Pengurusan Kitaran Hayat Kontrak Perusahaan Dari Tandatangan Hingga Automasi Pintar

Dalam dekad yang lalu, organisasi telah mendigitalkan operasi mereka dengan pesat, dan Pengurusan Kitaran Hayat Kontrak (CLM) telah menjadi elemen penting dalam transformasi ini. Pada mulanya, ia hanyalah fungsi tandatangan elektronik yang mudah, tetapi kini ia telah berkembang menjadi sistem pengurusan perusahaan yang komprehensif dan strategik. Apabila perusahaan menggunakan lebih banyak sistem dan proses yang saling berkaitan, CLM tidak lagi dilihat sebagai fungsi yang berasingan, tetapi diletakkan di persimpangan pematuhan undang-undang, kecekapan operasi dan pertumbuhan hasil.

Menurut “Laporan Radar Pengurusan Kitaran Hayat Kontrak GigaOm” yang dikeluarkan pada tahun 2023, pasaran CLM telah mengalami pertumbuhan eksponen, terutamanya disebabkan oleh permintaan yang kuat daripada perusahaan untuk visualisasi keseluruhan proses kontrak, penghindaran risiko dan penyepaduan lancar merentas fungsi perniagaan. Salah satu data yang paling menarik dalam laporan itu ialah pasaran CLM dijangka mencapai nilai AS$3.3 bilion menjelang 2027, dengan kadar pertumbuhan tahunan kompaun menghampiri 13%. Pertumbuhan ini didorong bukan sahaja oleh jabatan undang-undang yang mencari kecekapan, tetapi juga oleh pasukan jualan, perolehan, sumber manusia dan kewangan yang bergantung pada automasi kontrak untuk fleksibiliti dan ketepatan.

Di dalam perusahaan, perubahan ini berpunca daripada kesedaran mendalam bahawa proses kontrak tradisional dan manual menghalang kemajuan perniagaan. Terutama perusahaan pertumbuhan tinggi, mereka tidak lagi mampu menanggung kelewatan beberapa hari atau minggu yang diperlukan daripada permulaan kontrak kepada kelulusan dan kemudian pelaksanaan. Ini juga ditunjukkan dalam keperluan utama pembeli perusahaan: automasi proses, analisis kontrak berasaskan AI, dan penyepaduan lancar dengan platform seperti Salesforce, SAP dan Microsoft Dynamics. Perusahaan tidak lagi berpuas hati dengan tandatangan elektronik, mereka sedang memikirkan semula keseluruhan perjalanan kontrak, menganggapnya sebagai proses perniagaan yang strategik.

Laporan GigaOm seterusnya menekankan trend ini. Dalam platform CLM yang dinilai, perbezaan yang paling ketara terletak pada keluasan penyepaduan dan kedalaman automasinya. Penyelesaian CLM moden kini mempunyai kecerdasan buatan terbina dalam, yang boleh menganalisis terma kontrak, mengenal pasti potensi risiko dan menandakan terma yang luar biasa sebelum dokumen itu memasuki semakan akhir. Platform seperti Ironclad dan Icertis mendapat markah yang tinggi kerana keupayaan mereka untuk memaparkan data kontrak dalam masa nyata dan memacu pengoptimuman proses yang lebih luas.

Satu lagi penemuan penting dalam laporan itu ialah kepentingan data kontrak sebagai aset teras perusahaan semakin meningkat. Dari segi sejarah, kontrak dianggap sebagai dokumen statik—difailkan dan disimpan selepas ditandatangani. Kini, kontrak boleh dicari, boleh dianalisis dan menjadi sumber data untuk kecerdasan perniagaan. Pengurus perusahaan menggunakan metadata kontrak untuk menjawab soalan strategik: Apakah pendedahan risiko kita kepada pembekal tertentu? Terma manakah yang boleh dirundingkan semula berdasarkan ambang volum pembelian? Pelanggan manakah yang mempunyai klausa liabiliti bukan standard? Ini bukan sahaja isu undang-undang, tetapi juga keputusan perniagaan mengenai margin keuntungan, pematuhan dan ketangkasan operasi.

Walaupun konsep “kontrak pintar” telah wujud untuk sekian lama, aplikasi praktikalnya dalam perusahaan masih di peringkat awal. Automasi pintar bukan sahaja peringatan dan tugasan, ia merujuk kepada pembinaan sistem yang boleh menguruskan obligasi kontrak, mencetuskan proses hiliran dan menyesuaikan diri secara dinamik dengan keadaan perniagaan. Contohnya, apabila klausa indeks harga dalam kontrak bekalan mencapai ambang pasaran yang telah ditetapkan, proses rundingan semula boleh diaktifkan secara automatik. Fungsi ramalan sedemikian masih di peringkat penerokaan bagi kebanyakan syarikat.

