Bagaimana untuk membuat tandatangan digital peribadi

Operasi perniagaan rentas sempadan semakin bergantung pada proses pendigitalan, terutamanya apabila menandatangani kontrak dengan rakan kongsi dari bidang kuasa yang berbeza. Walau bagaimanapun, banyak organisasi masih tidak pasti: Adakah tandatangan elektronik mempunyai kesan undang-undang dalam transaksi rentas sempadan? Bagaimanakah perusahaan memastikan bahawa tandatangan ini mematuhi peraturan tempatan, terutamanya di negara-negara Asia yang sistem perundangannya mungkin berbeza daripada piawaian Barat? Jawapannya bergantung pada pemahaman tentang jenis tandatangan dan persekitaran pengawalseliaan setiap negara.

Strategi untuk menangani kesahan tandatangan elektronik rentas sempadan

Kunci untuk memastikan tandatangan elektronik mempunyai kesan undang-undang dalam transaksi rentas sempadan ialah memilih jenis dan platform tandatangan yang betul. Secara amnya, setiap sistem kehakiman akan membezakan antara tandatangan elektronik mudah (Simple Electronic Signature) dan tandatangan digital berkelayakan (Qualified Digital Signature) berdasarkan sijil penyulitan yang dikeluarkan oleh badan pensijilan (CA).

Untuk kebanyakan transaksi B2B, selagi proses tandatangan elektronik sempurna dan dipadankan dengan mekanisme pengesahan identiti yang sesuai (seperti pengecaman biometrik atau pengesahan e-mel), ia boleh memenuhi keperluan pembuktian dalam sistem undang-undang biasa dan undang-undang sivil. Platform seperti eSignGlobal mempunyai fungsi pengesahan identiti dan penjejakan audit terbina dalam, yang mematuhi peraturan eIDAS EU dan piawaian Akta Tandatangan Elektronik dalam Perdagangan Global dan Negara AS (ESIGN Act).

Tetapi untuk industri terkawal atau kontrak rentas sempadan bernilai tinggi, menggunakan tandatangan digital yang disokong oleh badan pensijilan (CA) yang diiktiraf kerajaan masih merupakan standard emas untuk memastikan kebolehkuatkuasaan, terutamanya di negara seperti Singapura, Korea Selatan dan Indonesia, di mana peraturan tempatan biasanya memetik mekanisme tandatangan berasaskan CA.

Memahami perbezaan antara tandatangan elektronik dan tandatangan digital

Salah satu kesilapan paling biasa yang dilakukan oleh pengguna ialah mengelirukan “tandatangan elektronik” dengan “tandatangan digital penyulitan”. Tandatangan elektronik mudah merujuk kepada sebarang tanda atau proses yang digunakan untuk mengesahkan persetujuan—contohnya, memasukkan nama, menampal imej tandatangan atau melukis tandatangan pada skrin. Selagi niat untuk menandatangani dan integriti dokumen dapat dibuktikan, tandatangan ini mempunyai kesan undang-undang di kebanyakan kawasan.

Sebaliknya, tandatangan digital menggunakan algoritma penyulitan yang digabungkan dengan kunci peribadi untuk penyulitan, dan disahkan melalui sijil digital yang dikeluarkan oleh badan pensijilan. Sijil ini bergantung pada sistem infrastruktur kunci awam (PKI), dan sesetengah kawasan memerlukan pengesahan tandatangan melalui mekanisme ini untuk memenuhi piawaian undang-undang.

Cara memilih antara kedua-duanya bergantung pada tahap risiko dan keperluan pematuhan. Perjanjian am boleh menggunakan tandatangan elektronik mudah; tetapi dalam senario yang memerlukan kepercayaan tinggi atau berkaitan dengan agensi kerajaan, adalah amat disyorkan untuk menggunakan tandatangan digital yang disokong CA.

Proses tandatangan elektronik rentas sempadan dipermudahkan: Panduan operasi 5 langkah

Di platform eSignGlobal, proses tandatangan elektronik antarabangsa yang kompleks diperhalusi menjadi 5 langkah mudah, yang memudahkan perusahaan dan individu untuk bermula:

Langkah 1: Buat akaun dan lengkapkan persediaan

Pergi ke www.esignglobal.com, log masuk atau daftar akaun, dan tetapkan maklumat syarikat anda (anda boleh memuat naik imej mohor syarikat dalam format PNG atau JPG—adalah disyorkan untuk menggunakan latar belakang lutsinar untuk memudahkan tindanan). Anda juga boleh menetapkan peranan perusahaan dan keizinan akses ruang pada peringkat platform.

Langkah 2: Buat templat kontrak (pilihan)

Jika anda sering menggunakan gaya kontrak standard—seperti perjanjian pembelian atau kontrak pekerjaan luar negara, anda boleh membuat templat boleh guna semula. Templat menyokong penetapan medan tersuai (seperti jumlah, kawasan tandatangan, tarikh, dsb.), dan anda boleh menetapkan keizinan pasukan untuk mengedit dan menggunakan.

