Cara Mendapatkan Tanda Semak dalam Tandatangan Digital: Panduan Langkah demi Langkah

Dalam era digital, fail elektronik telah menjadi kebiasaan baharu, dan tandatangan digital memainkan peranan penting dalam mengesahkan ketulenan dokumen dan memastikan kesahan undang-undang. Jika anda pernah menandatangani dokumen elektronik dan tertanya-tanya bagaimana untuk memaparkan ikon “tanda semak” atau “tanda betul” yang boleh dikenal pasti di sebelah tandatangan anda, anda tidak bersendirian. Tanda semak ini biasanya melambangkan ketulenan, pematuhan dan pengesahan dokumen yang berjaya—terutamanya dalam bidang kuasa dengan undang-undang dan peraturan yang ketat seperti Hong Kong, Singapura atau Malaysia.

Artikel ini akan meneroka secara mendalam cara mendapatkan tanda semak dalam tandatangan digital—maksudnya, kepentingannya dan cara memastikan tandatangan anda mematuhi piawaian undang-undang dan peraturan tempatan.

Apakah Maksud Tanda Semak dalam Tandatangan Digital?

Tanda semak (atau tanda betul) yang dilihat di sebelah tandatangan digital biasanya menunjukkan bahawa dokumen itu:

• Tidak diusik sejak ditandatangani
• Ditandatangani menggunakan sijil digital yang disahkan dan sah
• Lulus pengesahan oleh Pihak Berkuasa Pensijilan (CA)
• Mematuhi undang-undang tandatangan elektronik negara atau wilayah

Dalam banyak pembaca PDF digital (seperti Adobe Acrobat Reader), tanda semak hijau atau simbol reben biru mewakili tandatangan digital yang sah dan tidak diusik.

Tetapi untuk mencapai tanda semak ini tidak dilakukan secara automatik—ia memerlukan langkah khusus untuk diikuti dan memastikan teknologi disegerakkan dengan pematuhan.

Langkah Terperinci: Cara Membuat Tandatangan Digital Anda Memaparkan Tanda Semak

Langkah 1: Gunakan Sijil Digital yang Sah

Hanya tandatangan digital yang ditandatangani menggunakan sijil digital yang boleh dipercayai dianggap sah dari segi undang-undang dan boleh mendapatkan tanda semak. Sijil sedemikian biasanya dikeluarkan oleh:

• Pihak Berkuasa Pensijilan (CA) yang berkelayakan
• Penyedia perkhidmatan tandatangan digital berlesen dalam bidang kuasa anda

Di kebanyakan negara Asia Tenggara, seperti Singapura dan Malaysia, menggunakan CA berlesen adalah keperluan mandatori untuk menjadikan tandatangan sah dari segi undang-undang. Di Hong Kong, Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553) mentakrifkan keperluan khusus untuk tandatangan digital untuk mendapatkan pengiktirafan undang-undang dalam sektor awam dan swasta.

Jika anda menggunakan sijil digital peribadi yang ditandatangani sendiri, ia tidak akan mencetuskan tanda semak dalam medan tandatangan PDF. Untuk mengelakkan perkara ini, sentiasa gunakan sijil yang dikeluarkan oleh CA yang boleh dipercayai yang diiktiraf oleh undang-undang negara.

Langkah 2: Pilih Perisian yang Serasi untuk Menandatangani

Menggunakan platform tandatangan elektronik yang mematuhi adalah sangat penting. Perisian PDF seperti Adobe Acrobat, Nitro Pro dan Foxit PhantomPDF menyokong tandatangan sijil digital. Walau bagaimanapun, jika anda perlu menandatangani dokumen dalam senario tempatan atau antarabangsa, platform seperti eSignGlobal boleh memastikan:

• Mematuhi peraturan tempatan
• Tandatangan berasaskan sijil
• Pengesahan automatik, dengan itu mencetuskan tanda semak

Beberapa penyelesaian peringkat perusahaan juga menyokong pembenaman Pihak Berkuasa Cap Masa (TSA), yang membantu mencegah gangguan dan meningkatkan penentuan kesahan tandatangan.

Langkah 3: Sediakan Identiti yang Dipercayai dalam Pembaca PDF

Jika amaran atau tanda soal masih dipaparkan dan bukannya tanda semak selepas menggunakan tandatangan yang sah, penyelesaiannya mungkin terletak pada konfigurasi pembaca PDF anda:

1. Buka Adobe Acrobat Reader.
2. Pergi ke Edit > Keutamaan > Tandatangan.
3. Import atau percayai sijil akar CA di bawah “Sijil Identiti & Dipercayai”.
4. Mulakan semula Adobe Acrobat dan muat semula fail yang ditandatangani.

