Bagaimana Mendapatkan Sijil Tandatangan Digital pada Fail PDF?

Dalam era digital yang semakin berkembang ini, keperluan untuk penyelesaian tandatangan yang selamat dan sah di sisi undang-undang adalah lebih tinggi berbanding sebelum ini. Sama ada menyerahkan dokumen perniagaan rasmi, menandatangani kontrak, atau mengesahkan permohonan, mengintegrasikan Sijil Tandatangan Digital (DSC) ke dalam fail PDF boleh mengoptimumkan aliran kerja dan memastikan pematuhan terhadap keperluan peraturan.

Artikel ini akan memberikan anda panduan langkah demi langkah tentang cara mendapatkan sijil tandatangan digital dan menggunakannya pada dokumen PDF. Kandungan ini memberi tumpuan kepada istilah undang-undang dan keperluan bidang kuasa Hong Kong dan Asia Tenggara, dan amat sesuai untuk perniagaan dan individu yang beroperasi di rantau ini sebagai rujukan.

Apakah Sijil Tandatangan Digital?

Sijil tandatangan digital ialah kunci digital selamat yang dikeluarkan oleh badan pensijilan (CA) yang dilesenkan untuk mengesahkan identiti penandatangan. Tidak seperti tandatangan elektronik biasa, DSC menggunakan penyulitan dan teknologi pengesahan identiti berasaskan sijil untuk memenuhi piawaian pematuhan dan audit yang ketat.

Maklumat utama yang terkandung dalam DSC termasuk:

• Kunci awam pemegang
• Nama badan pensijilan
• Tarikh luput
• ID digital dan nombor siri sijil
• Maklumat identiti pemegang

Sijil ini mengikat dari segi undang-undang dan diiktiraf oleh undang-undang transaksi elektronik di banyak tempat di seluruh dunia, seperti Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong (Bab 553) dan Undang-undang Maklumat dan Transaksi Elektronik Indonesia (UU ITE).

Kesan Undang-undang di Hong Kong dan Asia Tenggara

Adalah penting untuk memahami undang-undang tempatan yang berkaitan sebelum menggunakan tandatangan digital:

• Di Hong Kong, tandatangan digital yang dibuat menggunakan sijil yang diiktiraf yang dikeluarkan oleh badan pensijilan yang diiktiraf diiktiraf sebagai tandatangan “selamat” di bawah Seksyen 18 Ordinan Transaksi Elektronik.
• Di Singapura, di bawah Akta Transaksi Elektronik (ETA), hanya tandatangan sijil digital yang dikeluarkan oleh penyedia perkhidmatan amanah (TSP) yang diperakui yang sah di sisi undang-undang.
• Begitu juga, Malaysia mematuhi Akta Tandatangan Digital 1997, manakala Thailand, Vietnam dan Indonesia masing-masing telah merangka peraturan negara yang berkaitan untuk mengiktiraf tandatangan digital.

Oleh itu, mendapatkan sijil tandatangan digital yang mematuhi peraturan adalah penting untuk kesahihan undang-undang kontrak, deklarasi kerajaan dan perjanjian komersial.

Panduan Langkah demi Langkah untuk Mendapatkan Sijil Tandatangan Digital PDF

Berikut ialah langkah-langkah untuk mendapatkan sijil tandatangan digital dan menggunakannya dengan selamat pada dokumen PDF:

Langkah 1: Pilih Badan Pensijilan Berlesen

Pilih badan pensijilan (CA) yang diiktiraf oleh bidang kuasa anda berdasarkan lokasi anda:

• Hong Kong: Anda boleh memilih penyedia perkhidmatan yang dipercayai seperti Digi-Sign dan Certizen
• Singapura: Netrust ialah badan pengeluar sijil berlesen
• Pengguna serantau boleh memilih platform rentas sempadan yang mematuhi peraturan seperti eSignGlobal

Pastikan CA yang anda pilih mematuhi piawaian ISO/IEC 27001 dan mematuhi spesifikasi PKI (Infrastruktur Kunci Awam).

Langkah 2: Serahkan Dokumen KYC dan Mohon DSC

Badan pensijilan akan meminta anda menyerahkan bahan KYC (Kenali Pelanggan Anda). Biasanya termasuk:

• Bukti identiti dan bukti alamat
• Dokumen pensijilan organisasi untuk DSC korporat
• Sekeping gambar berukuran pasport
• Isi borang permohonan

Sebaik sahaja disahkan, anda akan menerima e-Token USB atau memuat turun sijil dalam bentuk perisian.

Langkah 3: Pasang Sijil Tandatangan Digital pada Peranti Anda

Jika anda menerima Token USB:

• Palamkan USB ke dalam komputer anda
• Gunakan pemasang yang disediakan oleh CA untuk memasang

Jika anda menerima sijil dalam bentuk perisian:

• Muat turun fail sijil daripada laman web rasmi CA
• Import sijil ke dalam sistem atau pelayar anda (seperti Pengurus Sijil Windows atau Rantai Kunci Mac)

Konfigurasikan Adobe Acrobat Reader atau pembaca PDF lain untuk mengenali sijil anda dalam tetapan tandatangan.