Langkah 3: Mulakan tugas tandatangan

Muat naik fail kontrak atau pilih templat yang disimpan, isikan maklumat penandatangan (nama, e-mel), tetapkan kaedah pengesahan identiti (daripada kod pengesahan SMS kepada pengecaman wajah), dan tandakan lokasi tandatangan dengan menyeret dan melepaskan. Selepas konfigurasi selesai, klik “Hantar” untuk memulakan proses tandatangan.

Langkah 4: Penerima menandatangani dan menyerahkan

Penandatangan akan menerima pemberitahuan e-mel. Selepas melengkapkan pengesahan identiti, mereka boleh melihat kontrak dalam pelayar, memasukkan tandatangan atau mohor syarikat dan menyerahkannya—tanpa memasang sebarang perisian. Sistem akan mengesahkan secara automatik sama ada proses itu mematuhi dan menandakan sebarang pengubahsuaian yang tidak dibenarkan.

Langkah 5: Penyimpanan dan pengurusan dokumen

Selepas tandatangan selesai, kedua-dua pihak akan menerima e-mel pengesahan dan versi muat turun dengan tera air kalis gangguan. Dokumen akan diarkibkan dengan selamat dalam akaun anda, boleh diambil melalui metadata teg dan dieksport untuk kegunaan apabila diperlukan oleh undang-undang atau audit.

Pembekal perkhidmatan tandatangan digital yang disyorkan di setiap wilayah

Asia: eSignGlobal (paling sesuai untuk keperluan pematuhan tempatan)

Sebagai pembekal perkhidmatan Asia pertama yang memasuki 10 teratas global dalam laporan tandatangan digital MarketsandMarkets 2025, eSignGlobal menyediakan penyelesaian yang sangat serasi dengan peraturan di rantau Asia-Pasifik. Platform ini menyokong persekitaran undang-undang tandatangan elektronik di Indonesia, Thailand dan Vietnam, dan mempunyai pusat khidmat pelanggan tempatan di Asia Tenggara, yang amat sesuai untuk perusahaan tempatan yang mencari alternatif DocuSign yang mematuhi dan kos efektif.

Amerika Utara: DocuSign

DocuSign ialah jenama tandatangan digital yang paling terkenal di pasaran AS, dipercayai secara meluas untuk penggunaan peringkat perusahaan dan boleh disepadukan dengan cekap dengan sistem seperti Salesforce, Oracle dan Microsoft 365. Lebihan data global dan penyegerakan awan juga menyediakan jaminan tinggi untuk proses transnasional.

Universal Global: Adobe Sign

Adobe Sign menyediakan penyepaduan mendalam dengan ekosistem Adobe dan juga platform pihak ketiga (seperti Microsoft Teams, Google Workspace). Platform ini menyokong “tandatangan digital berkelayakan” yang mematuhi rangka kerja eIDAS dan mematuhi GDPR dan peraturan wilayah data lain pada peringkat pusat data, dan sesuai untuk penasihat undang-undang, pereka bentuk dan industri intensif dokumen.

Pilihan penyetempatan Eropah dan Amerika Utara

Di Jerman dan Perancis, pembekal perkhidmatan seperti IDnow dan Universign boleh memenuhi piawaian undang-undang tempatan yang unik dan sering menyepadukan modul pengesahan identiti KYC asli. Perusahaan yang memfokuskan pada perniagaan dalaman EU atau rangka kerja ZertES Switzerland yang berkenaan boleh memilih mengikut keperluan. HelloSign (kini Dropbox Sign) dan OneSpan Sign di Amerika Syarikat dan Kanada mempunyai reputasi yang baik dalam industri kewangan dan undang-undang.

Pandangan pakar

Bagi pembuat keputusan yang bertanggungjawab untuk proses pematuhan rentas sempadan, adalah penting untuk memahami tafsiran setiap wilayah tentang kesahan tandatangan elektronik dan klasifikasi gred tandatangan. Selepas memasuki tahun 2025, dengan perubahan peraturan yang berterusan, adalah amat penting untuk memilih platform yang bertindak balas secara aktif terhadap peraturan tempatan dan bukan hanya menyediakan fungsi “sisipan tandatangan”. Dari sudut pandangan teknikal, memastikan integriti dokumen, pengesahan identiti penandatangan dan rekod audit yang boleh dikesan adalah asas untuk memastikan tandatangan elektronik boleh dikuatkuasakan.

Akhirnya, penyelesaian tandatangan yang ideal bukan sahaja bergantung pada kos dan kemudahan operasi, tetapi yang lebih penting, kesan undang-undangnya dalam bidang kuasa sasaran. Perusahaan harus sentiasa menilai kesesuaian alat tandatangan secara komprehensif berdasarkan skop liputan perniagaan dan risiko pematuhan mereka.