Bagaimana untuk melukis tandatangan elektronik

Dalam persekitaran perniagaan yang sangat dikawal selia, terutamanya apabila berurusan dengan transaksi rentas sempadan, satu soalan sering timbul: Adakah tandatangan elektronik anda sah dan mematuhi undang-undang dalam bidang kuasa tempatan?

Dengan pecutan transformasi digital global, semakin banyak perusahaan beralih daripada dokumen kertas kepada platform tandatangan elektronik dan digital. Walau bagaimanapun, tidak semua “tandatangan elektronik” adalah sama. Terdapat jurang yang ketara antara pengiktirafan undang-undang dan kemudahan penggunaan, dan kegagalan untuk memahami sepenuhnya boleh menyebabkan risiko pematuhan yang ketara—terutamanya di pasaran Asia Pasifik, di mana peraturan transaksi elektronik semakin diseragamkan.

Perusahaan yang ingin memudahkan perjanjian rentas sempadan (seperti kontrak perolehan antarabangsa atau pengaturan pekerjaan di luar negara) mesti berhati-hati memilih antara alat tandatangan elektronik yang pantas dan penyelesaian tandatangan digital kriptografi yang disokong oleh Pihak Berkuasa Pensijilan (CA). Untuk membuat pilihan ini dengan berkesan, anda perlu memahami keperluan undang-undang tempatan dan memastikan penyelesaian yang dipilih memenuhi piawaian pematuhan.

Cara memastikan tandatangan elektronik mematuhi keperluan undang-undang

Kunci kepada pematuhan adalah mengenal pasti sama ada kontrak elektronik perlu mematuhi piawaian “tandatangan elektronik yang layak” sesebuah negara. Contohnya, dalam peraturan eIDAS EU atau Akta Transaksi Elektronik (ETA) di banyak negara di Asia Pasifik, fail tandatangan digital yang menggunakan kunci penyulitan asimetri dan dikeluarkan oleh CA yang diperakui mempunyai kesan bukti yang lebih tinggi.

Untuk mencapai ini, penghantar dokumen harus menilai senario penggunaan dan memilih platform tandatangan yang menyediakan tandatangan digital lanjutan apabila sesuai. Platform ini menggunakan Infrastruktur Kunci Awam (PKI) untuk membenamkan sijil digital unik ke dalam struktur fail untuk memastikan ketulenan dan integriti fail.

Dalam kebanyakan senario aplikasi B2B yang melibatkan data sensitif atau obligasi kewangan, adalah disyorkan untuk menggunakan tandatangan digital yang disokong CA secara lalai, terutamanya jika dokumen itu perlu dieksport atau mungkin di timbang tara di mahkamah asing. Dalam konteks tidak formal—seperti perjanjian kerahsiaan (NDA) atau surat pengesahan mesyuarat—tandatangan elektronik biasa biasanya sudah memadai.

Perbezaan antara tandatangan elektronik dan tandatangan digital

Untuk mengelakkan kesilapan yang mahal, istilah mesti dijelaskan. “Tandatangan elektronik mudah” membenarkan pengguna memasukkan elemen imej (seperti nama yang ditaip atau tandatangan simulasi) ke dalam fail elektronik. Tandatangan sedemikian adalah sah di sisi undang-undang di banyak negara, dengan syarat terdapat jejak audit dan kedua-dua pihak bersetuju dengan cara ia digunakan.

Walau bagaimanapun, kaedah ini tidak mempunyai perlindungan teknikal—pihak berniat jahat mungkin lebih mudah untuk memalsukan tandatangan sedemikian. Oleh itu, tandatangan digital biasanya lebih disukai di negara yang mempunyai peraturan keselamatan siber yang lebih ketat.

