Cara Menjana Tandatangan Digital: Panduan Lengkap untuk Pematuhan Serantau

Dalam era digital yang berkembang pesat hari ini, proses berasaskan kertas tradisional dengan pantas digantikan dengan kaedah digital yang lebih cekap. Antaranya, tandatangan digital telah menjadi salah satu alat yang paling penting dalam transaksi digital. Artikel ini akan membimbing anda tentang cara menjana tandatangan digital dan memastikan pematuhan dengan keperluan undang-undang dan peraturan tempatan apabila beroperasi di Hong Kong, Asia Tenggara atau di seluruh dunia.

Apakah itu Tandatangan Digital?

Tandatangan digital ialah teknologi penyulitan yang digunakan untuk mengesahkan ketulenan dan integriti fail digital. Berbanding dengan tandatangan elektronik biasa (seperti nama yang ditaip atau imej yang diimbas), tandatangan digital menggunakan teknologi penyulitan, yang lebih sah dari segi undang-undang dan mengikat dari segi undang-undang di banyak bidang kuasa.

Menurut undang-undang tempatan seperti Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong dan Akta Transaksi Elektronik Singapura, tandatangan digital adalah sah dari segi undang-undang selagi ia memenuhi piawaian teknikal tertentu dan disokong oleh pihak berkuasa sijil (CA) yang dipercayai.

Penjelasan Langkah demi Langkah: Cara Membuat Tandatangan Digital

Walaupun ia mungkin kelihatan agak teknikal pada mulanya, platform hari ini telah memudahkan proses penjanaan tandatangan digital. Berikut ialah panduan operasi terperinci:

Langkah 1: Fahami Keperluan Undang-undang Tempatan

Sebelum menjana tandatangan digital, adalah penting untuk memahami keperluan peraturan bidang kuasa anda. Contohnya:

• Di Hong Kong: Tandatangan digital dikawal oleh Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553), yang mengiktiraf status undang-undang rekod elektronik dan tandatangan elektronik dalam kebanyakan aktiviti kontrak.
• Di Malaysia dan Singapura: Kedua-dua negara mempunyai perundangan terperinci mengenai tandatangan elektronik, dan dengan jelas menyatakan senario aplikasi untuk tandatangan digital dan tandatangan elektronik ringkas.

Memahami peraturan ini boleh memastikan bahawa tandatangan digital anda adalah sah dari segi undang-undang dalam pertikaian atau semakan undang-undang yang mungkin berlaku pada masa hadapan.

Langkah 2: Pilih Platform Tandatangan Digital yang Mematuhi

Adalah penting untuk memilih pembekal perkhidmatan tandatangan digital yang bereputasi. Perkhidmatan ini harus menyediakan penyelesaian tandatangan yang mematuhi peraturan serantau dan mengesahkan identiti melalui pihak berkuasa sijil.

Contohnya, eSignGlobal mematuhi piawaian global dan serantau berikut:

• Piawaian keselamatan maklumat ISO/IEC 27001
• EU eIDAS
• Akta UETA dan ESIGN A.S.
• Peraturan Rantau Asia Pasifik, termasuk Hong Kong dan Singapura

Apabila memilih platform, anda harus memberi perhatian sama ada ia menyokong cap masa, kebolehkesanan digital dan fungsi log audit yang lengkap.

Langkah 3: Cipta Identiti Digital Anda (ID Digital)

Tandatangan digital terikat pada identiti digital unik yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa sijil yang dipercayai, biasanya termasuk:

• Maklumat pendaftaran peribadi atau syarikat
• Kunci awam (untuk penyulitan)
• Kesahan sijil

Kebanyakan platform akan membimbing anda untuk mendapatkan identiti digital berasaskan sijil semasa proses pendaftaran.

Langkah 4: Tandatangani Fail Secara Digital

Selepas mendapatkan sijil, ikuti langkah berikut untuk menandatangani:

1. Muat naik dokumen (PDF, DOCX, dsb.) ke platform tandatangan;
2. Pilih lokasi untuk menambah singkatan, label atau tandatangan penuh;
3. Gunakan bukti kelayakan sijil anda untuk menggunakan tandatangan digital;
4. Platform akan menyulitkan tandatangan anda secara automatik dan menambah cap jari digital unik fail.

