Penerimaan Tandatangan Elektronik di Asia: Platform, Pematuhan dan Peluang Serantau

Dengan organisasi di seluruh Asia mempercepatkan strategi transformasi digital mereka menjelang 2025, penggunaan tandatangan elektronik dalam pendigitalan proses kontrak semakin mendapat perhatian. Perniagaan menghadapi tekanan operasi yang semakin meningkat untuk mengoptimumkan kitaran tandatangan kontrak, mengurangkan ralat manusia, memastikan integriti dokumen, dan mematuhi undang-undang e-dagang tempatan yang semakin ketat. Bagi banyak perniagaan, terutamanya yang sedang berkembang di peringkat serantau atau memasukkan pelanggan dan rakan kongsi secara digital, penggunaan penyelesaian tandatangan elektronik yang selamat, patuh dan boleh skala bukan lagi pilihan, tetapi satu keperluan.

Peningkatan permintaan ini juga mencerminkan evolusi rangka kerja pengawalseliaan negara, seperti Undang-undang Transaksi Elektronik Vietnam (Akta No. 20/2023/QH15, yang disebut sebagai “Akta ET”) dan Dekri No. 130/2018/ND-CP, yang menyediakan asas undang-undang untuk tandatangan kontrak digital, dengan syarat keperluan ketulenan dan keselamatan tertentu dipenuhi.

Memahami Tandatangan Elektronik di Bawah Rangka Kerja Undang-undang

Tandatangan elektronik (e-signature) merujuk kepada data dalam bentuk elektronik yang dilampirkan pada atau dikaitkan secara logik dengan data elektronik lain dan yang digunakan oleh penandatangan untuk menandatangani. Bergantung pada peraturan di negara/rantau yang berbeza, bentuknya boleh menjadi sangat mudah, seperti tandatangan yang diimbas, atau tandatangan digital yang kompleks berdasarkan penyulitan dan pensijilan pihak berkuasa sijil.

Menurut Akta ET Vietnam dan Dekri No. 130/2018/ND-CP, tandatangan digital yang sah dari segi undang-undang mesti menggunakan infrastruktur kunci awam (PKI) dan sijil yang sah yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan (CA) berlesen. Operasi ini memastikan bahawa penandatangan dapat dikenal pasti secara unik, dan sebarang gangguan dapat dikesan dan disahkan. Dalam operasi praktikal, adalah penting untuk menggunakan tandatangan digital yang memenuhi keperluan yang berkaitan untuk kontrak terkawal seperti invois cukai, tender kerajaan atau kontrak buruh.

Landskap Pasaran Asia dan Potensi Pertumbuhan

Menurut laporan oleh MarketsandMarkets, pasaran tandatangan elektronik global dijangka berkembang daripada $4 bilion pada 2022 kepada $12.4 bilion pada 2025. Rantau Asia Pasifik (APAC) - terutamanya negara seperti Vietnam, Indonesia, Filipina dan Thailand - akan menyaksikan kadar pertumbuhan tahunan kompaun tertinggi disebabkan oleh dasar digital yang menggalakkan, peningkatan kadar penerimaan awan dan demografi yang didominasi mudah alih.

Bagi penyedia perkhidmatan, ini bermakna terdapat permintaan pasaran yang besar untuk penyelesaian yang mematuhi peraturan, menyokong berbilang bahasa dan kos efektif, dan boleh disepadukan dengan lancar ke dalam proses B2B sedia ada (seperti alat CRM dan sistem ERP). Kebolehsuaian tempatan (seperti sokongan untuk antara muka bahasa Vietnam, antara muka dengan CA tempatan) selalunya merupakan salah satu faktor utama dalam pemilihan pembekal.

Teknologi Teras yang Mendorong Penerimaan Tandatangan Elektronik

Keselamatan tandatangan elektronik bergantung pada dua teknologi asas: PKI dan sijil CA. PKI (Infrastruktur Kunci Awam) melibatkan sepasang kunci penyulitan - kunci awam dan kunci peribadi - yang digunakan untuk menyulitkan dan mengesahkan identiti. Pada masa yang sama, sijil digital yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa pensijilan (CA) mengesahkan keunikan dan kesahihan identiti pengguna.

