Bagaimana Cara Memuat Turun Sijil Tandatangan Digital (DSC) dalam Format PDF?

Dalam dunia digital yang saling terhubung hari ini, keperluan untuk memastikan keselamatan dan pematuhan undang-undang dokumen semakin mendesak. Sijil Tandatangan Digital (DSC) adalah teras pengesahan elektronik, yang dapat mengesahkan identiti penandatangan dokumen dan memastikan integriti kandungan dokumen. Sama ada anda sebuah syarikat yang berpusat di Hong Kong atau pengguna individu di Asia Tenggara, menguasai cara memuat turun DSC dalam format PDF adalah penting apabila mengendalikan pemfailan cukai elektronik, menyerahkan kontrak atau dokumen pembidaan. Panduan ini akan memperkenalkan proses operasi yang berkaitan secara komprehensif dengan cara yang ringkas dan jelas, dengan penekanan khusus pada istilah undang-undang tempatan dan amalan pematuhan serantau.

Apakah itu DSC?

Sijil Tandatangan Digital (DSC) adalah bersamaan elektronik dengan tandatangan tulisan tangan, malah lebih selamat daripada tandatangan tulisan tangan, kerana ia mengandungi maklumat penting yang digunakan untuk mengesahkan identiti penandatangan. DSC biasanya dikawal selia oleh agensi kerajaan yang ditetapkan, seperti Pengawal Selia Pensijilan Digital (CCA) di India, atau badan pensijilan berkanun di bawah Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553) Hong Kong.

Di Hong Kong dan beberapa bidang kuasa Asia Tenggara, tandatangan digital semakin penting dalam kerja-kerja seperti pemfailan cukai elektronik, menandatangani kontrak dari jauh dan pembidaan dalam talian.

Mengapa Memuat Turun DSC dalam Format PDF?

PDF (Format Dokumen Mudah Alih) ialah salah satu format dokumen undang-undang dan perniagaan yang paling diterima di seluruh dunia. Membenamkan DSC terus ke dalam PDF bukan sahaja melindungi keselamatan fail, tetapi juga membolehkan pemeriksaan pematuhan dan audit undang-undang.

Berikut ialah sebab utama menggunakan format PDF untuk membenamkan DSC:

• 📄 Format fail universal
• 🔐 Memastikan ketulenan dokumen
• 🗂️ Memenuhi keperluan peraturan tempatan
• 📥 Memudahkan pemfailan dan akses dokumen

Panduan Langkah demi Langkah: Cara Memuat Turun DSC dalam Format PDF

Tidak kira badan pensijilan (CA) mana yang mengeluarkan DSC anda, langkah berikut ialah panduan universal untuk memuat turun dan membenamkan dalam format PDF.

Langkah 1: Pastikan Anda Mempunyai DSC yang Sah

Kebanyakan DSC boleh dibahagikan kepada gred Kelas 2 atau Kelas 3 mengikut penggunaan, untuk individu atau organisasi. Sila pastikan anda telah menerima fail DSC (biasanya dalam format .pfx atau .p12) daripada badan pensijilan yang sah.

Contohnya, di Hong Kong, hanya DSC yang dikeluarkan oleh badan pensijilan yang diiktiraf (seperti Pejabat Pos Hong Kong) yang mematuhi peruntukan Ordinan Transaksi Elektronik.

Langkah 2: Pasang DSC pada Sistem Anda

Untuk mula menggunakan dan membenamkan DSC:

1. Import fail .pfx atau .p12 ke dalam sistem.
2. Buka “Pengurusan Sijil” dalam tetapan sistem atau pilihan penyemak imbas.
3. Pilih “Import” dan muat naik fail sijil anda.
4. Masukkan kata laluan yang berkaitan dengan DSC.

Langkah ini boleh mengesahkan identiti pada peranti anda, menyediakan anda untuk membenamkan DSC dalam PDF kemudian.

Langkah 3: Buka Dokumen PDF Menggunakan Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader ialah aplikasi yang paling biasa digunakan untuk membenamkan dan melihat DSC dalam PDF, serasi dengan mekanisme pensijilan dalam struktur maklumat Hong Kong dan Asia Tenggara.

