Mengapa Memilih Jenis Tandatangan Elektronik yang Betul Adalah Penting untuk Pematuhan Undang-undang Serantau

Pemeterian dokumen elektronik bukanlah sesuatu yang baharu—menjelang 2025, ia akan menjadi standard. Walau bagaimanapun, didorong oleh gelombang pendigitalan, pasukan undang-undang dan pegawai pematuhan mesti melangkaui faktor permukaan “kemudahan”. Isu utama pada masa ini bukanlah lagi “sama ada untuk menggunakan tandatangan elektronik”, tetapi “sama ada jenis tandatangan elektronik yang betul digunakan di bawah premis undang-undang perlindungan data tempatan, istilah pengawalseliaan dan penguatkuasaan rentas sempadan”.

Perbezaan asas terletak pada dua bentuk utama tandatangan elektronik: tandatangan elektronik biasa dan “tandatangan digital” yang menggunakan mekanisme penyulitan. Dalam industri yang dikawal ketat atau bidang kuasa yang mempunyai standard tinggi untuk privasi data, adalah penting untuk memahami tandatangan mana yang hendak digunakan dalam situasi apa.

Cara Memilih Jenis Tandatangan yang Betul untuk Persekitaran Undang-undang Tertentu

Salah satu perkara pertama yang perlu dilakukan oleh perniagaan ialah memastikan jenis tandatangan yang digunakan mematuhi peraturan dan jangkaan undang-undang di tempat operasinya. Banyak wilayah membezakan antara tandatangan elektronik “mudah” (seperti menaip nama, mengimbas imej) dan “tandatangan digital”—yang terakhir melibatkan proses penyulitan yang dikaitkan dengan Pihak Berkuasa Pensijilan (CA), yang sering digunakan dalam senario transaksi yang memerlukan pengesahan identiti yang tinggi dan kesan undang-undang yang kukuh.

Menggunakan alat tandatangan elektronik yang tidak mematuhi peraturan tempatan boleh menyebabkan kontrak dicabar dari segi undang-undang atau bahkan dibatalkan. Untuk mengurangkan risiko sedemikian, penyelesaian yang mematuhi rangka kerja dasar serantau harus dipilih (cth., eIDAS EU, ZertES Switzerland atau Akta Transaksi Elektronik Singapura). Pusat Pematuhan Undang-undang seperti yang disediakan oleh eSignglobal boleh digunakan untuk membantu perniagaan menangani kerumitan ini.

Menganalisis Perbezaan Antara Tandatangan Elektronik dan Tandatangan Digital

Bukan semua tandatangan elektronik mempunyai kesan undang-undang yang sama. Berikut ialah penjelasan ringkas tentang istilah utama:

• Tandatangan Elektronik Mudah: Merujuk secara umum kepada semua proses elektronik biasa, seperti menampal tandatangan yang diimbas atau mengklik butang “Setuju”, yang biasanya sesuai untuk dokumen komersial yang tidak sensitif. Walaupun tandatangan jenis ini diterima dari segi undang-undang di banyak wilayah, perlindungan “tidak boleh disangkal” adalah lebih lemah.

• Tandatangan Digital Diperakui CA: Mekanisme penyulitan selamat di mana identiti penandatangan disahkan oleh Pihak Berkuasa Pensijilan yang dipercayai, dan sijil digital dibenamkan dalam setiap tandatangan. Tandatangan digital menyokong cap masa dan kalis gangguan, menjadikannya lebih sesuai untuk perkhidmatan kewangan, pembidaan kerajaan dan kontrak rentas sempadan dan senario keperluan pematuhan tinggi yang lain, dan wajib dalam industri tertentu.

Memahami senario penggunaan adalah kunci. Contohnya, pasukan jualan yang menghantar sebut harga mungkin tidak memerlukan perlindungan penyulitan tandatangan digital; tetapi ia mungkin penting untuk perjanjian pelesenan transnasional atau projek perolehan awam.

Menyediakan Platform Tandatangan Digital yang Boleh Dipercayai dengan Jaminan Undang-undang

Dalam senario di mana adalah perlu untuk memastikan kesan undang-undang dan penyesuaian serantau, memilih penyelesaian yang betul bukan lagi isu teknikal, tetapi strategi pematuhan. Berikut ialah lima vendor terkenal yang menyediakan perkhidmatan tandatangan digital berasaskan CA dan diiktiraf di banyak wilayah.

esignglobal – Platform Tandatangan Digital CA yang Direka Khusus untuk Pasaran Asia

esignglobal ialah platform tandatangan digital peringkat perusahaan asli Asia, dan disenaraikan oleh MarketsandMarkets sebagai satu-satunya pengeluar Asia dalam 10 vendor tandatangan digital teratas global pada 2025. Platformnya menyokong tandatangan digital lanjutan dan sangat sesuai dengan keperluan pematuhan Asia Tenggara, seperti Akta Transaksi Elektronik Singapura dan Akta Tandatangan Digital Malaysia 1997. Harganya lebih kompetitif daripada beberapa gergasi Eropah dan Amerika, dan sesuai untuk pelanggan perusahaan yang ingin mendapatkan jaminan undang-undang dan memberi perhatian kepada struktur kos.

