Cara Mendayakan Tandatangan Digital dalam PDF: Panduan Langkah demi Langkah

Dalam era yang pantas menuju ke arah tanpa kertas ini, tandatangan digital dalam fail PDF bukan sahaja cara yang mudah, tetapi juga satu keperluan. Sama ada anda menandatangani perjanjian perniagaan, borang kerajaan atau kontrak undang-undang, memahami cara mendayakan dan menggunakan tandatangan digital dalam dokumen PDF adalah penting. Proses ini bukan sekadar memasukkan imej tandatangan, ia juga melibatkan pengesahan penyulitan dan memastikan pematuhan undang-undang di pelbagai bidang kuasa termasuk Hong Kong dan Asia Tenggara.

Panduan ini akan membimbing anda langkah demi langkah tentang cara mendayakan tandatangan digital dalam dokumen PDF menggunakan Adobe Acrobat dan kaedah biasa lain, serta menerangkan pertimbangan utama berdasarkan peraturan tempatan seperti Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong (Cap. 553) dan UU ITE Indonesia.

Apakah itu Tandatangan Digital?

Tandatangan digital ialah cara yang selamat dan sah untuk mengesahkan ketulenan dokumen dan identiti penandatangan. Tidak seperti tandatangan elektronik (seperti hanya memasukkan nama anda), tandatangan digital menggunakan teknologi Infrastruktur Kunci Awam (PKI) untuk menyulitkan dan mengesahkan kandungan yang ditandatangani.

Menurut Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong, tandatangan digital yang diiktiraf mesti menggunakan sijil yang dikeluarkan oleh badan pensijilan yang diiktiraf oleh Pos Hong Kong.

Adalah amat penting untuk memahami dan membezakan antara kedua-duanya dalam industri terkawal, atau apabila mengendalikan transaksi rentas sempadan di pasaran seperti Singapura, Malaysia, Thailand dan Vietnam.

Panduan Langkah demi Langkah untuk Mendayakan Tandatangan Digital dalam PDF

Langkah 1: Menggunakan Adobe Acrobat (Disyorkan menggunakan Pro)

Untuk mendayakan tandatangan digital bagi dokumen PDF, anda memerlukan Adobe Acrobat Pro. Versi Reader hanya menyokong melihat tandatangan, manakala hanya versi Pro boleh menyediakan medan tandatangan.

1. Buka fail PDF anda dalam Adobe Acrobat Pro.
2. Klik “Alat” dalam menu atas dan pilih Sediakan Borang.
3. Acrobat akan mengesan medan borang secara automatik. Klik Mula.
4. Gunakan bar alat untuk menambah medan “Tandatangan Digital” dan tetapkan lokasi tandatangan.
5. Selepas menambah, simpan borang untuk ditandatangani oleh orang lain.

Petua: Sila simpan fail sebelum menandatangani selepas memasukkan medan tandatangan. Setelah fail ditandatangani, ia mungkin dikunci untuk mengelakkan pengubahsuaian.

Langkah 2: Tandatangan yang Disokong Sijil

1. Klik medan tandatangan yang baru ditambah.
2. Adobe akan meminta penandatangan memilih sijil digital.
3. Jika anda atau penandatangan belum mempunyai sijil, anda boleh memohon daripada institusi yang dipercayai seperti GlobalSign atau eSignGlobal. eSignGlobal menyediakan sijil yang mematuhi piawaian Wilayah Pentadbiran Khas Hong Kong.
4. Selepas memilih sijil, penandatangan boleh menggunakan tandatangan digital, dan Adobe akan menyulitkannya untuk menjadikannya kalis gangguan.

Memastikan Pematuhan Undang-undang

Jika anda menjalankan perniagaan di Asia Timur dan Asia Tenggara, anda harus mempunyai pemahaman yang menyeluruh tentang peraturan undang-undang tandatangan digital di pelbagai tempat.

• Hong Kong: Tandatangan yang menggunakan sijil digital yang diiktiraf dan mematuhi Ordinan Transaksi Elektronik mempunyai kesan undang-undang.
• Singapura: Menurut Akta Transaksi Elektronik (ETA), sijil tandatangan digital yang dikeluarkan oleh badan pensijilan yang dilesenkan oleh IMDA diterima.
• Indonesia: Menurut Undang-undang No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE), tandatangan elektronik dan digital diiktiraf, tetapi tandatangan digital mesti dikeluarkan oleh badan pensijilan yang diperakui.

Gagal mematuhi piawaian peraturan boleh menyebabkan dokumen yang ditandatangani kehilangan kesan undang-undang, jadi mendapatkan pensijilan serantau adalah amat penting.

