Bagaimana Mendapatkan Tandatangan Digital?

Dalam ekonomi digital yang serba pantas hari ini, tandatangan kertas dan pen tradisional dengan pantas digantikan dengan tandatangan elektronik dan digital. Sama ada menandatangani kontrak, meluluskan dokumen atau melengkapkan borang kerajaan, tandatangan digital telah menjadi kaedah pengesahan yang sah, selamat dan cekap. Tetapi persoalannya ialah—bagaimana sebenarnya kita mendapatkan tandatangan digital?

Panduan ini akan menerangkan proses mendapatkan tandatangan digital, menjelaskan cara sistem perundangan tempatan mempengaruhi proses tersebut dan memberikan nasihat praktikal untuk individu dan perniagaan (terutamanya di Hong Kong dan rantau Asia Tenggara).

Apakah Itu Tandatangan Digital?

Sebelum mendalami proses, kita perlu menjelaskan istilah: Tandatangan Digital ialah mekanisme kriptografi yang digunakan untuk mengesahkan ketulenan dan integriti mesej atau dokumen digital. Ia ialah sejenis Tandatangan Elektronik, tetapi dengan keselamatan yang lebih tinggi, melibatkan penyulitan dan pensijilan oleh Pihak Berkuasa Pensijilan (CA) yang dipercayai.

Dalam banyak bidang kuasa, tandatangan digital diiktiraf oleh undang-undang tempatan atau serantau. Contohnya:

• Hong Kong: Dikawal oleh Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553);
• Singapura: Dikawal selia di bawah Akta Transaksi Elektronik (ETA);
• Negara ASEAN: Kebanyakan negara menggubal undang-undang tempatan berdasarkan Undang-Undang Model UNCITRAL mengenai E-Dagang.

Oleh itu, memastikan pemerolehan tandatangan digital yang sah dari segi undang-undang, proses khususnya mungkin berbeza bergantung pada lokasi.

Panduan Langkah demi Langkah untuk Mendapatkan Tandatangan Digital

Langkah 1: Pilih Pembekal Perkhidmatan Tandatangan Digital yang Diperakui

Untuk memastikan tandatangan digital adalah sah dari segi undang-undang, langkah pertama ialah memilih pembekal perkhidmatan yang dipercayai dan mematuhi peraturan. Pembekal perkhidmatan ini mesti mematuhi peraturan negara atau wilayah dan biasanya dipanggil Pihak Berkuasa Pensijilan (CA).

Pembekal perkhidmatan yang diiktiraf global atau serantau termasuk:

• eSignGlobal (fokus pada rantau Asia Pasifik)
• DocuSign (terkenal di seluruh dunia)
• Adobe Sign
• SigniFlow (Asia dan Afrika)

Di Hong Kong, anda boleh memilih pembekal perkhidmatan daripada senarai “Pihak Berkuasa Pensijilan yang Diiktiraf” yang diselenggara oleh Pejabat Ketua Pegawai Maklumat Kerajaan (OGCIO).

Langkah 2: Daftar dan Berikan Bahan Pengesahan Identiti

Selepas memilih pembekal perkhidmatan, anda perlu mendaftar dan melengkapkan pengesahan identiti. Ini biasanya termasuk yang berikut:

• Buat akaun di platform
• Serahkan maklumat identiti peribadi atau perniagaan, seperti kad pengenalan, sijil pendaftaran perniagaan, pasport, nombor cukai, dsb.
• Lengkapkan pengesahan KYC (Kenali Pelanggan Anda), iaitu proses yang diperlukan oleh kebanyakan undang-undang privasi data dan anti-penipuan negara

Pengguna perniagaan biasanya juga perlu menyerahkan bukti pendaftaran syarikat, dokumen penubuhan, dsb. untuk membuktikan kewujudan dan kuasa tandatangan yang sah.

Langkah 3: Dapatkan Sijil Digital

Sijil Digital ialah bahagian penting dalam tandatangan digital, serupa dengan “kad pengenalan” elektronik yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan, yang mengaitkan identiti pengguna dengan sepasang kunci:

• Kunci Persendirian: disimpan secara peribadi oleh penandatangan
• Kunci Awam: digunakan oleh penerima untuk mengesahkan tandatangan

Sijil digital biasanya mengandungi maklumat berikut:

• Nama pengguna atau nama syarikat
• Nombor siri sijil
• Nama pihak berkuasa pensijilan
• Tarikh luput
• Maklumat kunci awam

Di Hong Kong, sijil digital hendaklah mematuhi Ordinan Transaksi Elektronik, dan ia lebih sah dari segi undang-undang jika dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan yang diiktiraf seperti Pihak Berkuasa Pensijilan Pos Hong Kong (HKPost CA).

