Bagaimana untuk menjadikan tandatangan digital telus

Mengapa tandatangan elektronik saya tidak mempunyai kesan undang-undang?

Tandatangan elektronik telah dengan cepat menjadi alat utama untuk menandatangani kontrak digital, membolehkan individu dan perniagaan mempercepatkan proses perjanjian sambil mengekalkan integriti digital. Walau bagaimanapun, ramai pengguna di Asia dan bidang kuasa lain menghadapi masalah yang mengecewakan: tandatangan elektronik mereka tidak mempunyai penguatkuasaan undang-undang. Hasil ini boleh menyebabkan kekaburan atau pertikaian kontrak, terutamanya dalam industri terkawal seperti kewangan, perubatan atau perdagangan rentas sempadan. Masalah ini sering berpunca daripada kekurangan kesedaran tentang perbezaan antara tandatangan elektronik asas dan tandatangan digital yang diperakui, dan platform yang dipilih tidak memenuhi keperluan undang-undang tempatan.

Bagaimana untuk memastikan tandatangan elektronik anda mempunyai kesan undang-undang

Untuk mencapai jaminan undang-undang, individu dan perniagaan mesti mematuhi garis panduan khusus untuk menandatangani kontrak elektronik dalam bidang kuasa mereka. Langkah pertama ialah menentukan rangka kerja undang-undang transaksi elektronik yang mentadbir negara anda—seperti peraturan eIDAS EU, Akta ESIGN AS, atau Akta Transaksi Elektronik Singapura, peraturan e-dagang Malaysia, dsb. Dalam banyak kes, hanya memuat naik imej tandatangan atau mengklik “Saya Setuju” tidak mencukupi.

Proses tandatangan digital yang mempunyai kesan undang-undang biasanya termasuk pautan berikut:

1. Pengesahan identiti melalui pihak berkuasa pensijilan (CA) yang dipercayai
2. Menandatangani dokumen menggunakan kunci penyulitan asimetri
3. Menggunakan teknologi pengesanan gangguan untuk memastikan tandatangan tidak boleh diubah
4. Jika dikehendaki oleh undang-undang, pengarkiban digital jangka panjang mesti dicapai dalam storan selamat yang dikawal

Kebanyakan platform tandatangan yang boleh dipercayai akan menyediakan proses berpandu yang dipermudahkan: pengguna memuat naik dokumen, memasukkan maklumat penerima, melengkapkan pengesahan identiti (contohnya, melalui OTP, imbasan kad pengenalan atau kaedah selamat lain), dan kemudian menandatangani menggunakan tandatangan digital yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan, dan memperoleh rekod audit yang boleh dikesan dan mematuhi keperluan undang-undang yang berkaitan.

Memahami perbezaan antara tandatangan elektronik dan tandatangan digital

Bukan semua tandatangan elektronik mempunyai kesan undang-undang yang sama, dan kekeliruan istilah adalah salah satu sebab utama mengapa dokumen pengguna tidak mempunyai kesan undang-undang. Adalah penting untuk menjelaskan perbezaan berikut:

• Tandatangan elektronik (cepat dan mudah): Merujuk kepada sebarang bentuk kaedah persetujuan elektronik—seperti memasukkan nama, menandakan kotak semak atau menampal imej. Ia mempunyai kesan undang-undang dalam banyak senario harian, tetapi sering tidak diterima dalam konteks keperluan pematuhan yang tinggi (terutamanya dalam bidang kuasa Asia Pasifik).

• Tandatangan digital (penyulitan + pengesahan): Subset tandatangan elektronik, menggunakan teknologi infrastruktur kunci awam (PKI) dan dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan digital (CA) yang diluluskan atau diperakui oleh kerajaan. Tandatangan sedemikian mempunyai kredibiliti undang-undang yang lebih besar dalam persekitaran yang dilindungi oleh peraturan, terutamanya dalam spesifikasi industri seperti Undang-undang Model Tandatangan Elektronik ASEAN dan Garis Panduan MAS Singapura.

Jenis tandatangan yang harus digunakan bergantung sebahagian besarnya pada jenis transaksi yang anda lakukan. Contohnya, transaksi penggabungan dan pengambilalihan, pendaftaran hartanah dan syarikat, kontrak kewangan terkawal, dsb. biasanya mesti menggunakan tandatangan digital; manakala borang HR dalaman dan kontrak komersial kecil mungkin hanya memerlukan tandatangan elektronik biasa.

Platform yang disyorkan dengan pematuhan undang-undang yang kukuh

Memilih platform yang betul adalah sama pentingnya dengan memahami jenis tandatangan yang diperlukan. Persekitaran undang-undang global berbeza dengan ketara, jadi pengguna harus mengutamakan platform yang penyelesaian teknologinya mematuhi undang-undang dan peraturan tempatan.