Sebaik sahaja komputer anda mempercayai pihak berkuasa yang mengeluarkan sijil, fail tandatangan masa hadapan akan memaparkan tanda semak hijau secara automatik.

Mengapa Tanda Semak Sangat Penting dalam Sistem Undang-undang di Rantau Asia Pasifik?

Di negara seperti Hong Kong, Singapura dan Malaysia, kesahan undang-undang tandatangan digital perlu memenuhi definisi dalam peruntukan undang-undang tempatan.

• Di Hong Kong, Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553) menetapkan bahawa tandatangan digital mesti dijana melalui sijil yang dikeluarkan oleh CA yang diiktiraf untuk dianggap sah.
• Di Singapura, Akta Transaksi Elektronik selaras dengan Undang-undang Model UNCITRAL mengenai E-Dagang, menekankan kepentingan pihak berkuasa akar kepercayaan yang diperakui.
• Malaysia mengikut Akta Tandatangan Digital 1997, yang menetapkan bahawa tandatangan untuk transaksi kerajaan atau komersial mesti menggunakan sijil daripada pembekal berlesen.

Kegagalan untuk mematuhi peraturan bukan sahaja akan kehilangan tanda semak, tetapi juga boleh menjejaskan kesahan undang-undang kontrak.

Masalah Lazim yang Menyebabkan Tanda Semak Tidak Dipaparkan

Walaupun menggunakan kaedah tandatangan yang sah, tanda semak mungkin masih tidak dipaparkan. Sebab biasa termasuk:

• Fail telah diubah selepas ditandatangani;
• Sijil digital bukan daripada CA yang dipercayai;
• Maklumat rantaian sijil yang hilang atau salah;
• Tetapan tarikh/masa sistem yang salah menjejaskan pengesahan;
• Perisian pembaca tidak mempercayai sijil akar.

Menggunakan platform seperti eSignGlobal, yang secara automatik melaksanakan proses pengesahan di latar belakang, boleh mengelakkan butiran teknikal ini dengan mudah.

Petua Pantas: Pastikan Tandatangan Sentiasa Memaparkan Tanda Semak

• Gunakan platform tandatangan awan yang mematuhi peraturan negara anda;
• Benamkan cap masa daripada Pihak Berkuasa Cap Masa (TSA) yang berwibawa;
• Kemas kini senarai sijil dan CA yang dipercayai dengan kerap;
• Elakkan mengubah kandungan fail selepas menandatangani.

Bolehkah Tanda Semak Diganggu?

Tidak—dengan syarat fail tidak diubah suai selepas ditandatangani. Tanda semak berkait secara langsung dengan pengesanan integriti fail. Sebarang gangguan akan membatalkan tandatangan digital, dan tanda semak akan hilang atau bertukar menjadi simbol amaran.

Inilah sebabnya proses kelulusan dalam industri terkawal (seperti undang-undang, kewangan, kerajaan) sangat bergantung pada platform tandatangan digital yang mematuhi, yang mengunci kandungan selepas fail ditandatangani untuk mengelakkan perubahan.

Nasihat Akhir: Mencapai Pengesahan, Pematuhan dan E-Tandatangan Selamat di Hong Kong dan Asia Tenggara

Bagi perniagaan dan profesional yang beroperasi di Hong Kong atau Asia Tenggara, mematuhi piawaian tandatangan digital tempatan adalah penting. Walaupun platform seperti Adobe sesuai untuk kegunaan umum, ia tidak semestinya memastikan pematuhan dengan semua rangka kerja undang-undang serantau.

Alternatif yang berkuasa ialah eSignGlobal—platform selamat dan mematuhi yang disesuaikan untuk pasaran Asia Pasifik. Ia menyediakan tandatangan digital berasaskan sijil, penguncian kalis gangguan, sokongan cap masa, penyepaduan dengan CA yang diiktiraf, memastikan anda mematuhi keperluan undang-undang tempatan sambil melihat tanda semak.

Jika anda sedang mencari alternatif kepada DocuSign yang lebih mematuhi peraturan Asia Pasifik, eSignGlobal ialah pilihan ideal anda.

Dengan menguasai pengetahuan dan alatan yang betul, menambahkan tanda semak pada tandatangan digital anda adalah mudah dan sah dari segi undang-undang. Sama ada anda menandatangani kontrak, dokumen sumber manusia, perjanjian kewangan atau borang kerajaan—menandatangani dengan betul bukan sahaja membina kepercayaan, tetapi juga memastikan tandatangan anda sah dari segi undang-undang di mana-mana wilayah, di mana-mana mahkamah.