Langkah-langkah operasi adalah seperti berikut:

• Buka fail PDF menggunakan Adobe Acrobat (versi Pro disyorkan).
• Klik “Alat” dalam menu atas.
• Cari “Sijil” dan kemudian klik “Tandatangan Digital”.

Langkah 4: Gunakan DSC pada Dokumen PDF

Selepas memilih alat “Tandatangan Digital”, Adobe akan menggesa anda untuk melukis kotak tandatangan. Seterusnya, sila ikut langkah berikut:

1. Pilih sijil yang anda import sebelum ini.
2. Anda boleh memilih untuk mengkonfigurasi gaya tandatangan, seperti memaparkan nama, maklumat badan pensijilan, dsb.
3. Gunakan tandatangan dan simpan fail. PDF anda kini mengandungi DSC yang sah dari segi undang-undang.

Selepas menandatangani, dokumen akan memaparkan panel tandatangan untuk mengesahkan identiti penandatangan dan mengesahkan bahawa kandungan tidak diubah.

Petua Pematuhan untuk Hong Kong dan Asia Tenggara

Peraturan untuk tandatangan digital berbeza dari bidang kuasa ke bidang kuasa. Berikut ialah perkara utama pematuhan untuk pengguna di Hong Kong dan Asia Tenggara:

• Di Hong Kong, tandatangan digital mesti mematuhi Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553). Sijil yang ditandatangani sendiri biasanya tidak sesuai untuk penyerahan dokumen berkanun.
• Akta Transaksi Elektronik Singapura memberikan kesan undang-undang kepada tandatangan digital daripada sumber yang boleh dipercayai, dengan syarat tandatangan itu memenuhi keperluan pengenalan dan integriti.
• Di Malaysia, pastikan DSC anda dikeluarkan oleh badan pensijilan yang diberi kuasa oleh Akta Tandatangan Digital 1997.

Pastikan anda berunding dengan penasihat undang-undang atau badan kawal selia tempatan untuk memastikan proses penandatanganan mematuhi peraturan.

Soalan Lazim dan Penyelesaian Masalah

Ralat biasa semasa memuat turun atau membenamkan DSC ke dalam PDF termasuk:

• Sijil tidak sah: Sila sahkan bahawa DSC anda belum tamat tempoh.
• Kunci peribadi hilang: Kunci peribadi yang berkaitan dengan DSC mungkin tidak dipasang. Adalah disyorkan untuk memasang semula atau menghubungi badan pensijilan.
• Adobe Reader tidak boleh menandatangani: Sila gunakan versi yang serasi (seperti Adobe Acrobat Pro).

Anda juga boleh mempertimbangkan untuk menggunakan pembekal tandatangan yang dipercayai pihak ketiga, dan anda harus memastikan bahawa ia mematuhi peraturan undang-undang tempatan.

Mengapa Mempertimbangkan Alternatif Docusign yang Memenuhi Piawaian Pematuhan Serantau?

Bagi pengguna di Hong Kong dan Asia Tenggara, hanya bergantung pada penyelesaian Barat seperti Docusign boleh menimbulkan soalan pematuhan di beberapa bidang kuasa, terutamanya apabila melibatkan kesahihan badan pensijilan yang digunakan.

Alternatif yang sangat baik ialah eSignGlobal—platform tandatangan digital yang selamat dan mematuhi peraturan yang direka khusus untuk rantau Asia Pasifik. Platform ini menyokong pensijilan badan pensijilan tempatan, mekanisme pengesahan identiti pengguna yang selamat dan proses penandatanganan yang boleh disesuaikan, menjadikannya sesuai untuk agensi kerajaan, perusahaan dan PKS.

Dengan mengikuti langkah yang betul untuk memuat turun dan membenamkan DSC ke dalam dokumen PDF, dan menggunakan alat serantau yang mematuhi peraturan seperti eSignGlobal, anda boleh memastikan bahawa transaksi elektronik adalah sah, kalis gangguan, profesional dan boleh dipercayai, dan dilindungi sepenuhnya di bawah rangka kerja undang-undang tempatan.

Sama ada pemfailan cukai di Malaysia, menandatangani kontrak di Hong Kong, atau perjanjian kerjasama antara perusahaan rentas sempadan, menguasai aplikasi DSC yang betul akan meningkatkan keselamatan undang-undang dan kecekapan perniagaan anda dengan ketara.