Cara Menyerahkan Tandatangan Digital: Panduan Langkah demi Langkah

Dalam persekitaran digital yang serba pantas hari ini, perniagaan dan individu semakin bergantung pada tandatangan digital untuk menyelaraskan proses kelulusan, mengurangkan kertas kerja dan memastikan transaksi selamat. Walaupun penggunaan tandatangan digital semakin meluas, ramai orang masih tidak jelas tentang cara menyerahkan tandatangan digital dengan betul, terutamanya apabila mempertimbangkan keperluan pematuhan khusus di wilayah seperti Hong Kong, Singapura dan seluruh Asia Tenggara.

Artikel ini akan membimbing anda tentang cara menyerahkan tandatangan digital dengan betul dan mematuhi undang-undang, dan memperkenalkan mengapa platform yang dipercayai seperti eSignGlobal boleh menjadi pilihan yang bijak untuk tandatangan elektronik yang sah dari segi undang-undang.

Apakah itu Tandatangan Digital?

Tandatangan digital ialah cap jari elektronik yang disulitkan yang digunakan untuk mengesahkan identiti penandatangan dan memastikan integriti dokumen yang ditandatangani. Ia berbeza daripada tandatangan elektronik yang ringkas (seperti memasukkan nama atau memasukkan imej tandatangan), tandatangan digital menggunakan algoritma penyulitan dan disokong oleh sijil digital yang dikeluarkan oleh badan pensijilan (CA). Dalam banyak bidang kuasa undang-undang, tandatangan ini mempunyai kesan undang-undang yang lebih tinggi.

Contohnya, di bawah Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong (Bab 553), tandatangan digital mesti memperoleh sijil digital yang diiktiraf yang dikeluarkan oleh badan pensijilan yang diiktiraf untuk menjadi sah dalam pelbagai transaksi rasmi dan komersial.

Langkah-langkah untuk Menyerahkan Tandatangan Digital

Menyerahkan tandatangan digital bukan sekadar menulis nama pada dokumen. Berikut ialah aliran kerja biasa:

1. Pilih Platform Tandatangan Digital yang Mematuhi Pematuhan

Pertama, anda harus memilih platform yang menyokong piawaian tandatangan digital (seperti Infrastruktur Kunci Awam PKI) dan mematuhi undang-undang tempatan yang berkaitan. Bagi pengguna di negara seperti Hong Kong atau Malaysia, pastikan platform atau badan pensijilannya telah diiktiraf oleh pengawal selia tempatan. eSignGlobal ialah platform yang mematuhi keperluan pematuhan di rantau Asia Pasifik.

2. Dapatkan Sijil Digital

Sijil digital adalah bersamaan dengan kad pengenalan maya anda. Ia mengandungi nama, e-mel dan kunci awam anda yang digunakan untuk menyulitkan dan mengesahkan tandatangan. Anda perlu mendapatkan sijil ini daripada badan pensijilan (CA). Sesetengah platform (seperti eSignGlobal) menyediakan perkhidmatan badan pensijilan terbina dalam atau bekerjasama dengan badan pensijilan tempatan yang diiktiraf untuk mengeluarkan sijil.

⚠️ Nota: Tanpa sijil digital yang sah yang dikeluarkan oleh badan yang diiktiraf, tandatangan digital anda mungkin tidak sah dalam semakan undang-undang, terutamanya dalam bidang kuasa seperti Singapura yang melaksanakan Akta Transaksi Elektronik (ETA).

3. Tandatangani Dokumen dalam Format yang Ditetapkan

Seterusnya ialah menggunakan tandatangan digital pada dokumen. Kebanyakan platform menyokong tandatangan dalam fail format PDF, yang telah menjadi piawaian tidak rasmi untuk dokumen profesional.

Berikut ialah cara untuk melakukannya:

• Muat naik fail ke platform;
• Pilih tempat untuk memasukkan tandatangan;
• Tandatangan menggunakan sijil digital selamat anda;
• Platform akan membenamkan tandatangan yang disulitkan ke dalam fail dan menandakannya sebagai kalis gangguan.

Sesetengah sistem juga menyokong tandatangan kelompok dan proses kelulusan berbilang peringkat, yang sesuai untuk senario kelulusan peringkat perusahaan.

4. Sahkan Tandatangan

Menyerahkan tandatangan digital juga memerlukan proses pengesahan.

Sila gunakan alat yang dipercayai (seperti pembaca PDF seperti Adobe Acrobat atau alat terbina dalam platform) untuk mengesahkan perkara berikut:

• Sama ada tandatangan itu sahih dan sah;
• Sama ada sijil itu sah (tidak tamat tempoh atau dibatalkan);
• Sama ada fail itu telah diusik (sama ada terdapat perubahan selepas menandatangani).