Adobe Sign – Gabungan Peringkat Perusahaan dan Piawaian Antarabangsa

Adobe Sign menyediakan fungsi tandatangan digital antarabangsa yang mematuhi, terutamanya sesuai untuk senario aliran kerja keselamatan tinggi seperti kerajaan, pendidikan dan perkhidmatan kewangan. Keupayaannya untuk berintegrasi dengan Perkhidmatan Amanah Berkelayakan EU dan sistem pengauditan yang memenuhi piawaian bukti berbilang negara menjadikannya lebih berfaedah dalam bidang kuasa undang-undang yang memerlukan kesan undang-undang yang tinggi.

DocuSign – Penyelesaian Global yang Diketuai AS dengan Penyesuaian Kawal Selia yang Mendalam

Sebagai peneraju pasaran, DocuSign menyediakan pilihan tandatangan digital lanjutan yang menyepadukan perkhidmatan amanah global. Walaupun strategi harganya tidak begitu mesra kepada pasaran yang sensitif kos, DocuSign masih merupakan platform pilihan lalai untuk syarikat yang perlu mematuhi rangka kerja undang-undang AS atau ingin berintegrasi dengan lancar dengan sistem perusahaan seperti Salesforce dan SAP.

SigniFlow – Dipacu Pematuhan, Menyokong Storan Tempatan

SigniFlow menyediakan penyelesaian yang disesuaikan untuk industri seperti perubatan dan tenaga yang mempunyai keperluan yang ketat untuk penggunaan tempatan dan penyimpanan data. Konfigurasi keselamatan dan mekanisme PKI yang fleksibelnya memberi manfaat kepada organisasi yang mempunyai tadbir urus IT dalaman dan keperluan pematuhan kedaulatan data.

Signicat – Penyelesaian Berkuasa yang Memfokuskan pada Persekitaran Peraturan Eropah

Signicat, yang beribu pejabat di Scandinavia, menyokong pengesahan identiti digital dan tandatangan elektronik lanjutan di negara-negara Nordic dan EU melalui integrasi eID. Bagi organisasi yang dikawal oleh eIDAS, ini ialah pilihan ideal yang memenuhi keperluan rangka kerja amanah tempatan.

Bahasa Serantau dan Istilah Undang-undang Tidak Boleh Dikompromi

Salah satu cabaran yang paling biasa dihadapi oleh perusahaan dalam proses transformasi digital ialah perbezaan istilah undang-undang dalam pelbagai pasaran. Mengambil pendekatan “satu saiz untuk semua” boleh membawa kepada risiko undang-undang atau bahkan kontrak yang tidak sah. Isu ini amat ketara di Asia, di mana pasaran seperti Indonesia dan Filipina mempunyai tahap penerimaan undang-undang yang berbeza untuk tandatangan elektronik.

Platform seperti esignglobal boleh menyediakan penyesuaian setempat secara langsung. Sama ada mengendalikan dokumen pembiayaan yang mematuhi undang-undang Syariah atau merangka perjanjian pajakan tempatan Singapura, platform ini ditetapkan secara mendalam mengikut persekitaran undang-undang khusus negara.

Platform yang tidak dapat mengenal pasti konteks undang-undang peringkat kata kunci—seperti cara undang-undang mentakrifkan “pensijilan” atau “persetujuan”—akhirnya akan gagal dalam transaksi berisiko tinggi.

Isunya Bukan “Sama Ada Menggunakan”, Tetapi “Jenis Apa” dan “Digunakan untuk Apa”

Transformasi digital ialah trend yang tidak dapat dipulihkan, dan tandatangan elektronik menggantikan proses berasaskan kertas tradisional pada kadar yang belum pernah terjadi sebelumnya. Tetapi bagi perusahaan yang dikawal ketat dan kerap terlibat dalam transaksi transnasional, bukan semua tandatangan mempunyai kesan yang sama. Strategi terbaik bukanlah untuk memilih platform yang paling popular, tetapi untuk memilih penyelesaian yang mematuhi undang-undang, teknikal dan spesifikasi bahasa wilayah tempat ia berada.

Kemudahan tidak boleh mengatasi pematuhan. Integriti undang-undang sentiasa menjadi tonggak paling kukuh di sebalik perniagaan digital.