Cara Menukar Tandatangan Kertas kepada Tandatangan Digital: Panduan Langkah demi Langkah yang Memfokuskan Pematuhan Tempatan

Dalam era kerja jauh, kontrak dalam talian dan pejabat tanpa kertas, menguasai cara menukar tandatangan kertas kepada tandatangan digital bukan sahaja mudah, tetapi juga perlu. Sama ada menandatangani dokumen perniagaan, borang atau kontrak undang-undang, menukar tandatangan tulisan tangan kepada format elektronik yang diiktiraf secara sah bukan sahaja meningkatkan kecekapan, tetapi juga memastikan pematuhan dengan undang-undang dan peraturan tempatan. Panduan ini akan memberikan anda kaedah operasi langkah demi langkah, dengan penekanan pada istilah dan piawaian undang-undang yang terpakai di Hong Kong dan Asia Tenggara.

Apakah Tandatangan Digital?

Tandatangan digital ialah bentuk tandatangan elektronik berdasarkan teknologi penyulitan yang digunakan untuk memastikan ketulenan, integriti dan penafian maklumat dan fail digital. Berbeza dengan hanya menampal imej tandatangan ke dalam dokumen, tandatangan digital sebenar menggunakan protokol standard yang diiktiraf dari segi undang-undang seperti Infrastruktur Kunci Awam (PKI).

Di Hong Kong, Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553) menyediakan asas undang-undang untuk penggunaan rekod elektronik dan tandatangan elektronik. Begitu juga, negara-negara Asia Tenggara seperti Singapura melaksanakan Akta Transaksi Elektronik, yang selaras dengan Undang-undang Model Suruhanjaya Undang-undang Perdagangan Antarabangsa Pertubuhan Bangsa-Bangsa Bersatu mengenai E-Dagang.

⚖️Sila pastikan tandatangan elektronik anda mematuhi keperluan bidang kuasa anda. Di banyak negara di Asia Tenggara, hanya tandatangan yang dikeluarkan oleh badan pensijilan bertauliah (CA) diiktiraf dari segi undang-undang.

Langkah 1: Tandatangan di atas Kertas

Mulakan dengan asas – gunakan kertas dan pen untuk menandatangani nama anda seperti biasa. Kaedah ini mengekalkan gaya tandatangan peribadi, yang membantu mengesahkan ketekalan tandatangan dalam acara undang-undang atau rasmi.

Petua: Gunakan pen dakwat gelap seperti hitam atau biru untuk memastikan ia jelas dan mudah dibaca apabila diimbas.

Langkah 2: Imbas atau Ambil Gambar Tandatangan

Selepas menandatangani:

1. Gunakan pengimbas rata atau kamera telefon pintar;
2. Pastikan terdapat cahaya yang mencukupi dan elakkan bayang-bayang;
3. Simpan fail dalam format biasa seperti JPG, PNG atau PDF.

Imej ini akan digunakan sebagai bahan mentah untuk ditukar kepada tandatangan elektronik.

Langkah 3: Alih Keluar Latar Belakang (Pilihan)

Jika anda ingin menggunakan tandatangan sebagai lapisan lutsinar pada dokumen, adalah disyorkan untuk menggunakan alat berikut untuk mengalih keluar latar belakang putih:

• Adobe Photoshop atau Illustrator
• Alat dalam talian seperti remove.bg
• Aplikasi mudah alih seperti CamScanner atau Adobe Scan

Sila pastikan fail akhir menyokong latar belakang lutsinar (contohnya, menggunakan format PNG).

Langkah 4: Tukar Imej kepada Tandatangan Elektronik Selamat

Seterusnya, kita beralih daripada tandatangan imej kepada tandatangan elektronik yang dilindungi secara kriptografi. Ini penting untuk memastikan pematuhan undang-undang di wilayah seperti Hong Kong, Singapura, Malaysia dan Filipina.

Alat yang Disyorkan:

• Platform tandatangan elektronik (seperti DocuSign, Adobe Sign, eSignGlobal)
• Aplikasi PDF yang menyokong tandatangan (seperti Adobe Acrobat atau Foxit PDF)
• Jika melibatkan perniagaan Eropah, gunakan perkhidmatan yang mematuhi piawaian eIDAS

Muat naik tandatangan yang diimbas ke platform yang dipilih, dan platform akan membenamkan sijil digital dan cap waktu untuk mengesahkan kesahihan tandatangan.

