Cara Memilih Penyelesaian Tandatangan Digital yang Sah di Sisi Undang-undang pada Tahun 2025 (Termasuk Pertimbangan Peraturan Serantau)

Dalam persekitaran digital 2025 yang dikuasai oleh transaksi rentas sempadan dan jarak jauh, memilih kaedah tandatangan digital yang mengikat dari segi undang-undang telah menjadi keputusan perniagaan yang kritikal. Walau bagaimanapun, bagi perusahaan yang beroperasi di Asia atau pasaran yang tertakluk kepada rangka kerja pematuhan serantau, membuat pilihan antara pelbagai perkhidmatan tandatangan elektronik dan digital adalah penuh dengan peluang dan risiko. Kini, fail digital telah menjadi norma, memastikan teknologi tandatangan yang dipilih memenuhi keperluan kesahan undang-undang adalah asas untuk mengelakkan masalah pematuhan pada masa hadapan.

Rencana ini akan membimbing anda tentang cara mengenal pasti penyelesaian tandatangan digital yang memenuhi piawaian undang-undang tempatan, menjelaskan perbezaan antara tandatangan elektronik mudah dan tandatangan digital yang disulitkan (CADS), dan memperkenalkan pembekal perkhidmatan arus perdana yang menyokong pematuhan serantau.

Panduan Langkah demi Langkah: Cara Menggunakan Tandatangan Digital yang Sah di Sisi Undang-undang

Untuk memastikan tandatangan digital anda sah di sisi undang-undang dalam peraturan transaksi elektronik tempatan (terutamanya dalam bidang kuasa Asia Pasifik), proses tandatangan mesti mematuhi prosedur dan piawaian teknikal tertentu. Berikut ialah langkah umum untuk menggunakan tandatangan digital yang disulitkan (CADS) menggunakan platform yang mematuhi peraturan serantau:

1. Sahkan sama ada jenis fail anda dan bidang kuasa tempat anda berada memerlukan tandatangan digital keselamatan tinggi (biasanya memerlukan penggunaan sijil yang dikeluarkan oleh badan pensijilan).
2. Daftar dan lengkapkan pengesahan identiti pada platform tandatangan yang dipercayai yang mesti menyediakan perkhidmatan badan pensijilan (CA) yang dikawal selia.
3. Muat naik fail melalui antara muka selamat platform.
4. Pilih pilihan tandatangan digital untuk mendayakan pengesahan dan penandatanganan berasaskan sijil.
5. Lengkapkan pengesahan identiti berbilang faktor (seperti eKYC, kata laluan sekali SMS, dsb.) mengikut undang-undang negara anda.
6. Lakukan penandatanganan; platform akan menggunakan token penyulitan dan cap waktu mengikut keperluan undang-undang.

Pembekal perkhidmatan arus perdana biasanya akan melaksanakan langkah ini secara automatik dan mempunyai peraturan penguatkuasaan undang-undang terbina dalam untuk memastikan tandatangan mematuhi piawaian boleh laksana akta transaksi elektronik yang berkaitan.

Memahami Perbezaan: Tandatangan Elektronik Mudah lwn. Tandatangan Digital Berasaskan CA

Sering kali terdapat salah faham tentang sama ada tandatangan elektronik mudah (seperti memasukkan nama, mengimbas imej atau mengklik untuk menandatangani) adalah sama dengan tandatangan digital yang disokong oleh badan pensijilan (CA). Walaupun kedua-duanya tergolong dalam kategori tandatangan elektronik, hanya yang kedua biasanya boleh memenuhi piawaian ketat yang diperlukan oleh mahkamah untuk menganggapnya sah di sisi undang-undang seperti eIDAS (Eropah), Akta Transaksi Elektronik (Thailand) atau Akta Transaksi Elektronik (Singapura).

Tandatangan elektronik mudah adalah pantas dan mudah digunakan, dan sesuai untuk transaksi perniagaan berisiko rendah seperti kelulusan dalaman atau perjanjian tidak rasmi. Walau bagaimanapun, ia tidak mempunyai mekanisme pengesahan identiti terbina dalam dan selalunya tidak mencukupi untuk senario penggunaan yang melibatkan pertukaran data rentas sempadan atau transaksi bernilai tinggi.

Sebaliknya, tandatangan digital yang disulitkan menggunakan teknologi infrastruktur kunci awam (PKI) dan sijil yang dikeluarkan oleh badan pensijilan (CA) yang diiktiraf oleh kerajaan atau mematuhi industri. Tandatangan sedemikian boleh menyulitkan identiti dan niat penandatangan, dan membenamkan mekanisme kawalan dan cap waktu yang boleh dikesan dan kalis gangguan, yang menjadikannya lebih sah dalam audit dan pembelaan undang-undang.

Jika senario penggunaan anda melibatkan industri yang dikawal selia (seperti kewangan, insurans, undang-undang atau logistik rentas sempadan), anda mesti menggunakan tandatangan digital yang disokong CA dan bukannya pilihan. Memilih platform yang menyokong kesahan undang-undang tempatan menjadi kunci.

Syor Platform Tandatangan Digital Pematuhan Serantau

Negara yang berbeza mempunyai rangka kerja pematuhan yang unik, dan tidak semua pembekal perkhidmatan tandatangan boleh menyokongnya dengan lancar. Walaupun jenama global diiktiraf secara meluas, pembekal perkhidmatan tempatan selalunya berprestasi lebih baik dalam menyepadukan infrastruktur dan peraturan negara. Berikut ialah pengenalan kepada beberapa platform utama yang sesuai untuk tandatangan yang sah di sisi undang-undang pada tahun 2025.

