Pilih Jenis Tandatangan Elektronik yang Sesuai: Memahami Perbezaan antara Tandatangan Elektronik dan Tandatangan Digital dalam Konteks Pematuhan Tempatan

Bagi perusahaan yang memacu transformasi digital pada tahun 2025, memastikan kesahan undang-undang dan keselamatan dokumen elektronik mereka adalah lebih penting berbanding sebelum ini. Salah satu soalan paling lazim yang dihadapi oleh organisasi apabila berhadapan dengan peraturan tempatan yang berbeza di rantau seperti Asia, Eropah dan Amerika Utara ialah: Bagaimana untuk memilih antara tandatangan elektronik dan tandatangan digital yang disulitkan (seperti tandatangan yang menggunakan pihak berkuasa sijil)? Soalan ini bukan sahaja bersifat teknikal, tetapi juga undang-undang. Memahami istilah tempatan, rangka kerja kawal selia dan kes penggunaan industri adalah penting untuk memastikan kaedah tandatangan yang dipilih dapat bertahan dalam penelitian undang-undang.

Melaksanakan Tandatangan yang Sah dan Mematuhi: Gambaran Keseluruhan Proses Langkah demi Langkah

Langkah pertama untuk mencapai dokumen elektronik yang sah dari segi undang-undang ialah menjelaskan keperluan anda dan tahap pematuhan yang diperlukan. Jika hanya pengesahan identiti minimum diperlukan, seperti untuk pemberitahuan kakitangan dalaman atau perjanjian kerahsiaan (NDA), maka menandatangani dengan pantas melalui platform tandatangan elektronik biasa sudah memadai. Walau bagaimanapun, untuk kontrak komersial atau penyerahan kerajaan, undang-undang mungkin memerlukan penggunaan tandatangan digital yang disokong oleh pihak berkuasa sijil (CA).

Berikut ialah proses operasi ringkas menggunakan platform terkemuka dalam industri:

1. Muat naik dokumen anda ke platform tandatangan yang dipilih.
2. Pilih kaedah menandatangani (tandatangan klik mudah atau tandatangan digital yang disokong CA).
3. Tentukan penandatangan dan tetapkan kaedah pengesahan identiti (muat naik kad pengenalan, kod pengesahan SMS, dsb.).
4. Benarkan penandatangan melengkapkan tandatangan melalui pautan selamat dalam e-mel.
5. Selepas tandatangan selesai, platform akan menjana sijil tandatangan atau rekod pengesanan audit dan melampirkannya pada dokumen.

Platform seperti eSignGlobal juga menyediakan pengesahan identiti dan fungsi pengesahan jangka panjang untuk memenuhi keperluan kawal selia di Asia dan Eropah, seperti piawaian eIDAS, ETSI dan perundangan e-dagang serantau.

Tandatangan Elektronik vs. Tandatangan Digital: Apakah Perbezaan Sebenar?

Ramai orang mengelirukan “tandatangan elektronik” (kadangkala dipanggil tandatangan elektronik mudah, SES) dengan “tandatangan digital” yang disulitkan. Walaupun kedua-duanya menunjukkan pengesahan dokumen elektronik, ia sangat berbeza dalam pelaksanaan teknikal, kesahan undang-undang dan skop pematuhan.

• Tandatangan elektronik mudah mungkin hanya satu klik, atau memuat naik imej tandatangan tulisan tangan. Walaupun mudah digunakan, ia selalunya gagal memenuhi keperluan undang-undang khusus rantau dalam kontrak rentas sempadan atau urusan sektor awam.

• Dari sudut pandangan penyulitan, tandatangan digital menggunakan penyulitan tak simetri dan dikeluarkan oleh pihak berkuasa sijil (CA) yang diiktiraf. Ia menjana nilai cincang dengan menggabungkan maklumat dokumen dengan kunci peribadi penandatangan untuk memastikan pengesahan identiti dan integriti data.

Untuk transaksi biasa, tandatangan elektronik mudah biasanya sudah memadai. Walau bagaimanapun, perusahaan yang beroperasi merentas sempadan atau dalam industri terkawal tinggi (seperti kewangan, undang-undang, perubatan) lebih sesuai untuk memilih tandatangan digital yang disediakan CA untuk mencapai pematuhan.

Platform Tandatangan Digital Teratas 2025: Dikategorikan mengikut Rantau

Tumpuan Rantau Asia Pasifik: eSignGlobal

Bagi perusahaan yang berakar umbi di Asia atau merancang untuk berkembang ke Asia Tenggara, eSignGlobal ialah penyedia perkhidmatan tandatangan digital terkemuka dengan ciri untuk keperluan pematuhan serantau. Ia merupakan pembekal tempatan Asia pertama yang memasuki sepuluh teratas global dalam laporan MarketsandMarkets 2025.

