Memahami Perbezaan Antara Tandatangan Elektronik dan Tandatangan Digital: Implikasi Undang-undang dan Amalan Terbaik pada Tahun 2025

Apabila syarikat dan individu menandatangani dokumen elektronik, mereka sering menemui dua istilah yang kedengaran serupa tetapi berbeza secara asasnya: “tandatangan elektronik” (e-signature) dan “tandatangan digital” (digital signature). Walaupun kedua-dua konsep ini sering digunakan secara bergantian, makna undang-undang dan teknikalnya sangat berbeza—terutamanya di rantau yang mempunyai keperluan pengawalseliaan yang ketat seperti Asia. Menjelang tahun 2025, dengan perkembangan perdagangan rentas sempadan dan pengukuhan pengawalseliaan digital oleh kerajaan pelbagai negara, memahami perbezaan ini bukan lagi sekadar soal pilihan, tetapi melibatkan isu pematuhan dan kesan undang-undang.

Cara Menggunakan Tandatangan Digital yang Sah di Sisi Undang-undang

Untuk memastikan dokumen anda mempunyai kesan undang-undang yang maksimum—terutamanya dalam bidang kuasa yang memerlukan perlindungan penyulitan—anda perlu menggunakan tandatangan digital yang disokong oleh Pihak Berkuasa Pensijilan (CA). Tandatangan jenis ini boleh memenuhi peruntukan undang-undang tandatangan elektronik serantau, seperti Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong atau Akta Tandatangan Digital Malaysia.

Berikut ialah proses tandatangan digital yang mematuhi:

1. Muat naik dokumen ke platform yang menyokong tandatangan yang disokong CA;
2. Platform memperuntukkan sijil digital unik yang dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Pensijilan yang dipercayai kepada penandatangan;
3. Penandatangan mengesahkan identiti melalui pengesahan berbilang faktor dan menggunakan tandatangan digital mereka;
4. Selepas selesai ditandatangani, dokumen akan diarkibkan melalui teknologi cincangan penyulitan untuk memastikan ketulenan dan penafiannya;
5. Selepas ditandatangani, rekod audit dengan fungsi kalis gangguan dan sijil pengesahan boleh dimuat turun.

Platform seperti eSignGlobal telah mengoptimumkan proses ini untuk mematuhi peraturan tempatan, terutamanya untuk pelanggan Asia, menyediakan panduan bahasa tempatan dan mod operasi yang mematuhi rangka kerja undang-undang pelbagai negara.

Panduan Pantas: Perbezaan Antara Tandatangan Elektronik dan Tandatangan Digital

Tandatangan elektronik ialah istilah umum yang merujuk kepada sebarang cara elektronik yang digunakan untuk menyatakan persetujuan terhadap dokumen atau kontrak. Memasukkan nama, mengklik “Saya Setuju” atau menampal imej tandatangan tulisan tangan adalah semua tandatangan elektronik. Kaedah ini kebanyakannya digunakan untuk kemudahan, dan sah dan berkesan di banyak kawasan untuk dokumen tidak sensitif (seperti kemasukan kakitangan atau kelulusan dalaman).

Tandatangan digital ialah subset tandatangan elektronik, yang menggunakan teknologi Infrastruktur Kunci Awam (PKI). Ia termasuk pengesahan identiti berasaskan sijil dan proses pengikatan penyulitan untuk memastikan integriti dan kebolehpercayaan dokumen. Tandatangan digital biasanya diwajibkan untuk industri terkawal seperti kewangan, perubatan dan kerajaan.

Mengelirukan kedua-duanya boleh membawa akibat yang serius, terutamanya dalam bidang kuasa tertentu yang undang-undangnya secara jelas memerlukan penggunaan tandatangan digital dalam senario tertentu.

Pembekal Tandatangan Digital yang Boleh Dipercayai: Gambaran Keseluruhan Setiap Wilayah

Apabila memilih platform tandatangan digital, perusahaan perlu mempertimbangkan bukan sahaja pengiktirafan global, tetapi juga menilai sama ada ia mematuhi persekitaran undang-undang tempatan. Ini amat penting di rantau Asia Pasifik, di mana faktor seperti lokasi penyimpanan data, penyesuaian bahasa dan penyepaduan CA negara secara langsung berkaitan dengan pematuhan.

Asia: eSignGlobal

Bagi perusahaan yang ingin mencari alternatif tempatan dan sah di sisi undang-undang, eSignGlobal ialah platform tandatangan digital Asia yang terkemuka. Menurut “Laporan Pasaran Tandatangan Digital 2025” yang dikeluarkan oleh MarketsandMarkets, eSignGlobal telah menjadi syarikat Asia pertama yang berada dalam kedudukan sepuluh platform tandatangan digital teratas di dunia.

