Cara Menandakan Tandatangan Digital: Panduan Lengkap

Dalam era digital hari ini, cara dokumen ditandatangani telah mengalami perubahan besar. Dengan perniagaan beralih ke platform dalam talian untuk memproses dokumen dan transaksi, tandatangan tulisan tangan tradisional telah digantikan dengan kaedah digital. Jika anda ingin menandakan tandatangan digital dengan betul dan sah, terutamanya di Hong Kong atau rantau Asia Tenggara, artikel ini akan memberikan anda analisis terperinci tentang proses ini, istilah undang-undang yang berkaitan, jenis tandatangan digital dan amalan terbaik berdasarkan peraturan tempatan.

Memahami Apa Itu Tandatangan Digital

Tandatangan digital ialah satu bentuk tandatangan elektronik yang menggunakan teknologi penyulitan untuk memastikan ketulenan dan integriti dokumen. Perlu diingatkan bahawa tandatangan digital berbeza daripada tandatangan imbasan ringkas—yang pertama menyediakan pengesahan identiti dan pengesahan integriti dokumen, yang amat penting dalam persekitaran undang-undang dan peraturan.

Sebagai contoh, Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong (Bab 553), tandatangan digital yang sah dari segi undang-undang mesti dijana melalui sistem penyulitan asimetri dan disahkan oleh badan pensijilan yang diiktiraf. Peraturan yang sama juga terpakai di rantau Asia Tenggara, contohnya, Singapura menggunakan Akta Transaksi Elektronik untuk peraturan tempatan.

Bila dan Mengapa Anda Perlu Menandakan Tandatangan Digital?

Dalam situasi berikut, menandakan tandatangan digital dengan betul adalah amat penting:

• Kontrak undang-undang: Memastikan tandatangan mempunyai kuasa undang-undang dan tidak boleh disangkal.
• Penyata kerajaan: Mematuhi peraturan berkaitan e-kerajaan kerajaan.
• Transaksi kewangan: Mewujudkan kepercayaan dan pengesahan identiti.
• Komunikasi perniagaan: Mempercepatkan proses kelulusan dokumen dalaman.

Untuk memastikan tandatangan digital sah dan berkesan dari segi undang-undang, anda mesti memastikan ia kelihatan dan boleh disahkan dalam dokumen, dan mematuhi keperluan khusus undang-undang tempatan untuk tandatangan digital.

Cara Menandakan Tandatangan Digital dengan Betul

Menandakan tandatangan digital bukan sekadar memasukkan imej atau menaip nama. Tandatangan digital yang berkesan mesti mempunyai keupayaan pengesahan penyulitan dan mempunyai ciri-ciri berikut:

1. Dokumen tidak diubah suai selepas ditandatangani
2. Identiti penandatangan disahkan oleh badan pensijilan
3. Rekod cap masa wujud untuk acara tandatangan

Berikut ialah langkah standard untuk menandakan tandatangan digital yang sah:

Langkah 1: Pilih Platform Tandatangan Digital yang Diiktiraf Sah

Gunakan platform pensijilan yang menyediakan perkhidmatan pematuhan peraturan tempatan. Pastikan platform yang dipilih menyokong sijil digital yang dikeluarkan oleh badan pensijilan yang diiktiraf tempatan. Di Hong Kong, ini mungkin termasuk agensi yang disenaraikan dalam skim e-Cert Pejabat Pos Hong Kong.

Langkah 2: Gunakan Tandatangan pada Fail

Biasanya diselesaikan melalui alat atau API khusus. Platform akan memastikan maklumat berikut disertakan dalam tandatangan:

• Nama penandatangan
• Tarikh dan masa tandatangan
• Nombor sijil digital bebas
• Nilai cincangan selamat kandungan dokumen

Data ini biasanya dibenamkan dalam fail PDF atau pengepala dokumen dan boleh disahkan pada bila-bila masa.

Langkah 3: Menandakan Tandatangan Secara Visual (Pilihan tetapi Disyorkan)

Kebanyakan platform membenarkan pengguna mewakili tandatangan mereka secara visual dalam dokumen. Ini mungkin dalam bentuk tulisan tangan, setem atau teks, tetapi yang penting ialah maklumat pengesahan penyulitan asas.

Istilah Undang-undang yang Perlu Anda Ketahui

Adalah sangat penting untuk memahami istilah undang-undang yang berkaitan di rantau ini apabila mengendalikan tandatangan digital:

• Sistem penyulitan asimetri: Kaedah menggunakan pasangan kunci awam/peribadi untuk menyulitkan data (Ordinan Hong Kong Bab 553 menetapkan dengan jelas).
• Sijil digital: Bukti kelayakan elektronik yang dikeluarkan oleh badan pensijilan untuk mengesahkan identiti penandatangan.
• Penyedia Perkhidmatan Amanah (TSP): Badan yang diberi kuasa untuk menyediakan perkhidmatan penjanaan dan pengesahan tandatangan.