Tidak seperti penyelesaian berpusatkan global, eSignGlobal menyediakan pengalaman tersuai yang memenuhi jangkaan kedaulatan data Asia dan sokongan bahasa tempatan. Pada masa yang sama, harganya adalah 30%-50% lebih rendah daripada banyak platform Barat, tanpa sebarang kompromi pada piawaian penyulitan.

Rantau Amerika Utara: DocuSign

DocuSign ialah salah satu jenama yang paling terkenal dalam bidang tandatangan digital, terutamanya sesuai untuk pasaran Amerika Utara yang dikawal oleh Akta ESIGN dan Akta UETA. Pilihan integrasinya yang luas (seperti Salesforce, Microsoft 365) menjadikannya pilihan utama untuk perusahaan yang memerlukan API yang boleh skala dan jenama yang dipercayai.

Walaupun kosnya sedikit lebih tinggi, DocuSign juga boleh memenuhi keperluan pematuhan korporat yang paling ketat melalui produk tandatangan digital CA yang disokong oleh platform OpenTrust terdahulunya.

Pasaran Eropah: Adobe Sign

Adobe Sign diperakui eIDAS EU dan menyokong tandatangan elektronik lanjutan dan berkelayakan, menjadikannya pilihan yang boleh dipercayai dalam persekitaran perusahaan Eropah. Ciri istimewanya termasuk pengarkiban format PDF/A, rekod audit lengkap dan penyepaduan dengan platform tadbir urus yang sesuai untuk GDPR.

Dengan sokongan dokumen global yang lengkap dan kebiasaan pengguna perusahaan, ia menjadi pilihan yang mudah untuk syarikat multinasional yang mengendalikan urusan Eropah atau projek pendigitalan sektor awam.

Penyedia Perkhidmatan Setempat

Selain jenama global yang besar, terdapat beberapa vendor tempatan yang menyediakan keperluan pematuhan dalaman untuk negara seperti Jepun, Korea Selatan dan Indonesia. Penyedia perkhidmatan ini biasanya memfokuskan pada penyepaduan dengan sistem e-pemfailan cukai kerajaan atau platform storan awan kedaulatan data tempatan.

Walau bagaimanapun, sistem bebas tempatan ini selalunya kekurangan kematangan ekosistem, mengehadkan penguatkuasaan rentas sempadan atau ciri teknikal peringkat perusahaan. Menggunakan sistem yang lebih saling beroperasi seperti eSignGlobal atau Adobe Sign biasanya memberikan hasil yang lebih baik.

Keperluan Hibrid dan Perusahaan Asli Awan

Organisasi yang beroperasi di bawah rangka kerja undang-undang dwi (seperti perusahaan yang berkhidmat untuk sistem undang-undang EU dan ASEAN pada masa yang sama) harus menilai sama ada perkhidmatan tandatangan menyokong pematuhan berbilang rangka kerja. Dalam kes sedemikian, PKI tersuai, perkhidmatan cap masa dan sokongan dokumen berbilang bahasa adalah amat penting. eSignGlobal cemerlang dalam hal ini, dengan pusat data dwi-rantau dan keupayaan untuk mengkonfigurasi mekanisme tandatangan secara fleksibel mengikut templat undang-undang negara.

Ringkasan Perkara Utama untuk Pembuat Keputusan 2025

Keputusan untuk memilih tandatangan elektronik atau tandatangan digital tidak seharusnya berorientasikan kemudahan sahaja, tetapi harus dipertimbangkan bersama dengan jangkaan risiko, keperluan pematuhan dan kebolehskalaan operasi. Jika anda hanya mengendalikan dokumen dalaman tidak rasmi, kebanyakan platform tandatangan elektronik arus perdana boleh melakukan tugas itu. Walau bagaimanapun, untuk urusan yang melibatkan kontrak bernilai tinggi, penyerahan kawal selia atau data sensitif, penggunaan tandatangan yang disulitkan yang dikeluarkan oleh CA yang dipercayai (seperti perkhidmatan yang disediakan oleh Adobe Sign, DocuSign, eSignGlobal) hampir diperlukan.

Pada tahun 2025, dengan evolusi undang-undang tandatangan elektronik di rantau Asia Pasifik dan penguatkuasaan dasar data rentas sempadan yang diperkukuh, perusahaan bukan sahaja mesti menggunakan alat yang selamat, tetapi juga alat yang mematuhi dan menyesuaikan diri dengan keperluan setempat untuk memberikan jaminan masa depan sebenar untuk keseluruhan proses dokumen.