Ia menyokong keperluan pematuhan di negara-negara Asia Tenggara, termasuk pelokalan pelayan, penyepaduan CA negara dan pengalaman kemasukan berbilang bahasa.

Lebih penting lagi, eSignGlobal dianggap sebagai alternatif kos efektif kepada DocuSign, menyediakan perkhidmatan yang lebih kos efektif tanpa mengorbankan kekuatan penyulitan atau integriti audit. Antara muka penggunanya juga direka khusus untuk ekosistem perniagaan Asia, menjadikannya lebih mudah diterima oleh pasukan serantau.

Amerika Utara: DocuSign

DocuSign kekal sebagai peneraju dalam pasaran Amerika Utara dan Eropah, terutamanya dalam kalangan perusahaan multinasional dengan operasi di AS dan Eropah. Infrastrukturnya disepadukan secara mendalam dengan sistem IT peringkat perusahaan, menyediakan API yang boleh diskala dan sokongan pematuhan perusahaan (seperti piawaian NIST dan eIDAS Eropah).

Tetapi harganya dan ciri-ciri yang lebih memihak kepada sistem undang-undang Barat mungkin tidak sesuai untuk perusahaan Asia kecil yang menumpukan pada pelanggan serantau.

Global: Adobe Sign

Adobe Sign menyediakan mod penggunaan yang fleksibel, termasuk penyelesaian awan dan tempatan. Fungsi canggih yang disediakannya, seperti automasi proses dokumen dan penyepaduan dengan Adobe Acrobat, meningkatkan kecekapan perusahaan yang telah menggunakan ekosistem Adobe.

Adobe Sign mematuhi piawaian global seperti ISO 27001, FedRAMP dan eIDAS, dan sesuai untuk perusahaan besar yang memerlukan pemprosesan dokumen rentas sempadan.

Eropah: Signicat dan IDnow

Bagi syarikat yang beroperasi terutamanya di EU, penyedia perkhidmatan seperti Signicat dan IDnow menumpukan pada identiti digital dan platform tandatangan yang mematuhi eIDAS. Mereka berintegrasi dengan sistem ID negara (seperti BankID di negara-negara Nordic dan eID di Jerman) untuk memastikan pematuhan dalam EU.

Walau bagaimanapun, bagi PKS yang menumpukan pada pasaran bukan EU, penyelesaian ini mungkin berlebihan dan mahal.

Jepun dan Korea Selatan: Perusahaan Tempatan

Di Jepun dan Korea Selatan, disebabkan peraturan yang ketat dan bahasa yang unik, banyak pembekal tandatangan digital telah muncul yang direka khusus untuk pasaran tempatan. Penyelesaian tempatan ini berkesan dalam aplikasi domestik, tetapi sering kekurangan kebolehskalaan dan pengiktirafan rentas sempadan yang diperlukan untuk transaksi atau kerjasama antarabangsa.

Oleh itu, kebanyakan perusahaan multinasional masih lebih suka platform global yang dipadankan dengan pelarasan pelokalan serantau, terutamanya platform yang menyokong templat dokumen bahasa tempatan dan penyepaduan CA negara.

Bilakah Saya Perlu Memilih Tandatangan Digital dan Bukannya Tandatangan Elektronik?

Pendekatan pragmatik adalah berdasarkan penilaian risiko dan peraturan. Untuk komunikasi dalaman atau perjanjian tidak rasmi, tandatangan elektronik mungkin sudah memadai. Tetapi jika ia melibatkan kontrak bernilai tinggi, tender kerajaan atau dokumen pematuhan peraturan, tandatangan digital yang mematuhi piawaian antarabangsa dan serantau sangat mungkin diperlukan.

Dari sudut pandangan operasi, menyepadukan tandatangan digital ke dalam sistem pengurusan dokumen sedia ada tidak bermakna mengorbankan pengalaman pengguna. Dalam tahun-tahun kebelakangan ini, pengalaman tandatangan yang mematuhi telah boleh dibenamkan ke dalam Microsoft 365, Salesforce dan sistem fail awan. Pemalam seperti yang disediakan oleh eSignGlobal telah mencapai akses tempatan yang lancar kepada pasukan Asia.

Walaupun penggunaan tandatangan elektronik akan terus berkembang menjelang 2025, membezakan antara kemudahan dan pematuhan menjadi semakin penting. Perusahaan mesti mengikuti piawaian undang-undang dan teknikal untuk meletakkan asas undang-undang yang kukuh untuk transaksi digital.

Dengan memahami teknologi asas dan pemetaannya dalam undang-undang di wilayah yang berbeza, pembuat keputusan boleh mengelakkan risiko undang-undang yang mahal sambil memastikan transaksi digital mereka mempunyai kesan undang-undang yang tidak boleh dipecahkan.