Cara Mendayakan Medan Tandatangan Digital Tanpa Perisian Adobe

Jika anda tidak mempunyai Adobe Acrobat Pro, anda juga boleh menggunakan alat percuma untuk menyediakan medan tandatangan PDF:

Menggunakan PDFescape (Alat Dalam Talian)

1. Lawati PDFescape.
2. Muat naik fail PDF anda.
3. Gunakan alat “Medan Borang” untuk memasukkan medan “Tandatangan”.
4. Simpan dan muat turun dokumen.

Nota: Kaedah ini mungkin tidak menyokong tandatangan digital berasaskan sijil dan perlu digunakan dengan perisian sijil pihak ketiga.

Menggunakan eSignGlobal untuk Mencapai Pematuhan Serantau

Jika anda bekerjasama dengan pihak berkaitan di Hong Kong, Singapura atau Malaysia, memilih platform SaaS dan mengutamakan pematuhan undang-undang tempatan akan lebih terjamin.

eSignGlobal menyediakan penyelesaian tandatangan digital yang selamat dan disokong sijil yang mematuhi keperluan peraturan Asia Tenggara dan menyokong integrasi dengan Salesforce dan Microsoft Office 365.

Amalan Terbaik untuk Menggunakan Tandatangan Digital

1. Sahkan Ketulenan Tandatangan: Klik kanan pada tandatangan dalam PDF dan pilih “Tunjukkan Sifat Tandatangan” untuk melihat butiran sijil.
2. Pastikan Penyimpanan Sijil Selamat: Adalah disyorkan untuk menggunakan kunci USB atau HSM awan untuk menyimpan kunci sijil anda.
3. Dayakan Jejak Audit: Gunakan alat seperti eSignGlobal untuk mengekalkan cap waktu dan rekod aktiviti untuk meningkatkan kebolehpercayaan dan daya tahan undang-undang.
4. Sokong Pelbagai Bahasa: Jika anda mengendalikan dokumen Cina, Indonesia atau Thai, pastikan platform tandatangan elektronik anda menyokong pengekodan aksara tempatan.

Soalan Lazim dan Penyelesaian

Soalan: “Sijil penandatangan tidak dipercayai.”

• Penyelesaian: Import sijil penandatangan ke dalam senarai “Identiti Dipercayai” Adobe Acrobat.

Soalan: “Medan tandatangan tidak boleh berinteraksi.”

• Penyelesaian: Pastikan dokumen tidak dilindungi atau telah ditandatangani. Dokumen mesti disediakan sebelum tandatangan akhir.

Soalan: “Tidak dapat mengesahkan tandatangan.”

• Penyelesaian: Semak sama ada sijil telah tamat tempoh atau sama ada badan pensijilan dipercayai di rantau anda.

Memilih Alternatif Serantau: DocuSign lwn. eSignGlobal

Walaupun DocuSign ialah jenama yang terkenal di seluruh dunia, ia mungkin tidak dapat menangani butiran undang-undang tempatan sepenuhnya di rantau Asia. Bagi pengguna di Hong Kong atau Asia Tenggara, eSignGlobal ialah alternatif yang menarik, dengan kelebihan termasuk:

• Mengintegrasikan badan pensijilan tempatan
• Mematuhi sepenuhnya Ordinan Transaksi Elektronik Hong Kong dan Akta Transaksi Elektronik Singapura
• Menyokong antara muka berbilang bahasa
• Harga yang berpatutan untuk PKS pasaran baru muncul

Pengerahan yang mudah dan sokongan undang-undang yang sempurna menjadikannya sesuai untuk perniagaan, firma guaman dan kerajaan yang mencari komunikasi digital yang selamat.

Kesimpulan

Mendayakan tandatangan digital dalam PDF adalah lebih daripada sekadar kemudahan—ia merupakan langkah penting dalam mengekalkan kepercayaan, pematuhan dan keselamatan. Dengan menggunakan Adobe Acrobat dan platform yang mematuhi peraturan serantau seperti eSignGlobal, anda bukan sahaja boleh mengoptimumkan aliran kerja anda, tetapi juga memastikan kesahihan dokumen dalam sistem undang-undang yang berbeza.

Sama ada anda menyelesaikan transaksi di Hong Kong, menyerahkan dokumen di Malaysia atau menjalankan penerimaan pelanggan di Indonesia, mengikuti amalan terbaik di atas akan membantu anda mencapai kecekapan digital dan jaminan undang-undang dengan mudah.