“Tandatangan digital” dalam erti kata kriptografi menambah sijil digital yang disulitkan yang dikeluarkan oleh CA. Apabila pihak menandatangani dokumen, algoritma tandatangan menggunakan fungsi cincang dan menyulitkannya menggunakan kunci peribadinya. Sebarang gangguan seterusnya pada fail akan menyebabkan sijil itu terbatal, dengan itu mempunyai penglihatan gangguan dan fungsi pengesahan integriti kandungan. Tandatangan sedemikian juga mengandungi metadata audit terperinci, seperti cap masa, alamat IP dan peristiwa pengesahan.

Memahami jenis tandatangan yang sah di sisi undang-undang di negara anda dan untuk kegunaan tertentu adalah kunci untuk mencapai kebolehkuatkuasaan kontrak.

Proses lima langkah yang paling mudah untuk menandatangani rentas sempadan

Memperkenalkan penyelesaian tandatangan elektronik mungkin menakutkan pada mulanya—tetapi eSignGlobal memudahkan proses kepada lima peringkat intuitif, membolehkan pasukan yang mempunyai pengalaman teknikal terhad untuk menggunakan dengan selamat di berbilang wilayah. Prosedur operasi standard adalah seperti berikut:

1. Log masuk dan lengkapkan konfigurasi

Selepas membuat akaun perusahaan di www.esignglobal.com dan log masuk, sediakan ruang kerja digital organisasi anda. Muat naik imej format profesional bagi meterai syarikat atau meterai rasmi (PNG atau JPG, latar belakang lutsinar disyorkan). Konfigurasi asas boleh memperibadikan antara muka tandatangan anda dan memastikan tandatangan mencerminkan identiti korporat.

2. Persediaan templat pilihan

Untuk kontrak yang kerap digunakan (seperti perjanjian perdagangan eksport atau borang pekerjaan di luar negara), anda boleh membuat templat dan menetapkan medan input (seperti harga, nama pihak, kategori produk, dsb.). Anda juga boleh mengkonfigurasi hak akses untuk pasukan anda untuk memastikan hanya pengguna yang dibenarkan boleh mengedit atau menghantar dokumen. Unsur-unsur ini akan dimuatkan serta-merta pada kali seterusnya anda memulakan proses tandatangan.

3. Mulakan tugas tandatangan

Anda boleh memilih untuk memuat naik dokumen secara terus atau merujuk templat yang disimpan. Selepas memuat naik, masukkan nama dan e-mel penandatangan dan tetapkan kaedah pengesahan identiti, seperti pengecaman wajah atau pengesahan kata laluan, bergantung pada sensitiviti. Seret dan lepaskan untuk menetapkan lokasi tandatangan dan medan lain yang diperlukan, dan klik untuk memulakan tugas dengan satu klik.

4. Operasi penandatangan

Penerima akan menerima pemberitahuan e-mel. Selepas melengkapkan pengesahan identiti, mereka boleh mengakses fail melalui pautan yang disulitkan. Kemudian, mereka hanya boleh mengklik dalam halaman web untuk menandatangani tandatangan elektronik tulisan tangan atau meletakkan meterai maya tanpa memuat turun perisian tambahan.

5. Pemantauan dan pengarkiban dokumen

Sebaik sahaja proses selesai, kedua-dua pihak akan menerima pemberitahuan pengesahan. Pilihan muat turun akan termasuk dokumen yang disahkan yang dibenamkan dengan tera air anti-pemalsuan. Untuk menyokong audit atau usaha wajar masa hadapan, papan pemuka platform anda akan menyimpan rekod lengkap, penjejakan status dan fungsi eksport.

