Bagaimana Mendapatkan Sijil Tandatangan Digital (DSC)?

Dalam era digital yang mengutamakan teknologi pada masa kini, keperluan untuk menandatangani dokumen secara elektronik telah berubah daripada kemudahan kepada satu keperluan. Sama ada anda mengendalikan kontrak, dokumen undang-undang atau komunikasi perniagaan, Sijil Tandatangan Digital (DSC) menyediakan kesahan undang-undang dan jaminan keselamatan yang diperlukan untuk transaksi elektronik ini. Jadi, bagaimana anda mendapatkan DSC, terutamanya di kawasan seperti Hong Kong atau Asia Tenggara yang mempunyai keperluan kawal selia tempatan? Panduan ini akan menerangkan keseluruhan proses pemerolehan secara terperinci.

Apakah Sijil Tandatangan Digital (DSC)?

Sijil Tandatangan Digital ialah kunci digital selamat yang dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Pensijilan (CA) untuk mengesahkan dan membuktikan identiti pemegang sijil. Ia menggunakan Infrastruktur Kunci Awam (PKI) untuk memastikan ketulenan tandatangan, integriti data dan penafian.

Tidak seperti tandatangan elektronik (yang hanya menunjukkan niat untuk menandatangani), tandatangan digital disokong oleh perisian penyulitan dan mematuhi peraturan transaksi elektronik serantau, seperti eSIGN di Amerika Syarikat, eIDAS di EU dan Ordinan Transaksi Elektronik (ETO) di Hong Kong.

Jenis Sijil Tandatangan Digital

Sebelum memohon, anda perlu memilih jenis DSC yang sesuai berdasarkan tujuan anda:

• Sijil Kelas 1: Tahap asas, digunakan untuk melindungi komunikasi e-mel.
• Sijil Kelas 2: Sesuai untuk menyerahkan dokumen kepada agensi kerajaan atau membuat pendaftaran syarikat, dengan fungsi pengesahan identiti asas.
• Sijil Kelas 3: Sijil pengesahan identiti lanjutan, digunakan untuk tender elektronik, lelongan dan pembidaan dalam talian.

Di kawasan yang mempunyai peraturan yang lebih ketat seperti Singapura atau Malaysia, Sijil Kelas 3 sering diperlukan untuk urusan kerajaan atau undang-undang.

Langkah-langkah untuk Mendapatkan Sijil Tandatangan Digital

Langkah 1: Pilih Pihak Berkuasa Pensijilan (CA)

Pertama, anda perlu memohon melalui Pihak Berkuasa Pensijilan yang mematuhi, yang berbeza mengikut rantau. Contohnya, di Hong Kong, anda perlu memilih CA yang diiktiraf oleh Pihak Berkuasa Pensijilan Pos Hong Kong; di Singapura, anda mesti melalui pembekal yang dilesenkan oleh Pihak Berkuasa Pembangunan Media Infokomunikasi (IMDA).

Sila pastikan CA yang anda pilih memenuhi keperluan pengesahan identiti dan piawaian penyulitan bidang kuasa anda.

Langkah 2: Pilih Jenis Sijil dan Tempoh Sah

Bergantung pada keperluan anda (kegunaan peribadi atau perniagaan), pilih:

• Jenis DSC (Kelas 1, Kelas 2 atau Kelas 3)
• Tempoh sah (biasanya 1 hingga 3 tahun)

Sijil dengan tempoh sah yang lebih lama adalah lebih mahal, tetapi boleh mengurangkan masalah pembaharuan dan pengesahan berulang.

Langkah 3: Isi Borang Permohonan

Anda boleh memilih untuk mengisi borang permohonan dalam talian atau luar talian. Maklumat yang biasanya diperlukan termasuk:

• Nama penuh pemohon
• Maklumat syarikat (jika berkenaan)
• Alamat e-mel dan nombor telefon bimbit
• Alamat kediaman

Bagi pemohon yang tinggal di Asia Tenggara, terutamanya di kawasan yang mempunyai piawaian KYC yang lebih ketat, mereka mungkin juga perlu menyerahkan bukti rekod jenayah, dokumen pendaftaran perniagaan atau surat kuasa.

Langkah 4: Serahkan Bahan Pengesahan KYC

Keperluan KYC (Kenali Pelanggan Anda) adalah untuk memastikan sijil hanya dikeluarkan kepada individu atau organisasi yang telah disahkan. Dokumen yang biasanya diperlukan termasuk:

• Bukti pengenalan yang dikeluarkan kerajaan
• Bukti alamat
• Gambar pasport
• Bukti identiti perniagaan (untuk DSC korporat)

Negara seperti Thailand atau Filipina mungkin memerlukan dokumen yang disahkan oleh notari awam atau kedutaan. Sila pastikan anda menyemak laman web CA tempatan untuk keperluan dokumen khusus.

