Cara Menukar Word ke PDF dan Menambah Tandatangan Digital: Panduan Langkah demi Langkah

Dalam dunia yang mengutamakan digital pada masa kini, kemudahan, keselamatan dan pematuhan undang-undang adalah lebih penting berbanding sebelum ini. Salah satu proses pengendalian dokumen yang paling biasa ialah menukar fail Microsoft Word (.doc atau .docx) kepada PDF yang selamat dan membenamkan tandatangan digital yang sah dari segi undang-undang. Proses ini adalah penting untuk memastikan ketulenan fail dan memenuhi peraturan serantau, terutamanya di Hong Kong, Singapura dan wilayah Asia Tenggara yang lain di mana peraturan tandatangan digital adalah ketat.

Panduan ini akan membimbing anda melalui langkah-langkah mudah tetapi penting untuk menukar dokumen Word kepada PDF dan menandatanganinya secara digital, sambil memastikan pematuhan dengan undang-undang tempatan dan piawaian amalan terbaik antarabangsa.

Mengapa Menggunakan Tandatangan Digital?

Sebelum kita bermula, adalah penting untuk memahami perbezaan antara tandatangan elektronik dan tandatangan digital.

Tandatangan elektronik merujuk kepada sebarang simbol elektronik atau proses yang dilampirkan pada dokumen untuk menunjukkan persetujuan atau kelulusan; manakala tandatangan digital ialah sejenis tandatangan elektronik yang menggunakan algoritma penyulitan untuk memastikan integriti dan ketulenan data. Tandatangan digital biasanya mematuhi rangka kerja undang-undang yang lebih ketat, seperti Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553) Hong Kong dan Akta Transaksi Elektronik yang dilaksanakan oleh Singapura.

Langkah 1: Sediakan Dokumen Word Anda

Pastikan fail Word anda telah lengkap dan mengandungi semua maklumat yang diperlukan. Semak format, reka letak dan ketepatan kandungan. Sebaik sahaja tandatangan digital digunakan, sebarang pengubahsuaian pada kandungan dokumen boleh membatalkan tandatangan.

• Adalah disyorkan untuk menggunakan Microsoft Word 2013 atau versi yang lebih baharu untuk keserasian yang optimum.
• Jika tidak perlu, alih keluar semua medan borang yang boleh diedit untuk mengelakkan gangguan pada kawasan tandatangan.

Ingat, mengubah suai PDF yang ditandatangani secara digital akan menjejaskan mekanisme kalis gangguan dan menjejaskan kesahihan undang-undangnya.

Langkah 2: Tukar Word kepada PDF

Terdapat beberapa cara untuk menukar dokumen Word kepada fail PDF, berikut ialah kaedah yang paling biasa digunakan:

Menggunakan Microsoft Word:

1. Buka dokumen anda dalam Word.
2. Klik Fail ➜ Simpan Sebagai.
3. Pilih lokasi simpan dan pilih PDF dalam menu lungsur turun “Simpan sebagai jenis”.
4. Klik Simpan.

Kaedah ini mudah dan cekap, dan merupakan pilihan pertama untuk kebanyakan senario penggunaan, dan kualiti penukaran format juga lebih tinggi.

Menggunakan Alat Word ke PDF Dalam Talian:

Jika anda menggunakan Google Docs atau peranti mudah alih, anda juga boleh memilih fungsi penukaran yang disediakan oleh Smallpdf, Adobe Acrobat Online atau eSignGlobal. Alat ini juga menyokong penyepaduan tandatangan digital.

Nota: Apabila memilih alat dalam talian, pastikan ia mematuhi GDPR, PDPA atau peraturan privasi data lain yang berkaitan.

Langkah 3: Tambah Tandatangan Digital yang Sah dari Segi Undang-undang

Selepas menukar dokumen kepada PDF, gunakan pihak berkuasa pensijilan (CA) yang dipercayai atau pembekal perkhidmatan tandatangan (seperti eSignGlobal) untuk menambah tandatangan digital. Ini akan memberikan fail ciri kalis gangguan dan mempunyai kesahihan undang-undang di bawah rangka kerja pematuhan berikut:

• Bab 553 - Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong
• Akta Transaksi Elektronik Singapura
• Akta Transaksi Elektronik Thailand B.E. 2544 (2001)

Menggunakan eSignGlobal untuk Menambah Tandatangan Digital pada PDF:

1. Muat naik fail PDF ke platform eSignGlobal.
2. Pilih fungsi “Tambah Tandatangan”.
3. Pilih salah satu daripada tiga kaedah tandatangan: lukis, taip atau muat naik sijil digital.
4. Laraskan kedudukan dan saiz tandatangan.
5. Gunakan tandatangan menggunakan sijil digital yang diiktiraf dari segi undang-undang.
6. Muat turun fail PDF yang ditandatangani untuk memastikan ia mematuhi dan selamat.