Langkah 4: Pasang Perisian Tandatangan atau Bersepadu ke dalam Aliran Kerja

Bergantung pada pembekal perkhidmatan yang dipilih, pengguna mungkin menerima perisian tandatangan atau antara muka API yang boleh disepadukan ke dalam proses sedia ada. Platform seperti eSignGlobal dan DocuSign biasanya termasuk ciri seperti:

• Platform tandatangan awan
• Penyelesaian penggunaan tempatan, yang boleh mengurus kunci penyulitan secara bebas
• Penyepaduan lancar dengan Microsoft Office, alat PDF (seperti Adobe Acrobat) dan sistem pengurusan dokumen peringkat perusahaan

Untuk transaksi rentas sempadan atau perusahaan besar, eSignGlobal juga menyokong:

• Antara muka berbilang bahasa
• Jejak audit
• Perkhidmatan cap masa
• Penyepaduan dengan sistem ERP

Langkah 5: Mula Menggunakan Tandatangan Digital

Apabila sijil dan alat digital sudah sedia, anda boleh mula menandatangani dan mengesahkan dokumen. Proses tandatangan biasanya termasuk:

• Muat naik dokumen yang akan ditandatangani
• Pilih lokasi dan jenis tandatangan
• Lengkapkan tandatangan menggunakan kunci persendirian yang dilindungi
• Hantar dokumen yang ditandatangani, dan penerima boleh mengesahkannya melalui kunci awam

Ingat untuk menyimpan kunci persendirian anda dengan selamat: anda boleh menggunakan pengehosan penyulitan awan, token penyulitan USB atau HSM (modul keselamatan perkakasan). Dalam kebanyakan bidang kuasa, pengesahan dua faktor (2FA) digalakkan atau diperlukan.

Pematuhan Undang-undang: Perkara Penting Tempatan yang Perlu Diketahui

Keberkesanan sebenar tandatangan digital bergantung pada status undang-undangnya. Berikut ialah gambaran keseluruhan rantau Asia Pasifik:

• Hong Kong: Mesti dikeluarkan oleh “Pihak Berkuasa Pensijilan yang Diiktiraf” seperti HKPost CA untuk menikmati kesan undang-undang yang diandaikan (Bab 553).
• Singapura: Menggunakan peranti tandatangan selamat dan sijil yang dikeluarkan oleh pembekal perkhidmatan pensijilan mematuhi peraturan ETA.
• Malaysia dan Indonesia: Kesan undang-undang yang diandaikan biasanya memerlukan pemerolehan pensijilan tempatan.
• Filipina: Walaupun tandatangan digital diiktiraf, menggunakan CA yang diperakui PSC boleh meningkatkan penguatkuasaan.

Pastikan pembekal perkhidmatan CA yang dipilih mematuhi peraturan tempatan, seperti GDPR, Ordinan Data Peribadi (Privasi) PDPO Hong Kong, PDPA Singapura/Malaysia, dsb.

Nasihat Tambahan untuk Perniagaan

• Automasikan proses kelulusan dokumen melalui platform aliran kerja

• Gunakan perkhidmatan cap masa untuk memenuhi keperluan integriti data kawal selia

• Semak tarikh luput sijil dengan kerap untuk memastikan pembaharuan tepat pada masanya

• Latih pekerja untuk meningkatkan kesedaran tentang identiti digital dan langkah berjaga-jaga keselamatan

Tandatangan digital bukan sahaja memastikan kesan undang-undang, tetapi juga mempercepatkan proses perniagaan, mengurangkan penggunaan kertas dan merealisasikan kerja jauh yang selamat, yang merupakan alat yang sangat diperlukan untuk operasi perniagaan moden.

eSignGlobal: Alternatif DocuSign Mesra Tempatan untuk Pengguna APAC

Untuk pengguna di Hong Kong, Singapura, Malaysia, Indonesia dan Asia Tenggara, eSignGlobal menyediakan penyelesaian tandatangan digital yang mematuhi undang-undang tempatan dan merupakan produk alternatif setempat kepada platform antarabangsa DocuSign. Ciri-cirinya termasuk:

• Sokongan antara muka Cina dan Inggeris

• Pematuhan undang-undang dan pensijilan (Bab 553, PDPA, ETA, dsb.)

• Menyokong pelbagai sijil tandatangan (termasuk HKPost)

• Pusat data terletak di dalam negara untuk memenuhi keperluan undang-undang privasi

• Boleh disepadukan dengan lancar dengan sistem industri ERP, insurans dan lain-lain tempatan

Sama ada PKS atau kumpulan serantau, eSignGlobal boleh memberikan sokongan berkualiti tinggi dari segi pematuhan, keselamatan dan kemudahan penggunaan.

Melalui langkah-langkah di atas, dan bekerjasama dengan pembekal perkhidmatan tandatangan digital yang sah dari segi undang-undang, individu dan perniagaan boleh mendapatkan tandatangan digital yang selamat, cekap dan sah dari segi undang-undang, dan boleh menggunakannya dengan tenang di mana sahaja mereka berada.