Langkah 5: Gunakan Tandatangan Elektronik pada Dokumen

Selepas menjana dan menyimpan tandatangan elektronik dalam format yang sah:

1. Buka dokumen sasaran dalam editor PDF atau platform tandatangan elektronik yang serasi;
2. Seret dan lepaskan atau masukkan tandatangan elektronik yang disahkan ke lokasi yang ditetapkan;
3. Jika disokong, dayakan fungsi penguncian dan penyulitan digital untuk mengelakkan dokumen daripada diubah suai kemudian.

Terutamanya dalam acara yang sensitif dari segi undang-undang, pastikan tandatangan anda memenuhi piawaian Tandatangan Elektronik Bertauliah (QES).

Mengapa Tidak Menggunakan Tandatangan Elektronik Biasa Secara Terus?

Walaupun istilah “tandatangan elektronik” dan “tandatangan digital elektronik” sering digunakan secara bergantian, terdapat perbezaan utama antara kedua-duanya:

• Tandatangan Elektronik: Sebarang tandatangan yang ditanda dengan cara elektronik, yang mungkin tidak mempunyai kesan undang-undang, bergantung pada bidang kuasa tertentu;
• Tandatangan Digital: Bentuk tandatangan elektronik yang disulitkan dan biasanya mempunyai kesan undang-undang yang mengikat.

Perbezaan ini adalah penting. Dalam sesetengah bidang kuasa, tandatangan elektronik biasa yang tidak disulitkan mungkin tidak mempunyai kesan undang-undang di mahkamah.

Amalan Terbaik untuk Pematuhan Undang-undang Serantau

Hong Kong:

Menurut Ordinan Transaksi Elektronik (ETO), hanya tandatangan digital yang dikeluarkan oleh badan pensijilan bertauliah (CA) mempunyai kesan undang-undang.

Singapura:

Akta Transaksi Elektronik, yang dilaksanakan oleh Penguasa Pembangunan Media Maklumat dan Komunikasi (IMDA), menetapkan bahawa tandatangan yang dipercayai mesti memenuhi piawaian tertentu untuk mempunyai kesan undang-undang.

Malaysia:

Akta Tandatangan Digital 1997 menghendaki sijil tandatangan dikeluarkan oleh badan pensijilan yang dilesenkan oleh Suruhanjaya Komunikasi dan Multimedia Malaysia (MCMC).

Apabila menjalankan transaksi rentas sempadan atau bernilai tinggi, pastikan platform yang digunakan mematuhi peraturan yang berkaitan di wilayah tersebut.

Alat yang Disyorkan: Untuk Pengguna di Hong Kong dan Asia Tenggara

Bagi pengguna di Hong Kong dan Asia Tenggara yang mencari alternatif platform antarabangsa yang mematuhi undang-undang dan berpatutan, kami mengesyorkan menggunakan eSignGlobal.

eSignGlobal komited untuk memenuhi keperluan kawal selia serantau, menyediakan fungsi termasuk sokongan bahasa, sijil yang dipercayai dengan integrasi badan pensijilan tempatan dan pengehosan data yang berpusat di rantau APAC.

🌏 Jika anda sedang mencari alternatif DocuSign yang direka untuk Hong Kong dan Asia Tenggara serta mematuhi sepenuhnya, eSignGlobal ialah pilihan pertama anda.

Ringkasan

Mendigitalkan tandatangan tulisan tangan bukan sahaja untuk kemudahan, tetapi juga kunci untuk meningkatkan kecekapan operasi dan perlindungan undang-undang. Daripada menandatangani dokumen sumber manusia kepada mencapai kontrak berjuta-juta dolar, mempunyai keupayaan untuk menandatangani secara elektronik sambil mengekalkan pematuhan adalah kunci untuk meningkatkan proses perniagaan.

Sentiasa pilih platform dan alatan yang mengekalkan kredibiliti digital dokumen, terutamanya dalam industri sensitif, imej tandatangan semata-mata selalunya tidak diiktiraf dari segi undang-undang. Gunakan alatan yang diperakui seperti eSignGlobal untuk memastikan operasi anda cekap dan sah.

✅ Mulakan proses pendigitalan tandatangan yang mematuhi, selamat dan mudah sekarang!