Cabaran Pematuhan Rentas Sempadan: Strategi Penggunaan Tandatangan Elektronik Pelbagai Bidang Kuasa

Cabaran Pematuhan Rentas Sempadan: Strategi Penerimaan Tandatangan Elektronik di Pelbagai Bidang Kuasa

Dalam dunia yang saling berhubung hari ini, perniagaan semakin beroperasi di pelbagai bidang kuasa. Sama ada menandatangani kontrak di Eropah, mengambil pekerja di Asia, atau memeterai perjanjian perkhidmatan di Amerika Utara, penerimaan tandatangan elektronik (e-tandatangan) rentas sempadan telah menjadi keperluan operasi dan cabaran undang-undang. Kerumitan ini berpunca daripada perbezaan yang ketara dalam struktur pengawalseliaan, piawaian teknikal dan sikap terhadap persetujuan digital di seluruh negara.

Menurut “Laporan Perisikan Pasaran Tandatangan Elektronik Global 2023”, pasaran tandatangan elektronik global dijangka berkembang kepada AS$43.14 bilion menjelang 2030, dengan kadar pertumbuhan tahunan kompaun sebanyak 35.1% dari 2023 hingga 2030. Walaupun pertumbuhan ini sebahagiannya didorong oleh kerja jauh dan trend pendigitalan, daya penggerak utamanya ialah keperluan mendesak perniagaan untuk penyelesaian yang boleh diskala, mematuhi undang-undang dan berkesan merentas sempadan. Walau bagaimanapun, pengembangan ini juga mendedahkan dilema pematuhan rentas sempadan utama yang perlu ditangani oleh perniagaan.

Keberkesanan undang-undang tandatangan elektronik tidak bersifat universal. Walaupun banyak negara telah mewujudkan rangka kerja undang-undang yang membenarkan penggunaan tandatangan elektronik, piawaian dan definisinya sangat berbeza. Contohnya, peraturan eIDAS EU membahagikan tandatangan elektronik kepada tandatangan elektronik ringkas (SES), tandatangan elektronik lanjutan (AES) dan tandatangan elektronik berkelayakan (QES). Di bawah rangka kerja eIDAS, QES mempunyai kesan undang-undang yang sama seperti tandatangan bertulis tangan, tetapi memerlukan proses pengesahan identiti yang ketat dan dikeluarkan oleh penyedia perkhidmatan amanah (TSP) yang diperakui. Sebaliknya, Akta Tandatangan Elektronik dalam Perdagangan Global dan Kebangsaan (ESIGN) dan Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA) Amerika Syarikat lebih neutral dari segi teknologi, menekankan niat dan persetujuan, dan bukannya piawaian teknikal tertentu.

Perbezaan ini boleh menimbulkan masalah kepada pelaksanaan praktikal perusahaan antarabangsa. Andaikan sebuah syarikat perisian yang berpangkalan di AS ingin memperkenalkan pelanggan di Jerman melalui perjanjian SaaS standard menggunakan SES (seperti kotak semak dan memasukkan nama). Di bawah undang-undang AS, tandatangan sedemikian biasanya sah. Walau bagaimanapun, di bawah rangka kerja undang-undang Jerman atau EU, terutamanya kontrak yang melibatkan data sensitif atau perkhidmatan kewangan, tandatangan ringkas ini mungkin tidak mencukupi. Ketidakpadanan ini boleh menyebabkan risiko undang-undang, atau sekurang-kurangnya memerlukan proses berulang untuk memenuhi keperluan.

“Laporan Pasaran Tandatangan Elektronik Global” mengenal pasti tiga titik kesakitan pematuhan teras dalam penerimaan tandatangan elektronik rentas sempadan: keperluan pengawalseliaan yang tidak konsisten, kekurangan saling kendali antara perkhidmatan identiti negara dan kekurangan infrastruktur identiti digital yang seragam. Lebih daripada 64% organisasi multinasional yang ditinjau berkata bahawa cara untuk menjadikan format tandatangan elektronik mematuhi rangka kerja undang-undang yang terpakai apabila beroperasi di pelbagai bidang kuasa merupakan cabaran pematuhan utama yang mereka hadapi.

Dari segi strategi, perusahaan harus melangkaui tindak balas pematuhan pasif dan membina rangka kerja yang proaktif dan sedar bidang kuasa. Kerja ini harus bermula dengan membangunkan model pematuhan terperinci yang mengenal pasti hubungan antara kategori tandatangan elektronik yang berbeza (SES, AES, QES) dan pelbagai jenis transaksi serta tahap risikonya, dan memetakannya dengan keperluan undang-undang setiap negara operasi.

Di samping itu, perusahaan harus melabur dalam platform yang menyokong proses tandatangan berbilang lapisan. Contohnya, di negara yang memerlukan QES, menghubungkan sistem dengan penyedia perkhidmatan amanah berkelayakan tempatan adalah penting. Di negara lain dalam proses itu, jika peraturan lebih rendah, tahap tandatangan yang berbeza boleh digunakan untuk mencapai keseimbangan antara pematuhan dan fleksibiliti. Beberapa vendor tandatangan elektronik terkemuka, seperti Adobe Sign dan DocuSign, kini menyokong QES yang mematuhi eIDAS secara natif melalui kerjasama dengan TSP Eropah, membolehkan pematuhan setempat platform global.

