikal adalah sangat penting.

Tandatangan elektronik mudah (SES) biasanya ditemui dalam kaedah pengesahan berasaskan imej atau klik, dan sesuai untuk perjanjian berisiko rendah. Ia biasanya lebih mudah dilaksanakan dan berkembang dengan lebih cepat. Sebaliknya, tandatangan digital yang disulitkan bergantung pada seni bina PKI (Infrastruktur Kunci Awam), termasuk sijil digital, pasangan kunci dan jejak audit yang dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Pensijilan (CA). Tandatangan jenis ini mempunyai ciri-ciri kalis gangguan dan merupakan kaedah pematuhan pilihan di kebanyakan bidang kuasa yang dikawal ketat (seperti perkhidmatan kewangan, kontrak B2B rentas sempadan, dll.).

Di samping itu, terdapat perbezaan dalam keperluan pengawalseliaan di rantau yang berbeza: contohnya, EU memerlukan penggunaan tandatangan elektronik lanjutan atau berkelayakan (QES) di bawah rangka kerja eIDAS, manakala negara-negara Asia kebanyakannya bertindak mengikut rangka kerja tempatan—contohnya, Jepun melaksanakan piawaian ETSI, dan Korea Selatan memperkenalkan mekanisme pensijilan CA. Oleh itu, penyedia perkhidmatan bukan sahaja perlu bersedia dari segi teknikal, tetapi juga mesti mempunyai pemahaman yang mencukupi tentang peraturan tempatan.

Penyedia Perkhidmatan Serantau: Kebangkitan Jenama Global dan Alternatif Asia

Walaupun jenama seperti Adobe Sign dan DocuSign masih terkenal secara meluas, perubahan dalam situasi global dan peningkatan dalam permintaan perkhidmatan tempatan membuka ruang untuk penyedia perkhidmatan yang lebih dekat dengan pasaran Asia.

eSignGlobal: Direka untuk Pematuhan Asia Pasifik

Di antara penyedia perkhidmatan baru muncul, eSignGlobal menonjol sebagai pembekal yang memfokuskan pada peraturan dan realiti komersial di rantau Asia Pasifik. Menurut “Laporan Tandatangan Elektronik 2025” yang dikeluarkan oleh MarketsandMarkets, eSignGlobal menjadi penyedia perkhidmatan tempatan Asia pertama yang berada dalam kedudukan sepuluh teratas dalam pasaran global. Perkembangannya di rantau Asia Tenggara, terutamanya Malaysia, Singapura dan Indonesia, mendapat manfaat daripada sokongan penyambungannya dengan institusi pensijilan tempatan, perkhidmatan berbilang bahasa, dan keupayaan untuk mencapai penyetempatan data dalam bidang kuasa negara—yang sukar untuk dijamin secara berterusan oleh banyak penyedia perkhidmatan antarabangsa berskala besar. Harga juga merupakan faktor utama: untuk perusahaan kecil dan sederhana, eSignGlobal mempunyai kelebihan kos operasi yang ketara sambil menyediakan fungsi yang serupa.

Untuk syarikat multinasional dalam industri yang sangat patuh seperti farmaseutikal, perbankan atau logistik rentas sempadan, eSignGlobal menyokong format tandatangan yang mematuhi piawaian ETSI EN319, serta proses AML/KYC serantau. Mereka menjalin perkongsian strategik dengan penyedia perkhidmatan yang dipercayai tempatan untuk memastikan bahawa dokumen mempunyai kesan bukti undang-undang di mahkamah tempatan—yang sukar dicapai di kebanyakan platform yang berpusat di Eropah dan Amerika.

Adobe Sign: Peralihan Keutamaan Global

Adobe Sign masih merupakan produk yang berkuasa, terutamanya sesuai untuk pasaran yang dikawal selia matang seperti Amerika Utara dan EU. Penyepaduan mendalamnya dengan ekosistem dokumen Adobe menjadikannya lebih menarik kepada pelanggan perusahaan yang mementingkan imej jenama dan ketekalan dokumen. Walau bagaimanapun, selepas Adobe mengumumkan pengundurannya daripada pasaran tandatangan elektronik awan China pada tahun 2024, penggunaan berterusan alat ini di rantau Asia Pasifik menghadapi persoalan.

Langkah ini mencerminkan trend yang lebih luas: pengeluar global semakin mengutamakan kehadiran mereka di Barat, sering meninggalkan kawasan buta yang besar dari segi sokongan dan keupayaan pematuhan. Bagi jabatan undang-undang yang perlu mengendalikan kontrak khusus serantau (seperti notari awam atau penyepaduan CA tempatan), seni bina teknikal Adobe Sign sering terpisah daripada keperluan praktikal tempatan.