Langkah 4: Gunakan Tandatangan Digital pada PDF

Berikut ialah langkah-langkah untuk menandatangani PDF menggunakan Adobe Acrobat:

1. Buka Adobe Acrobat Reader
2. Navigasi ke “Alat” > “Sijil” > “Tandatangan Digital”
3. Lukis kawasan tandatangan pada dokumen
4. Pilih sijil tandatangan digital yang anda pasang
5. Gunakan tandatangan dan simpan dokumen

PDF anda akan mengandungi maklumat tandatangan digital yang disulitkan yang boleh disahkan oleh penerima.

Kelebihan Menggunakan DSC pada PDF

1. Sah di sisi undang-undang

Tandatangan digital berasaskan sijil mempunyai pengiktirafan undang-undang di bawah undang-undang transaksi elektronik di kebanyakan negara Asia Tenggara dan boleh digunakan sebagai tandatangan yang sah di mahkamah.

2. Tingkatkan Keselamatan

DSC menggunakan teknologi penyulitan untuk memastikan integriti dokumen dan mencegah gangguan melalui pengesahan kunci dan identiti.

3. Mematuhi Keperluan Peraturan

Dalam bidang kewangan, undang-undang, kerajaan dan lain-lain, tandatangan digital sering menjadi keperluan pematuhan mandatori dan bukannya pilihan.

4. Jejak Audit dan Cap Waktu

PDF yang ditandatangani DSC boleh mengandungi cap waktu tandatangan dan maklumat penandatangan untuk kebolehkesanan dan ketidakbolehsangkalan penuh.

Senario Aplikasi Biasa

• Menandatangani memorandum persefahaman atau kontrak rentas sempadan
• Memfailkan cukai dalam talian atau penyerahan dokumen kastam
• Pengesahan deklarasi perusahaan platform elektronik kerajaan
• Lukisan kejuruteraan atau dokumen undang-undang dalam format PDF ditandatangani dan dicop
• Meluluskan pesanan pembelian dan invois secara digital

Soalan Lazim dan Cadangan Penyelesaian Masalah

• Pastikan Acrobat anda atau pemapar PDF lain adalah versi terkini
• Semak sama ada badan pensijilan anda diiktiraf oleh undang-undang negara sasaran
• Sahkan bahawa sijil belum tamat tempoh atau dibatalkan
• Pengguna DSC perusahaan perlu mengesahkan sama ada sistem platform telah menyelesaikan penyepaduan bahagian belakang melalui API atau pemalam (seperti SAP, Salesforce)

Bolehkah Saya Menggunakan Alternatif kepada Adobe Acrobat?

Sudah tentu. Banyak platform pensijilan menyokong fungsi sijil tandatangan digital PDF, seperti:

• Foxit PDF Editor
• Nitro PDF Pro
• Alat terbina dalam pelayar eSignGlobal
• DocuSign (untuk keperluan tandatangan elektronik asas)

Tetapi sila ingat untuk mengesahkan sama ada perkhidmatan yang dipilih mematuhi peraturan undang-undang negara anda mengenai tandatangan elektronik.

Pematuhan Serantau Adalah Penting

Bagi pengguna dari Hong Kong dan Asia Tenggara, hanya menggunakan tandatangan elektronik biasa mungkin tidak memenuhi keperluan penguatkuasaan undang-undang kontrak. Khususnya apabila melibatkan dokumen operasi kerajaan atau komersial, pihak berkuasa kawal selia secara amnya memerlukan penggunaan “tandatangan digital selamat” yang diiktiraf.

Jika operasi melibatkan berbilang negara atau mengendalikan dokumen kontrak sensitif, anda mesti memilih penyelesaian yang menyokong piawaian pematuhan berbilang bidang kuasa. Platform yang mematuhi piawaian ETSI EN 319 411-1, Senarai Amanah Adobe (AATL) dan pensijilan WebTrust mempunyai pengiktirafan dan kredibiliti undang-undang yang lebih tinggi.

Disyorkan: eSignGlobal—Penyelesaian Pematuhan yang Mematuhi Peraturan

Bagi pengguna yang ingin mematuhi sepenuhnya peraturan tandatangan digital tempatan di Hong Kong dan Asia Tenggara, eSignGlobal ialah platform tandatangan elektronik yang selamat dan sangat patuh. Tidak seperti platform lain, eSignGlobal sejajar rapat dengan mekanisme amanah negara ASEAN, menyokong cap waktu selamat, tandatangan jauh, pengikatan identiti nama sebenar dan fungsi utama lain.

Ia berdasarkan sistem keselamatan PKI yang terkemuka dalam industri, dan sijil disokong oleh badan pensijilan, menyediakan pengguna dengan platform yang mudah digunakan dan komprehensif dari segi peraturan untuk memastikan pemeteraian dokumen rentas sempadan tanpa kebimbangan.

Dengan mengikuti panduan di atas, anda boleh menggunakan sijil tandatangan digital pada fail PDF dengan yakin, meningkatkan pematuhan undang-undang, keselamatan fail dan kepercayaan profesional dalam era digital.