Walau bagaimanapun, memilih vendor bukan sahaja bergantung pada fungsi, tetapi juga merupakan keputusan perniagaan strategik. Institusi kewangan atau syarikat farmaseutikal yang menumpukan pada bidang kuasa dengan peraturan penyetempatan data yang ketat seperti Jerman dan Perancis mesti memastikan bahawa vendor menyediakan pilihan pengehosan atau pengurusan HSM yang mematuhi keperluan keselamatan dan perlindungan data tempatan. Syarikat SaaS yang berkembang pesat mungkin lebih mementingkan keupayaan penggunaan pantas dan fleksibiliti antara muka API daripada penyetempatan mendalam.

Laporan itu juga menyatakan bahawa walaupun sistem pengawalseliaan yang kompleks, Eropah masih menyumbang hampir 30% daripada hasil pasaran tandatangan elektronik global pada 2022. Ini mendedahkan paradoks: semakin ketat undang-undang, semakin tinggi keperluan untuk menerima tandatangan elektronik. Perusahaan tidak boleh memilih sama ada untuk menyelesaikan halangan pengawalseliaan. Pematuhan ialah pas masuk ke pasaran global.

Di rantau Asia Pasifik, satu lagi trend telah muncul. Singapura dan Australia menerima transaksi digital secara meluas, dan struktur undang-undang mereka kebanyakannya meniru sistem Barat. Walau bagaimanapun, walaupun pendigitalan pesat di China dan India, terdapat ekosistem identiti digital yang unik (seperti model e-KYC Aadhaar India). Perusahaan yang memasuki pasaran ini bukan sahaja perlu memahami kesahan undang-undang tandatangan, tetapi juga perlu memahami kesan sistem identiti digital terhadap proses pendaftaran dan pengesahan pengguna.

Wawasan perniagaan yang sering diabaikan ialah: pematuhan bukan sahaja mencerminkan kos perusahaan, tetapi juga merupakan daya penggerak pasaran. Perusahaan yang melabur awal dalam keupayaan tandatangan elektronik yang sensitif terhadap rantau lebih berkemampuan untuk mempercepatkan rentak transaksi, menarik pengguna dengan lebih cekap dan membina kepercayaan dengan piawaian pengawalseliaan yang boleh diramal. Dalam kitaran jualan berbilang negara, kelewatan 24 jam yang disebabkan oleh tandatangan yang tidak mematuhi peraturan mungkin bermakna kehilangan peluang perniagaan.

Laporan itu juga mengesyorkan bahawa organisasi yang berpandangan jauh harus menganggap pembinaan infrastruktur identiti digital sebagai kelebihan daya saing. Perusahaan yang menubuhkan pusat kecemerlangan (CoE) tadbir urus transaksi digital dalaman, melalui sinergi pasukan undang-undang, teknologi maklumat, pematuhan dan operasi, akan jauh mengatasi pesaing yang hanya menganggap tandatangan elektronik sebagai pemalam teknologi.

Hubungan yang semakin rapat antara tandatangan elektronik dan peraturan privasi data yang lebih luas (seperti GDPR dan CCPA) juga membawa cabaran baharu. Apabila memproses dokumen yang ditandatangani atau data identiti, organisasi mesti memastikan bahawa mereka mematuhi peraturan dari segi penyimpanan data, kawalan akses dan kebolehauditan. Melaksanakan alat tandatangan sahaja tidak mencukupi, mekanisme perlindungan privasi mesti dibenamkan dalam proses. Bagi operasi berbilang bidang kuasa, ini bermakna proses e-tandatangan bukan sahaja mesti mematuhi undang-undang tandatangan, tetapi juga mesti mengambil kira penyetempatan data dan peraturan privasi.

Ringkasnya, laluan penerimaan tandatangan elektronik rentas sempadan penuh dengan lengkung pengawalseliaan, persimpangan teknikal dan jalan buntu komersial—tetapi dengan bimbingan strategi yang betul, laluan ini boleh dilalui. Pertumbuhan pesat pasaran tandatangan elektronik menunjukkan bahawa perusahaan global tidak lagi boleh menganggap pematuhan sebagai langkah pemulihan selepas fakta, tetapi mesti membenamkan pematuhan dalam reka bentuk sistem transaksi digital, menyesuaikan diri dengan persekitaran tempatan secara berperingkat sambil mengekalkan konsistensi global. Dalam persekitaran yang sentiasa berubah ini, perusahaan yang dapat menterjemahkan pemahaman pengawalseliaan kepada ketangkasan operasi dan kepercayaan pasaran akan menjadi pemenang utama.

Akhirnya, jambatan pematuhan rentas bidang kuasa bukan sahaja terletak pada memenuhi keperluan undang-undang, tetapi juga pada membina kepercayaan digital di seluruh dunia.