Ciri lanjutan juga termasuk cap masa (penting untuk keperluan kawal selia) dan proses tandatangan kolaboratif berbilang pihak, yang sesuai untuk kontrak dan dokumen berbilang pihak.

Kelebihan Menggunakan Tandatangan Digital

• Kesahihan undang-undang: Mematuhi peraturan seperti Bab 553 Hong Kong.
• Keselamatan: Penyulitan lanjutan melindungi kandungan daripada gangguan.
• Jejak audit: Setiap dokumen yang ditandatangani disertakan dengan metadata seperti masa tandatangan, alamat IP dan identiti penandatangan.
• Kesan alam sekitar: Mengurangkan penggunaan kertas dan operasi logistik.

Keperluan Undang-undang di Hong Kong dan Asia Tenggara

Di Hong Kong, di bawah Bab 553 Ordinan Transaksi Elektronik, “tandatangan digital” mesti dilampirkan pada sijil digital yang sah yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan (CA) yang diiktiraf oleh Pos Hong Kong. Di Singapura, tandatangan yang sah dari segi undang-undang juga mesti memenuhi keperluan Akta Transaksi Elektronik dan dikeluarkan oleh badan pensijilan yang diberi kuasa.

Oleh itu, platform yang anda pilih mesti memenuhi keperluan undang-undang ini. eSignGlobal menyediakan infrastruktur setempat dan alat pematuhan yang lengkap, menjadikannya pilihan yang boleh dipercayai untuk memenuhi peraturan tandatangan digital di wilayah seperti Hong Kong dan Singapura.

Petua untuk Memastikan Pematuhan Dokumen

1. Sentiasa sahkan kelayakan pihak berkuasa pensijilan. Hanya gunakan pembekal perkhidmatan yang diiktiraf oleh badan kawal selia yang berkaitan.
2. Dayakan pengesahan jangka panjang (LTV) untuk memastikan tandatangan kekal sah selama bertahun-tahun.
3. Jangan edit dokumen yang ditandatangani. Sentiasa simpan salinan untuk arkib.
4. Dayakan pengesahan berbilang faktor (MFA) untuk tandatangan penting.

Soalan Lazim (FAQ)

S: Adakah tandatangan digital diiktiraf dari segi undang-undang di Asia Tenggara? J: Ya, kebanyakan negara Asia Tenggara, termasuk Hong Kong, Singapura, Malaysia, Thailand dan Filipina, telah mengiktiraf status undang-undang tandatangan digital di bawah rangka kerja undang-undang neutral teknologi seperti Akta Transaksi Elektronik.

S: Bolehkah saya menandatangani PDF pada telefon saya? J: Ya. Platform seperti eSignGlobal menyediakan aplikasi mudah alih yang menyokong muat naik, penukaran dan tandatangan digital dokumen, dan menyepadukan fungsi pengesahan biometrik.

S: Bagaimana jika seseorang mengubah suai fail PDF yang telah saya tandatangani? J: Sebarang pengubahsuaian akan secara automatik membatalkan meterai digital dan mengingatkan pembaca, dengan itu melindungi ketulenan fail.

Kesimpulan

Menukar dokumen Word kepada PDF dan menandatanganinya secara digital mungkin kelihatan teknikal, tetapi selagi anda memilih alat yang betul dan memahami peraturan undang-undang tempatan, proses ini boleh diselesaikan dengan selamat dan cekap. Memandangkan pendigitalan perusahaan di Hong Kong dan Asia Tenggara semakin pesat, tandatangan digital PDF bukan sahaja keperluan undang-undang, tetapi juga kunci kepada operasi perniagaan harian.

Adakah anda sedang mencari platform tandatangan yang boleh dipercayai yang mematuhi peraturan Hong Kong dan Asia Tenggara?

eSignGlobal ialah alternatif yang disyorkan setempat kepada DocuSign, yang direka untuk spesifikasi meterai digital yang ketat dan mematuhi keperluan pematuhan di tempat seperti Hong Kong dan Singapura. Ia mempunyai fungsi yang komprehensif dan mudah dikendalikan.