Walau bagaimanapun, penggunaan CLM semasa tidak sekata. Laporan itu menyatakan bahawa isu teras yang dihadapi oleh banyak perusahaan ialah kewujudan pulau sistem. Perolehan, undang-undang dan kewangan masing-masing menggunakan platform yang berbeza, dan selalunya sukar untuk membentuk sumber maklumat tunggal untuk kontrak. Ini bukan sahaja membawa kepada penurunan kecekapan operasi, tetapi juga meningkatkan risiko pematuhan dan kehilangan hasil. Memecahkan pulau-pulau ini adalah salah satu tugas utama untuk mencapai transformasi CLM yang berjaya.

Di bawah permukaan terdapat kisah perubahan yang lebih mendalam—transformasi budaya. Penggunaan CLM moden bukan sahaja bergantung pada alat teknologi, tetapi juga pada perubahan dalam cara berfikir. Pasukan undang-undang perlu beralih daripada “penjaga pintu” kepada “pemecut perniagaan”; ketua perolehan bukan sahaja perlu mengawal kos, tetapi juga memastikan fleksibiliti respons kontrak; operasi jualan mesti menyelaraskan masa pelancaran pasaran dengan penyediaan kontrak. Semua ini memerlukan perusahaan untuk mencapai kata sepakat: nilai CLM bukan sahaja jaminan undang-undang, tetapi juga aset untuk meningkatkan daya saing. Platform yang menekankan kebolehgunaan, ketelusan dan cerapan merentas fungsi akan menerajui pasaran, manakala platform yang terlalu tegar atau berpusatkan undang-undang mungkin menjadi halangan proses.

Dari sudut pandangan perniagaan, impaknya adalah mendalam. Kitaran kontrak yang lebih pantas bermakna memendekkan masa realisasi hasil, meningkatkan metrik pematuhan dan menambah baik hubungan pelanggan dan pembekal. Bayangkan dalam persekitaran pasaran yang kompetitif, memampatkan kitaran tandatangan kontrak jualan daripada 12 hari kepada 4 hari boleh memberi kesan langsung kepada pencapaian sasaran hasil suku tahunan. Ini bukan sahaja menjimatkan kos operasi, tetapi juga kelebihan strategik.

Salah satu trend teknologi yang patut diberi perhatian ialah kemajuan berterusan dalam penyepaduan CLM dengan sistem Perancangan Sumber Perusahaan (ERP). Daripada menganggap kontrak sebagai penghujung rundingan, perusahaan mula menyepadukan pelaksanaan kontrak ke dalam proses operasi harian. Contohnya, kontrak jualan boleh memulakan proses pelaksanaan, pengeluaran invois dan pengiktirafan hasil secara automatik selepas ditandatangani; di pihak perolehan, pendigitalan dan pemantauan obligasi kontrak boleh dimasukkan terus ke dalam model pengoptimuman rantaian bekalan. Penyepaduan ini menandakan peralihan CLM daripada alat teknologi undang-undang kepada platform operasi perusahaan.

Menjelang masa hadapan, kontrak tidak akan kekal statik. Apabila keupayaan AI berkembang dan semakan kawal selia menjadi lebih ketat, kontrak akan menjadi lebih seperti perisian daripada dokumen statik. Ia akan membenamkan logik, mempunyai fungsi pemantauan kendiri dan juga pelaksanaan automatik. Walaupun perusahaan belum mencapai sepenuhnya visi ini, automasi pintar sedang meletakkan asas untuknya. Perusahaan yang berpandangan jauh telah melabur dalam perpustakaan klausa berstruktur, penyepaduan dipacu API dan perpustakaan kontrak yang boleh dianalisis pada skala besar. Sistem ekologi kontrak yang akhirnya akan terbentuk bukan sahaja menyimpan perjanjian, tetapi juga terus memberikan maklumat dan memacu aktiviti perniagaan.

Ringkasnya, perjalanan daripada tandatangan elektronik kepada automasi pintar bukan lagi sekadar visi masa depan, tetapi tugas mendesak semasa. Perusahaan mesti memikirkan semula cara mereka menguruskan penciptaan dan pelaksanaan kontrak, dan cara kontrak ini beroperasi dalam ekosistem perniagaan mereka. Seperti yang dinyatakan oleh laporan GigaOm, platform CLM terkemuka bukan sahaja mengoptimumkan proses dokumen, tetapi juga mentakrifkan semula kelajuan, kecerdasan dan ketersambungan perusahaan moden. Dan mereka yang sanggup melabur dalam transformasi akan melihat pulangan yang jelas: kelajuan transaksi yang lebih pantas, keupayaan membuat keputusan yang lebih bijak, dan kekuatan perusahaan yang lebih kukuh dan tangkas.