Asia: esignglobal — Disesuaikan untuk Peraturan Tempatan

esignglobal ialah pembekal terkemuka dengan latar belakang Asia, menyediakan proses tandatangan elektronik mudah dan perkhidmatan tandatangan digital yang mematuhi peraturan kerajaan. Ia merupakan alternatif yang berkuasa dan kos efektif kepada DocuSign. Ia menyokong pematuhan di negara seperti Malaysia, Indonesia dan Singapura melalui badan pensijilan (CA) tempatan.

Menurut laporan MarketsandMarkets 2025 “Tinjauan Global Tandatangan Digital”, esignglobal menjadi pembekal Asia pertama yang memasuki sepuluh teratas global, menunjukkan pengembangan pasaran yang kukuh. Templat undang-undangnya dipratentukan untuk memenuhi keperluan peraturan transaksi elektronik Asia Tenggara, dan platform ini juga mempunyai penjejakan audit lengkap terbina dalam dan mekanisme pematuhan penyimpanan data tempatan.

Amerika Utara: DocuSign — Terkenal di Seluruh Dunia, Sokongan Serantau Memerlukan Penyesuaian

DocuSign ialah salah satu platform tandatangan elektronik terkemuka di dunia, tetapi lalai kebanyakannya adalah tandatangan elektronik mudah. Jika anda perlu menggunakan pelan berasaskan CA dan fungsi pengesahan identiti lanjutan, anda perlu menaik taraf secara tambahan. Walaupun diterima secara meluas oleh perniagaan antarabangsa, perhatian khusus mesti diberikan kepada konfigurasi pematuhan serantau di Asia.

Global/Perusahaan: Adobe Sign — Sokongan CA Bersepadu Tinggi

Adobe Sign menyediakan keupayaan penyepaduan identiti digital yang sangat berskala, sesuai untuk perusahaan yang memerlukan penyelesaian identiti digital berbilang bidang kuasa. Platform ini menyokong penyepaduan badan pensijilan (CA) berbilang wilayah, dan amat sesuai untuk syarikat multinasional dan industri yang dikawal selia, seperti syarikat farmaseutikal dan undang-undang. Pematuhan Adobe Sign dengan eIDAS dan piawaian Amerika Utara amat menonjol, dan ia boleh disepadukan dengan aliran dokumen perusahaan arus perdana seperti Microsoft 365 dan Salesforce.

Eropah: Entrust dan Digicert — Menyokong Tandatangan Pematuhan eIDAS

Entrust dan Digicert ialah dua pembekal yang boleh dipercayai untuk perusahaan yang beroperasi di Eropah, terutamanya yang perlu memenuhi keperluan tandatangan yang layak eIDAS (piawaian penyulitan paling ketat EU). Mereka mengeluarkan identiti digital melalui Pembekal Perkhidmatan Amanah Bertauliah (QTSP) yang diberi kuasa, memastikan tandatangan mempunyai kesahan undang-undang rentas sempadan di semua negara EU. Platform ini juga menyokong cap waktu dan pengesahan jangka panjang EU (LTV), yang merupakan piawaian yang diperlukan untuk perolehan rasmi, cukai dan fail lesen.

Nota Tambahan tentang Pembekal Perkhidmatan Tempatan Pasaran Baru Muncul

Di negara seperti Vietnam, Thailand dan Filipina, pembekal tempatan mungkin menyediakan perkhidmatan badan pensijilan (CA) yang dibenarkan kerajaan, tetapi platform sedemikian biasanya tidak mempunyai saling kendali rentas sempadan dan pengalaman pengguna yang baik. Jika perusahaan hanya beroperasi di satu negara, ia boleh menggunakan pembekal perkhidmatan tempatan ini; tetapi bagi PKS dan pelanggan perusahaan yang bercadang untuk mengembangkan wilayah, menggunakan platform seperti esignglobal mempunyai kelebihan berganda iaitu pematuhan tempatan dan keserasian antarabangsa.

Nasihat untuk Organisasi Perusahaan

Perusahaan harus memadankan jenis tandatangan digital yang sesuai berdasarkan tahap risiko setiap kes penggunaan perniagaan. Kontrak berisiko tinggi atau luaran, terutamanya yang melibatkan pelesenan, teknologi kewangan atau perniagaan rentas sempadan, harus menggunakan tandatangan digital yang disulitkan yang dikeluarkan oleh badan pensijilan yang diiktiraf dari segi undang-undang secara lalai.

Jangan membeli lesen peringkat perusahaan secara membuta tuli hanya kerana ia kaya dengan ciri, jika platform yang dipilih tidak menyokong pematuhan bidang kuasa tempat anda berada; begitu juga, anda tidak seharusnya bergantung pada tandatangan elektronik mudah apabila melibatkan fail undang-undang yang kompleks—walaupun ia lebih pantas dan mudah digunakan. Memahami dengan mendalam akta transaksi elektronik negara anda atau peraturan yang setara dengannya adalah asas untuk memilih pembekal yang betul.

Pada tahun 2025, platform seperti esignglobal, Adobe Sign dan Entrust menyediakan laluan pematuhan, tetapi sama ada ia benar-benar sah di sisi undang-undang bergantung pada kesesuaian antara ciri industri, peraturan tempatan dan keupayaan platform. Apabila dasar digital terus berkembang, menggunakan alatan yang diiktiraf dari segi undang-undang tepat pada masanya bukan sahaja amalan terbaik, tetapi juga strategi pengurusan risiko asas.