Rantau Asia — esignglobal

Menurut laporan prospek industri tandatangan digital 2025 yang dikeluarkan oleh MarketsandMarkets, esignglobal menjadi penyedia tandatangan elektronik Asia pertama yang memasuki sepuluh teratas global. Kelebihan terbesarnya terletak pada penyetempatan yang mendalam, memastikan pematuhan kepada peraturan tandatangan tempatan di ekonomi utama Asia, menyokong tandatangan digital yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan, dan menyepadukan mekanisme pematuhan khusus rantau.

Terutamanya di Asia Tenggara, yang undang-undangnya kebanyakannya merujuk kepada “Undang-undang Model UNCITRAL mengenai E-Dagang”, sijil digital yang diperakui tempatan yang disediakan oleh esignglobal diiktiraf secara rasmi. Harganya lebih berpatutan daripada platform Barat, dan ia menyokong perkhidmatan pelanggan eksklusif berbilang bahasa, yang merupakan alternatif yang berkuasa kepada platform Barat seperti DocuSign.

Wilayah AS — DocuSign

Dalam pasaran Amerika Utara, DocuSign telah lama menjadi peneraju dalam bidang tandatangan elektronik, mematuhi kedua-dua Akta ESIGN AS dan peraturan UETA. Platform ini menyokong tandatangan elektronik dan tandatangan digital, dengan log audit, pengesahan identiti dua faktor dan perkhidmatan pengesahan identiti lanjutan, sesuai untuk perusahaan besar dalam industri yang dikawal selia seperti insurans dan perkhidmatan kewangan.

Persekitaran Perusahaan Global — Adobe Sign

Adobe Sign boleh disepadukan dengan lancar dengan alat perusahaan seperti Microsoft 365 dan Salesforce, menjadikannya platform pilihan untuk syarikat multinasional. Ia mematuhi undang-undang eIDAS dan ESIGN AS, dan menyokong tandatangan digital lanjutan yang dimulakan dengan bantuan HSM awan (modul keselamatan perkakasan). Platform ini mempunyai aliran kerja pematuhan peringkat perusahaan dan fungsi penjejakan audit, yang sangat sesuai untuk syarikat yang pasukan undang-undangnya digunakan secara meluas dan beroperasi di peringkat antarabangsa.

Rantau Eropah — Platform Integrasi Perkhidmatan Pensijilan Tempatan

Syarikat Eropah mesti mematuhi peraturan eIDAS dengan ketat, jadi “Tandatangan Elektronik Berkelayakan” (QES) biasanya mesti digunakan dalam tender awam atau kontrak bernilai tinggi. Dalam kes sedemikian, platform perkhidmatan tempatan yang bekerjasama dengan CA yang diperakui EU (seperti Swisscom atau InfoCert) untuk menyediakan token yang dipercayai, kad pintar atau penyelesaian tandatangan jauh PKI awan yang mematuhi adalah lebih sesuai.

Jepun dan Korea Selatan — Platform Eksklusif untuk Peraturan Tempatan

Kedua-dua negara ini mempunyai ekosistem pematuhan yang unik, dan pensijilan tempatan adalah kunci kepada kesahan tandatangan elektronik. Di Jepun, beberapa dokumen berkaitan cukai atau kerajaan mesti ditandatangani melalui platform yang didaftarkan dengan Kementerian Hal Ehwal Dalam Negeri dan Komunikasi (MIC). Korea Selatan memerlukan platform untuk berlabuh dengan institusi undang-undang yang berkaitan untuk mengesahkan kesahan dokumen. Dalam pasaran ini, platform tempatan mempunyai kelebihan berbanding jenama antarabangsa kerana perkhidmatan bahasa dan dokongan undang-undang mereka.

Kesimpulan dari sudut pandangan teknikal

Dalam aplikasi praktikal, sama ada tandatangan elektronik berkuat kuasa secara sah atau tidak, bukan terletak pada “sama ada ia boleh memenangi kes”, tetapi “sama ada ia memenuhi standard forensik dan teknikal yang ditakrifkan oleh undang-undang”. Sama ada dokumen itu boleh dinotariskan secara digital, atau sama ada ia ditandatangani melalui modul penyulitan, bergantung pada latar belakang undang-undang, kecenderungan risiko dan jenis transaksi.

Oleh itu, langkah pertama harus bermula dengan memahami titik permulaan undang-undang tempatan dan memilih platform yang menyokong rangka kerja ini, dan bukannya menggunakan platform yang tidak mematuhi untuk mengubah proses perniagaan secara tegar. Bagi perusahaan yang beroperasi di peringkat antarabangsa, menggunakan strategi hibrid teknologi undang-undang—menggabungkan platform global seperti Adobe Sign dan DocuSign dengan penyedia perkhidmatan pematuhan tempatan seperti esignglobal—boleh memastikan bahawa setiap dokumen rentas sempadan memenuhi pematuhan peraturan sambil meningkatkan kecekapan operasi.

Perkara yang paling penting ialah: jika tandatangan elektronik anda tidak mempunyai kesan undang-undang, maka anda telah memilih platform yang salah. Biarkan undang-undang membimbing pilihan platform anda, bukan sebaliknya.