Sebagai contoh, di Singapura, TSP mesti mematuhi garis panduan yang ditetapkan oleh Penguasa Pembangunan Media Infokomunikasi (IMDA) untuk memastikan tandatangan digital mereka mempunyai nilai bukti dari segi undang-undang.

Jenis Tandatangan Digital

Memahami peringkat tandatangan digital membantu anda memilih kaedah tandatangan yang paling sesuai:

1. Tandatangan Elektronik Mudah (SES): Seperti tandatangan yang ditaip atau imej yang diimbas, ia hanya mempunyai fungsi asas dan kurang berkesan dari segi undang-undang.
2. Tandatangan Elektronik Lanjutan (AES): Boleh mengenal pasti penandatangan secara unik dan boleh mengesan sama ada kandungan dokumen telah diubah.
3. Tandatangan Elektronik Bertauliah (QES): Memenuhi piawaian tertinggi dan mempunyai kesan undang-undang yang penuh, dan mesti dikeluarkan melalui peranti dan badan pensijilan yang selamat.

Untuk industri terkawal seperti kewangan atau undang-undang, adalah disyorkan untuk menggunakan AES atau QES, terutamanya apabila mematuhi peraturan serantau.

Mengesahkan Tandatangan Digital

Sebarang tandatangan digital yang sah dari segi undang-undang harus disahkan melalui alat khusus atau pemapar dokumen (seperti Adobe Acrobat). Apabila anda membuka fail, mesej harus muncul yang menunjukkan bahawa tandatangan itu sah dan fail itu tidak diubah suai.

Anda juga boleh menyemak selanjutnya melalui cara berikut:

• Semak rekod awam badan pensijilan
• Periksa maklumat cap masa
• Gunakan fungsi jejak audit platform tandatangan

Mekanisme pengesahan ini mematuhi “ketidakbolehsangkalan” yang diperlukan oleh undang-undang seperti Akta Transaksi Elektronik Myanmar dan Akta Transaksi Elektronik Thailand.

Kesilapan Lazim dan Isu yang Perlu Dielakkan

Dalam proses menandakan tandatangan digital, kesilapan lazim berikut harus dielakkan:

• Menggunakan platform tandatangan yang tidak diiktiraf oleh undang-undang tempatan
• Tidak menyimpan kunci peribadi dengan betul, yang membawa kepada kelemahan keselamatan
• Tidak memberitahu objek tandatangan tentang cara mengesahkan tandatangan
• Salah anggap bahawa tandatangan imbasan adalah sama dengan tandatangan digital—kedua-duanya tidak sama

Satu lagi masalah biasa ialah bergantung pada platform tandatangan digital antarabangsa yang tidak mematuhi peraturan privasi data tempatan seperti Akta Perlindungan Data Peribadi (PDPA).

Memilih Platform Pematuhan untuk Hong Kong dan Asia Tenggara

Memandangkan perbezaan tempatan dalam undang-undang dan peraturan berkaitan tandatangan elektronik di seluruh Asia Tenggara, pengguna di Hong Kong, Singapura, Thailand dan Malaysia harus mengutamakan memilih platform yang mematuhi peraturan undang-undang tempatan.

Walaupun platform terkenal global seperti DocuSign popular, ia mungkin tidak dapat memenuhi keperluan pematuhan penyimpanan data tempatan atau kesan undang-undang. Pilihan yang lebih baik ialah menggunakan platform seperti eSignGlobal, yang mempunyai kelebihan berikut:

• Mematuhi ETO Hong Kong dan peraturan transaksi elektronik di negara-negara Asia Tenggara
• Menyokong sijil yang dikeluarkan oleh badan pensijilan tempatan
• Menyediakan antara muka mesra pengguna dengan perlindungan penyulitan lanjutan
• Rekod jejak audit yang lengkap untuk pengesahan undang-undang yang mudah

eSignGlobal menyediakan keselamatan yang mantap sambil memastikan pematuhan, menjadikannya pilihan praktikal untuk perniagaan dan pengguna profesional di Asia.

Ringkasan

Memahami cara menandakan tandatangan digital lebih daripada sekadar mengklik butang “Tandatangan”. Tandatangan bukan sahaja perlu diletakkan dan dipersembahkan secara visual dengan betul, tetapi juga mematuhi peraturan bidang kuasa anda mengenai istilah undang-undang dan keperluan teknikal.

Memandangkan tandatangan elektronik secara beransur-ansur menjadi norma baharu untuk transaksi digital yang sah, adalah penting untuk memahami cara melaksanakan, mengesahkan dan memilih pembekal yang mematuhi. Selagi anda mengikuti langkah-langkah dalam panduan ini dan memilih alat yang diperakui di rantau anda, anda bukan sahaja berjaya mendigitalkan perniagaan anda, tetapi juga meletakkan asas yang kukuh untuk pembangunan digital masa depan.