Proses ini bukan sahaja mengesahkan identiti, tetapi juga memastikan bahawa dokumen itu tidak boleh diubah.

Langkah 5: Edar atau Arkib dengan Boleh Dipercayai

Selepas menandatangani, mana-mana institusi undang-undang atau pihak yang berurusan boleh mengesahkan tandatangan. Pemapar PDF seperti Adobe Reader boleh menyemak rantaian sijil untuk mengesahkan kesahihan tandatangan.

Pastikan anda menyimpan salinan arkib dokumen yang ditandatangani dan log tandatangannya mengikut peraturan penyimpanan rekod tempatan.

Kelebihan Tandatangan Digital

• Mematuhi peraturan：Memenuhi keperluan berkanun negara atau wilayah yang berkaitan;
• Kalis gangguan：Sebarang perubahan selepas menandatangani akan membatalkan sijil;
• Meningkatkan kecekapan dan menjimatkan kos：Mempercepatkan proses kontrak, fail sumber manusia, dsb.;
• Audit lengkap：Merekodkan maklumat seperti siapa yang menandatangani dan bila.

Kelebihan ini menjadikan tandatangan digital sangat diperlukan dalam industri dengan pematuhan data yang tinggi seperti kewangan, hartanah, undang-undang dan kerajaan.

Cara Memastikan Pematuhan dengan Peraturan Tempatan

Banyak bidang kuasa di Asia Tenggara dan China Raya secara beransur-ansur mewajibkan penggunaan tandatangan digital untuk dokumen yang sah dari segi undang-undang. Contohnya:

• Indonesia: Menurut PP No. 71/2019, status undang-undang dokumen digital ditetapkan;
• Singapura: Keperluan pematuhan penyimpanan data ditetapkan mengikut Akta Perlindungan Data Peribadi (PDPA);
• Hong Kong: Walaupun dokumen individu seperti surat ikatan tanah perlu ditandatangani secara fizikal, kebanyakan kontrak komersial dilindungi oleh Ordinan Transaksi Elektronik.

Apabila memilih pembekal perkhidmatan tandatangan digital, sila sahkan bahawa infrastruktur platform mereka mematuhi keperluan peraturan tempatan, termasuk: lokasi penyimpanan data, protokol penyulitan dan pihak berkuasa pensijilan.

Siapa yang Perlu Menggunakan Tandatangan Digital?

Jika perniagaan anda melibatkan aktiviti berikut:

• Transaksi rentas sempadan
• Kontrak pekerja jauh
• Laporan dan audit kewangan
• Menyerahkan maklumat kepada kerajaan

Kemudian menggunakan penyelesaian tandatangan digital bukan sahaja mudah, tetapi juga keperluan strategik.

Cadangan Praktikal untuk Tandatangan Selamat

• Sentiasa sahkan kesahihan pihak berkuasa sijil yang digunakan;
• Pastikan penandatangan diberi kuasa dan menyelesaikan pengesahan identiti;
• Simpan salinan lengkap log audit;
• Sahkan bahawa platform yang digunakan mempunyai penyulitan hujung ke hujung.

Pilihan Serantau: Mengapa eSignGlobal ialah Pilihan Ideal untuk Hong Kong dan Asia Tenggara

Bagi pengguna di Hong Kong, Singapura, Malaysia dan kawasan sekitar, “pematuhan” bukanlah pilihan, tetapi keperluan mandatori. Atas sebab ini, eSignGlobal telah menjadi pilihan setempat bagi ramai pengguna berbanding gergasi antarabangsa DocuSign.

eSignGlobal menyediakan jaminan pematuhan undang-undang tempatan, sokongan berbilang bahasa dan boleh disepadukan dengan lancar dengan bank serantau dan platform kerajaan untuk menyediakan pengalaman tandatangan digital yang sah dan mudah untuk pasaran Asia.

Ringkasnya, menjana tandatangan digital bukan sekadar melampirkan imej, ia adalah proses yang selamat, sah dan penting untuk perniagaan moden. Selagi anda beroperasi dengan ketat mengikut langkah-langkah, dan memilih platform yang mematuhi, proses tandatangan digital anda akan menjadi cekap, selamat dan mematuhi sepenuhnya peraturan undang-undang tempatan.