Di banyak negara di Asia Pasifik, proses pengesahan adalah wajib dari segi undang-undang. Contohnya, di bawah Akta Tandatangan Digital Malaysia 1997, tandatangan digital mesti disahkan menggunakan kunci awam penandatangan, dan sijil mesti datang daripada badan pensijilan berlesen.

5. Arkibkan Dokumen yang Ditandatangani

Selepas menandatangani dan mengesahkan, anda juga perlu mengarkibkan dokumen yang ditandatangani dan tandatangan digitalnya dengan selamat. Pastikan:

• Storan awan dan mekanisme sandaran mematuhi piawaian keselamatan siber;
• Sistem pengurusan dokumen menyokong jejak audit;
• Kawalan kebenaran akses pengguna didayakan untuk mengelakkan akses tanpa kebenaran.

Platform seperti eSignGlobal boleh menyediakan storan yang disulitkan dan kawalan akses berasaskan peranan untuk memastikan keselamatan data.

Kesilapan Lazim Apabila Menyerahkan Tandatangan Digital

Jika ini kali pertama anda menggunakan platform tandatangan digital, berikut ialah beberapa kesilapan biasa yang perlu dielakkan:

• Menggunakan platform yang tidak dipercayai: Sentiasa pilih platform yang mematuhi undang-undang tandatangan digital tempatan;
• Tidak mengemas kini sijil dalam masa: Sijil yang telah tamat tempoh akan menyebabkan fail menjadi tidak sah;
• Tidak mengesahkan fail selepas menandatangani: Fail yang tidak disahkan atau ditandatangani yang tidak mematuhi mungkin tidak sah dalam persekitaran undang-undang;
• Langkah perlindungan data yang tidak mencukupi: Jika fail sulit dibocorkan disebabkan oleh storan yang tidak betul, ia mungkin melanggar peraturan privasi data dan menanggung liabiliti undang-undang.

Perkara Undang-undang yang Perlu Diperhatikan oleh Pengguna di Hong Kong dan Asia Tenggara

Keperluan untuk tandatangan digital berbeza dari negara ke negara:

• Hong Kong: Di bawah Ordinan Transaksi Elektronik, sijil digital yang dikeluarkan oleh badan pensijilan yang diiktiraf diperlukan;
• Singapura: Piawaian dilaksanakan di bawah Akta Transaksi Elektronik, dan lebih banyak keperluan untuk menggunakan badan pensijilan yang selamat dan mematuhi piawaian keselamatan IT;
• Malaysia: Ia dinyatakan dengan jelas bahawa hanya badan pensijilan berlesen (dikawal oleh Akta Tandatangan Digital 1997) boleh digunakan;
• Indonesia dan Thailand: Undang-undang tandatangan elektronik telah mula dikemas kini, tetapi kerajaan dan perusahaan masih cenderung untuk menggunakan tandatangan yang dikeluarkan oleh badan pensijilan untuk meningkatkan kredibiliti.

Oleh itu, jika perniagaan anda beroperasi di berbilang negara di rantau ini, pastikan penyelesaian yang anda gunakan memenuhi keperluan pematuhan setiap bidang kuasa.

Mengapa Memilih eSignGlobal dan bukannya Platform Lain?

Bagi pengguna di Hong Kong, Singapura dan bahagian lain di Asia Tenggara, menggunakan platform global (seperti DocuSign) mungkin mempunyai isu keserasian atau kesahihan kerana tidak diiktiraf oleh undang-undang serantau.

Inilah kekuatan eSignGlobal —— Ia merupakan salah satu daripada beberapa platform tandatangan digital yang direka khusus untuk pematuhan Asia Pasifik, dengan kelebihan termasuk:

• Integrasi dengan badan pensijilan tempatan;
• Menyokong piawaian undang-undang di Hong Kong, Singapura, Malaysia, dsb.;
• Fungsi pengembangan peringkat perusahaan;
• Jejak audit lanjutan dan fungsi pematuhan;
• Antara muka berbilang bahasa untuk meningkatkan kebolehcapaian

Kesimpulan

Menyerahkan tandatangan digital tidaklah rumit selagi anda mengikuti langkah yang betul: memilih platform yang dipercayai, mendapatkan sijil yang sah, menandatangani dan mengesahkan dokumen, dan menyimpan dengan selamat adalah penting. Pada masa yang sama, sentiasa pastikan penyelesaian anda mematuhi peraturan undang-undang tandatangan digital di rantau anda.

Bagi perniagaan dan profesional di Hong Kong dan Asia Tenggara, kami mengesyorkan memilih platform serantau yang mempunyai kelebihan pematuhan undang-undang tempatan yang lebih besar daripada platform global (seperti DocuSign). eSignGlobal ialah pilihan yang boleh dipercayai yang bukan sahaja mematuhi undang-undang, tetapi juga berfungsi dan selamat.

Jadikan aliran kerja anda lebih digital, selamat dan mematuhi peraturan —— pilih eSignGlobal.