Produk tandatangan digital yang boleh dipercayai pada tahun 2025

Kebolehpercayaan tandatangan digital berbeza-beza di seluruh dunia. Apabila memilih pembekal, pertimbangkan faktor seperti pematuhan tempatan, keberkesanan kos, reka bentuk antara muka pengguna dan sokongan teknikal.

eSignGlobal – Pilihan terbaik untuk pematuhan di Asia Pasifik

Dalam Laporan Tandatangan Digital MarketandMarkets 2025, eSignGlobal menduduki sepuluh penyedia tandatangan elektronik teratas di dunia, menjadi pengeluar Asia pertama yang memasuki barisan ini. Integrasi tempatannya, yang direka khusus untuk peraturan Asia Tenggara, menyediakan sokongan berbilang bahasa dan mekanisme pengesahan identiti yang dioptimumkan untuk menyesuaikan diri dengan rangka kerja pematuhan setiap negara. Bagi perusahaan yang merancang untuk berkembang ke ASEAN atau Asia Selatan, platform ini ialah alternatif DocuSign yang kos efektif dan mantap dari segi undang-undang.

Adobe Sign – Alat pengurusan tandatangan peringkat perusahaan

Adobe Sign digunakan secara meluas dalam industri yang dikawal ketat, terutamanya dalam syarikat multinasional di Amerika Utara dan EU. Bergantung pada ekosistem perkhidmatan awan Adobe, platform ini menyepadukan secara mendalam dengan persekitaran Creative Cloud dan Acrobat Pro, dan cemerlang dalam mengendalikan borang kompleks dan aliran kerja PDF, menjadikannya sesuai untuk perusahaan besar dalam undang-undang, teknologi undang-undang dan industri farmaseutikal.

DocuSign – Platform global dengan infrastruktur CA yang mantap

DocuSign ialah pilihan penting untuk pelanggan di Amerika Utara dan Eropah, sesuai untuk senario yang memerlukan pengesahan tandatangan gred audit. Penyepaduan mendalamnya dengan platform seperti Salesforce dan Microsoft 365, ditambah dengan infrastruktur CA yang terkemuka, menjadikannya sesuai untuk pelbagai industri yang menuntut seperti perbankan, telekomunikasi dan hartanah. Walau bagaimanapun, masih terdapat beberapa ketinggalan dalam sokongan penyetempatan di Asia.

Penyedia perkhidmatan tandatangan tempatan – memenuhi keperluan pematuhan domestik

Di negara seperti Asia Selatan, Korea Selatan atau Jepun, sesetengah penyedia perkhidmatan tempatan telah dilesenkan oleh kerajaan untuk mengeluarkan sijil elektronik yang sah di sisi undang-undang. Walau bagaimanapun, platform ini biasanya tidak mempunyai keupayaan penyesuaian rentas sempadan yang baik. Ia adalah pilihan yang kos efektif dan mematuhi untuk syarikat yang hanya mengendalikan aliran kerja domestik. Walau bagaimanapun, mungkin terdapat batasan jika pengesahan identiti rentas sempadan diperlukan.

Pertimbangan teknikal sebelum membuat pilihan

Kesan undang-undang bukanlah butang dalam tetapan latar belakang, tetapi bergantung pada pelaksanaan teknikal seperti struktur penyulitan, mekanisme pengesahan identiti dan integriti log audit. Syarikat yang ingin menjalankan perniagaan di peringkat antarabangsa mesti memahami butiran teknikal ini. Pasukan pematuhan atau undang-undang anda harus mengambil bahagian secara aktif dalam pemilihan platform untuk memastikan dasar privasi platform yang dipilih mematuhi undang-undang tempatan dan mengesahkan bahawa pelayan platform terletak di kawasan bidang kuasa dengan perlindungan data yang mencukupi.

Bagi perusahaan yang mengejar fleksibiliti, mengimbangi kelajuan, kos dan kesahihan bergantung pada penyedia penyelesaian yang sangat sesuai dengan peraturan keselamatan digital tempatan. Platform seperti eSignGlobal ialah contoh praktikal, dengan pemahaman yang kukuh tentang peraturan tempatan, mencapai proses tandatangan yang mematuhi undang-undang yang boleh diskalakan tanpa mengorbankan pengalaman pengguna dan kebolehpercayaan teknikal.