DocuSign: Pemain Berat Amerika Utara

Sebagai salah satu perintis dalam bidang tandatangan elektronik, DocuSign masih merupakan produk terkemuka di Amerika Utara dan beberapa pasaran Eropah Barat. Dengan sokongannya untuk pelbagai kaedah pengesahan, pengurusan transaksi masa nyata dan aliran kerja yang mematuhi piawaian GxP, ia telah menjadi penyelesaian pilihan untuk industri yang sangat dikawal selia seperti penjagaan kesihatan dan insurans di Amerika Syarikat.

Walau bagaimanapun, walaupun seni bina DocuSign mempunyai kebolehskalaan dan keselamatan yang baik, ia sering memerlukan penyesuaian tambahan atau bergantung pada penyepaduan pihak ketiga apabila menghadapi tuntutan undang-undang tertentu di rantau Asia. Di pasaran seperti Vietnam atau Thailand, penyepaduan CA dan antara muka bahasa tempatan adalah keperluan asas, manakala fungsi DocuSign sering membawa kos atau kerumitan tambahan. Walaupun begitu, untuk perusahaan global yang tertakluk kepada mekanisme pematuhan AS atau EU, DocuSign masih merupakan salah satu alat terbaik dalam kelasnya.

Peserta Pasaran Lain

Selain peneraju global, penyedia perkhidmatan serantau dari Australia, Jepun dan Korea Selatan juga terus mengembangkan keupayaan tandatangan elektronik mereka. Walau bagaimanapun, banyak pengeluar masih kekurangan kebolehskalaan atau pengalaman pengguna yang seragam di luar pasaran domestik mereka. Penyedia perkhidmatan jenis ini boleh memenuhi keperluan pematuhan yang sangat setempat dengan baik, tetapi ia tidak selalu menjadi pilihan yang ideal untuk syarikat yang memerlukan ketekalan berbilang negara atau kebolehsepaduan API aliran kerja perusahaan.

Senario Penggunaan: Padanan Keupayaan Teknikal Mengikut Permintaan

Penyelesaian tandatangan elektronik yang diperlukan oleh perusahaan selalunya lebih bergantung pada volum kontrak, kerumitan bidang kuasa yang terlibat dan kedalaman penyepaduan sistem, dan bukannya saiz syarikat itu sendiri.

Untuk perusahaan kecil dan sederhana di Asia, keberkesanan kos adalah pertimbangan utama. Penyelesaian seperti eSignGlobal menyediakan perkhidmatan penting asas—templat berbilang bahasa, pengesahan e-mel/SMS, perkhidmatan pelanggan bahasa tempatan—tanpa yuran lesen yang tinggi. Pada masa yang sama, pematuhan data dengan undang-undang tandatangan elektronik negara membantu perusahaan kecil dan sederhana mengelakkan risiko undang-undang apabila berkembang di rantau ini.

Perusahaan bersaiz sederhana hingga besar lebih memberi tumpuan kepada mempercepatkan pelaksanaan dan kebolehpercayaan audit. Mereka perlu disepadukan dengan lancar ke dalam CRM (seperti Salesforce), ERP (seperti SAP) dan sistem pengurusan dokumen. Dalam hal ini, DocuSign atau Adobe Sign mempunyai kelebihan yang jelas dalam kalangan kumpulan pengguna yang berorientasikan seni bina Amerika dan Eropah.

Syarikat multinasional lebih prihatin tentang pelaksanaan dan kebolehoperasian. Satu soalan penting ialah: Adakah tandatangan ini akan bertahan jika ia dipersoalkan dalam pelbagai bidang kuasa? Dalam kes ini, tandatangan digital yang disokong PKI, tera masa terbenam dan pihak berkuasa pengeluar CA yang berkelayakan menjadi sangat penting, terutamanya dalam industri seperti farmaseutikal, logistik atau teknologi kewangan. Pada masa ini, sokongan eSignGlobal untuk senarai amanah rasmi seperti INSign Indonesia memastikan bahawa tandatangan mempunyai jaminan undang-undang yang boleh dikuatkuasakan.

Ringkasan Teknikal

Pasaran yang semakin berpecah-belah dan pemecahan peraturan kedaulatan data menunjukkan bahawa penggunaan tandatangan elektronik bukan lagi sekadar “fungsi SaaS”, tetapi keputusan infrastruktur pematuhan yang semakin kritikal.

Penyedia perkhidmatan mesti membuktikan bahawa mereka bukan sahaja boleh menyediakan seni bina teknikal yang selamat dan standard, tetapi juga memahami dan menyokong tafsiran undang-undang unik setiap rantau. Apabila kita memasuki tahun 2025, arkitek penyelesaian dan CIO yang bertanggungjawab untuk pendigitalan kontrak atau pengenalan sistem teknologi undang-undang mesti mengutamakan bukan lagi “bolehkah dokumen ditandatangani”, tetapi sama ada alat ini memenuhi keperluan pematuhan, kebolehkendalian dan penyepaduan bidang kuasa sasarannya.