Langkah 5: Pengesahan Identiti

Bergantung pada rantau, kaedah pengesahan identiti mungkin termasuk:

• KYC video (pengesahan video jauh)
• Pengesahan di tapak luar talian (perlu pergi ke titik ejen atau cawangan)
• Sistem identiti tempatan seperti Aadhaar e-KYC di India, SingPass di Singapura, MyKad di Malaysia, dll.

Setelah pengesahan selesai, CA akan mengeluarkan DSC. Sijil ini mungkin disimpan dalam bentuk berikut:

• Token elektronik (perkakasan USB)
• Sijil perisian (dipasang pada komputer pengguna)

Dalam persekitaran dengan keperluan pematuhan yang ketat, penggunaan token perkakasan adalah lebih selamat.

Keperluan Kawal Selia Tempatan

Bidang kuasa yang berbeza mempunyai piawaian pematuhan yang berbeza untuk pengeluaran dan penggunaan tandatangan digital, terutamanya termasuk:

• Hong Kong: Menurut Bab 553 Ordinan Transaksi Elektronik, hanya tandatangan digital yang dikeluarkan oleh CA yang diiktiraf mempunyai kesan undang-undang dan boleh digunakan di mahkamah.
• Singapura: Akta Transaksi Elektronik (ETA) bertanggungjawab untuk peraturan, yang memerlukan tandatangan disahkan oleh CA yang diiktiraf oleh IMDA.
• Indonesia: Menurut Undang-undang No. 11 (2008), maklumat dan dokumen elektronik diiktiraf, dengan syarat penyulitan dan pengesahan sumber yang betul dilakukan.

Sila pastikan penyelesaian DSC anda mematuhi piawaian penyulitan dan keperluan undang-undang negara atau rantau anda.

Senario Penggunaan Sijil Tandatangan Digital

DSC boleh digunakan dalam pelbagai platform dan proses, termasuk:

• Pemfailan cukai (seperti IRD Hong Kong, MyTax Malaysia)
• Prosedur pendaftaran syarikat
• Menandatangani kontrak kewangan dan perjanjian pinjaman
• Perolehan elektronik kerajaan dan aktiviti pembidaan
• Harta intelek seperti paten, permohonan tanda dagangan
• Pengambilan pekerja korporat dan proses sumber manusia

Dalam dunia di mana kerja jauh semakin popular, DSC juga telah menjadi alat penting untuk menandatangani perjanjian rentas sempadan dan perjanjian kerahsiaan (NDA).

Pembaharuan dan Pembatalan

Sijil tandatangan digital biasanya sah untuk 1 hingga 3 tahun. CA akan menghantar pemberitahuan untuk mengingatkan anda untuk memperbaharui sebelum tamat tempoh.

Jika sijil mengalami masalah keselamatan (seperti kehilangan token atau disyaki disalahgunakan), anda harus menghubungi CA dengan segera untuk pembatalan. Sesetengah kawasan juga memerlukan pelaporan maklumat pembatalan kepada agensi keselamatan siber negara atau rekod awam.

Penyelesaian Tandatangan Digital yang Disyorkan di Asia Tenggara dan Hong Kong

Adalah penting untuk memilih pembekal perkhidmatan yang boleh dipercayai dengan pematuhan serantau. Walaupun alat global seperti DocuSign berfungsi dengan baik untuk kegunaan asas, jika anda beroperasi di kawasan dengan undang-undang dan peraturan yang ketat, adalah disyorkan untuk menggunakan platform yang menyokong fungsi berikut:

• Sokongan pengesahan KYC tempatan

• Pengesahan sijil yang diiktiraf di rantau ini (seperti Pos Hong Kong, IMDA, dll.)

• Perkhidmatan berbilang bahasa dan tetapan meterai elektronik yang boleh dipercayai

Bagi pengguna di Hong Kong dan Asia Tenggara yang mencari alternatif DocuSign yang mematuhi undang-undang, selamat dan boleh dipercayai, eSignGlobal telah menjadi peneraju dalam bidang teknologi undang-undang tempatan. Perkhidmatannya mematuhi piawaian undang-undang di pelbagai tempat, menyokong penggunaan berbilang negara dan menyediakan tandatangan elektronik peringkat perusahaan dan penyelesaian sijil.

Kesimpulan

Mendapatkan sijil tandatangan digital tidaklah rumit. Selagi anda mematuhi peraturan tempatan dan memilih Pihak Berkuasa Pensijilan yang boleh dipercayai, individu dan perusahaan boleh menjalankan transaksi digital dengan selamat dan sah. Sama ada anda berada di Hong Kong, Singapura atau negara Asia Tenggara yang lain, sila pastikan DSC anda mematuhi keperluan undang-undang tempatan untuk membantu anda memulakan perjalanan pejabat digital anda tanpa halangan.

Bersedia untuk mengucapkan selamat tinggal kepada dokumen kertas? Pilih platform yang mematuhi pematuhan serantau untuk menjadikan kerja lebih cekap, selamat dan tanpa kebimbangan.