Bagaimana Cara Menambah Sijil Tandatangan Digital (DSC) pada Dokumen PDF?

Dalam era digital hari ini, keperluan untuk menandatangani dokumen dengan selamat tanpa proses pencetakan dan pengimbasan yang rumit semakin meningkat. Sama ada anda berada di Hong Kong, Singapura, atau kawasan lain di Asia Tenggara, adalah penting untuk memastikan tandatangan digital mematuhi piawaian undang-undang tempatan. Dalam bidang ini, salah satu alat pengesahan yang paling dipercayai ialah Sijil Tandatangan Digital (DSC). Tetapi bagaimana cara menggunakan DSC pada fail PDF dan memastikan ia mematuhi peraturan data dan tandatangan elektronik tempatan?

Artikel ini akan membimbing anda langkah demi langkah tentang cara menggunakan DSC pada fail PDF dan mengesyorkan beberapa penyelesaian tandatangan serantau yang boleh dipercayai dan mematuhi peraturan.

Apakah Sijil Tandatangan Digital (DSC)?

Sebelum beroperasi, mari kita fahami dahulu apa itu DSC. Sijil tandatangan digital ialah alat penyulitan yang digunakan untuk memastikan fail elektronik mempunyai integriti data, ketulenan dan tidak boleh disangkal. DSC dikeluarkan oleh badan pensijilan (CA) yang diiktiraf dan mengikat individu atau entiti kepada sepasang kunci digital unik (kunci awam dan kunci peribadi).

Dalam bidang kuasa seperti Hong Kong atau Malaysia, tandatangan digital mesti mematuhi undang-undang tempatan, seperti Ordinan Transaksi Elektronik (ETO) Hong Kong atau Akta Transaksi Elektronik (ETA) Singapura. Peraturan ini memastikan bahawa dokumen yang ditandatangani menggunakan DSC mempunyai kesan undang-undang yang sama seperti tandatangan bertulis tangan.

Penjelasan Langkah demi Langkah: Cara Menambah DSC pada PDF

Seterusnya, kami akan menganalisis langkah demi langkah cara menambahkan sijil tandatangan digital yang sah pada dokumen PDF.

Langkah 1: Dapatkan DSC yang Sah

Pertama, anda perlu mendapatkan DSC yang sah daripada badan pensijilan yang dipercayai. Di negara-negara Asia Tenggara seperti Filipina, Indonesia dan Thailand, hanya pembekal CA yang diberi kuasa kerajaan diterima dari segi undang-undang. Contohnya, penduduk Hong Kong boleh menggunakan e-Cert yang dikeluarkan oleh Pejabat Pos Hong Kong.

Langkah 2: Pasang DSC Anda

Selepas mendapatkan sijil, anda biasanya akan menerima kunci perkakasan USB (Token) atau sijil berasaskan perisian. Pasang sijil dalam sistem pengendalian untuk memastikan ia boleh diakses melalui stor sijil yang dipercayai atau pustaka kepercayaan pelayar.

Petua: Pastikan sistem anda telah mengenal pasti DSC. Pada Windows, anda boleh menyemaknya melalui “Pengurus Sijil”.

Langkah 3: Buka Dokumen PDF

Gunakan pembaca PDF yang serasi, seperti Adobe Acrobat Reader DC. Sila ambil perhatian bahawa versi percuma Adobe Reader menyokong fungsi tandatangan digital selagi DSC dipasang pada sistem.

Langkah 4: Pilih Alat Tandatangan

Beroperasi dalam Adobe Acrobat seperti berikut:

1. Buka fail PDF;
2. Pergi ke menu Alat > Sijil > Tandatangan Digital;
3. Seret untuk menjana kawasan tandatangan di lokasi yang anda mahu tandatangan.

Pada masa ini, sistem akan meminta anda memilih DSC sah yang dipasang.

Langkah 5: Pilih dan Guna DSC

Pilih sijil yang sepadan dan gunakan kata laluan atau PIN token perkakasan (seperti menggunakan peranti USB) untuk mengesahkan identiti anda. Anda boleh menyesuaikan gaya tandatangan: termasuk nama penandatangan, sebab menandatangani, tarikh, lokasi, dan juga melampirkan gambar tandatangan tulisan tangan.

Selepas mengesahkan bahawa semuanya betul, tandatangan akan digunakan dan fail kini mempunyai tandatangan digital yang dilindungi penyulitan.

Kepentingan Mematuhi Peraturan Serantau

Satu salah tanggapan yang biasa ialah tandatangan elektronik dan tandatangan digital yang diiktiraf dari segi undang-undang bukanlah konsep yang sama. Di Hong Kong, contohnya, hanya tandatangan digital yang memenuhi piawaian teknikal dalam Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553) yang mempunyai kesan undang-undang. Biasanya syarat berikut mesti dipenuhi:

• Gunakan sijil yang dikeluarkan oleh CA yang diiktiraf;
• Mematuhi peraturan pengesahan identiti;
• Laksanakan cap masa dan tandatangan kalis gangguan.

Menggunakan alat tandatangan tidak formal, terutamanya apabila menandatangani kontrak dan menyerahkan dokumen kerajaan, boleh menyebabkan ia tidak sah dari segi undang-undang. Oleh itu, adalah penting untuk memastikan penggunaan DSC mematuhi piawaian teknologi penyulitan (penyulitan PKI) dan keperluan undang-undang setiap wilayah.

Automasi Proses Tandatangan Pukal PDF

Jika anda sering perlu memproses sejumlah besar dokumen, menandatangani DSC secara manual untuk setiap dokumen adalah tidak cekap. Platform peringkat perusahaan seperti Adobe Acrobat Pro DC atau Nitro Pro menyediakan fungsi tandatangan pukal.

Walau bagaimanapun, alat ini masih memerlukan penggunaan DSC yang diiktiraf dan sering perlu dipadankan dengan penyelesaian aliran kerja awan seperti eSignGlobal dan DocuSign. Platform ini menyokong pengesahan identiti serantau, pengesanan audit dan penyulitan lanjutan, menjadikannya sesuai untuk tandatangan elektronik berskala besar yang mematuhi pasaran Asia Pasifik.

Penyelesaian Masalah Biasa

1. DSC tidak dipaparkan dalam Adobe?

   • Pastikan sijil dipasang dengan betul. Mulakan semula dan semak tetapan kepercayaan sijil Adobe.

2. Tandatangan dipaparkan sebagai tidak sah?

   • Kemungkinan CA yang tidak dipercayai secara lalai oleh Adobe digunakan. Anda perlu mengimport CA tempatan ke dalam pustaka kepercayaan secara manual.

3. macOS tidak serasi?

   • Sesetengah USB DSC hanya serasi dengan Windows. Adalah disyorkan untuk menggunakan penyelesaian tandatangan awan yang menyokong berbilang sistem.

Amalan Terbaik untuk Menggunakan PDF DSC

• Kemas kini sijil dengan kerap untuk mengelakkan tamat tempoh;
• Pengguna perusahaan harus menyimpan log keselamatan dan sandaran semua dokumen yang ditandatangani dengan betul;
• Gunakan perkhidmatan cap masa untuk meningkatkan lagi kalis gangguan dan kebolehpercayaan fail.

eSignGlobal: Platform Tandatangan Elektronik Pematuhan yang Berkhidmat untuk Hong Kong dan Asia Tenggara

Bagi pengguna Hong Kong dan Asia Tenggara yang ingin menggunakan tandatangan DSC yang dipercayai dan mematuhi peraturan pada PDF, platform seperti DocuSign sangat menarik. Walau bagaimanapun, eSignGlobal mempunyai lebih banyak kelebihan penyetempatan. Ia menyepadukan aplikasi DSC ke dalam rangka kerja undang-undang serantau, menyokong pengesahan identiti, antara muka berbilang bahasa dan sejajar dengan CA yang diiktiraf tempatan.

Sama ada kontrak kewangan, borang sumber manusia atau dokumen rentas sempadan, eSignGlobal boleh memastikan bahawa dokumen digital anda sah dari segi undang-undang di Hong Kong, Singapura, Malaysia dan tempat lain.

Kesimpulan

Menggunakan sijil tandatangan digital pada PDF bukan sahaja operasi teknikal, tetapi juga tingkah laku yang mesti mematuhi peraturan undang-undang. Daripada mendapatkan DSC yang mematuhi kepada melengkapkan tandatangan penyulitan dalam perisian PDF, setiap langkah mesti diseragamkan dengan munasabah untuk memastikan ketulenan dan kesan undang-undang fail.

Bagi profesional dan organisasi di Hong Kong dan Asia Tenggara, platform yang disetempatkan dan mematuhi seperti eSignGlobal boleh memudahkan proses pensijilan elektronik sambil memastikan kesahan undang-undang tandatangan dokumen.

Sama ada anda seorang pengamal undang-undang, eksekutif korporat atau kontraktor kerajaan, menguasai kaedah menandatangani PDF DSC yang betul ialah kemahiran yang sangat diperlukan dalam persekitaran undang-undang dan perniagaan moden.