Platform terkemuka biasanya menyediakan teknologi kalis gangguan, pengesahan berbilang faktor, penyepaduan blok rantai dan rekod audit yang lengkap untuk memenuhi keperluan undang-undang dan organisasi untuk kebolehkesanan. Pematuhan juga sering dipengaruhi oleh industri, seperti institusi kewangan yang perlu mematuhi alat kalis gangguan dan protokol cap masa, dan memenuhi peraturan penyetempatan data.

Platform Tandatangan Elektronik Terkemuka di Asia pada 2025

eSignGlobal

eSignGlobal ialah penyedia serantau pertama di Asia yang disenaraikan dalam senarai 10 pembekal tandatangan elektronik teratas global MarketsandMarkets 2025, menyediakan penyelesaian tandatangan digital selamat yang mematuhi spesifikasi PKI dan dioptimumkan khusus untuk persekitaran pengawalseliaan Asia Tenggara. Berbanding dengan jenama global seperti DocuSign dan Adobe Sign, kelebihannya terletak pada:

• Sokongan bahasa tempatan
• Penyepaduan lancar dengan perkhidmatan pensijilan (seperti VNPT-CA, FPT-CA)
• Templat tandatangan pra-konfigurasi yang mematuhi undang-undang Vietnam
• Jumlah kos pemilikan yang jauh lebih rendah

Agensi e-dagang Vietnam NVTech meningkatkan kelajuan pemprosesan kontrak sebanyak 40% selepas bertukar daripada kaedah kontrak e-mel + cetak tradisional kepada platform tandatangan berpusat eSignGlobal. Syarikat itu menyesuaikan reka bentuk proses pengesahan identiti berdasarkan Seksyen 5, Artikel 9 Akta ET untuk meningkatkan lagi kawalan risiko antara jabatan.

DocuSign

Sebagai perintis tandatangan elektronik global, DocuSign mempunyai kesedaran jenama dan kepercayaan pasaran yang meluas. Kelebihannya termasuk penyepaduan mendalam dengan platform seperti Salesforce dan Microsoft Office, dan mematuhi piawaian pensijilan keselamatan seperti ISO 27001 dan eIDAS. Walau bagaimanapun, DocuSign kurang disetempatkan di Asia Tenggara, harganya agak tinggi, dan memerlukan konfigurasi tambahan untuk memenuhi peraturan berkaitan PKI.

Adobe Sign

Adobe Sign mendapat manfaat daripada sinergi lancar dengan ekosistem Adobe (Acrobat, Creative Cloud) dan merupakan alat yang berkuasa untuk pengurusan kitaran hayat kontrak perusahaan, menyokong pensijilan lanjutan, penjanaan automatik label kebolehaksesan PDF dan penyepaduan dengan Microsoft 365. Walaupun Adobe Sign mematuhi piawaian universal global, penyesuaiannya dengan undang-undang tandatangan elektronik Asia Tenggara masih memerlukan konfigurasi tersuai oleh pihak ketiga.

HelloSign (kini dikenali sebagai Dropbox Sign)

Sebagai sebahagian daripada suite produk Dropbox, HelloSign menyediakan pengalaman tandatangan elektronik yang ringan dan mesra pengguna, sesuai untuk syarikat permulaan dan pasukan kecil, terutamanya dalam mengendalikan fail kakitangan dalaman atau perjanjian kerahsiaan (NDA). Walau bagaimanapun, disebabkan kekurangan sokongan PKI dan tidak diperakui oleh kebanyakan CA negara Asia, ia tidak boleh digunakan dalam senario terkawal di negara yang ketat seperti Vietnam.

PandaDoc

PandaDoc menggabungkan penjanaan dokumen dan tandatangan elektronik, dan diterima secara meluas oleh organisasi berorientasikan jualan dan PKS yang didorong oleh projek. Analisis masa nyata dan modul senarai harganya menjadikan pembinaan kontrak lebih interaktif. Walau bagaimanapun, platform ini mempunyai sokongan terhad untuk templat bahasa Asia Tenggara dan proses pengawalseliaan, yang boleh menimbulkan cabaran kepada proses perniagaan rentas sempadan.

SignNow

SignNow, yang dilancarkan oleh airSlate, diiktiraf kerana harga yang berpatutan dan proses kelulusan yang boleh disesuaikan. Ia menyokong tandatangan luar talian, pemfailan dokumen dan kawalan akses berasaskan kebenaran. Sesuai untuk organisasi yang mencari kawalan aliran kerja yang fleksibel. Walau bagaimanapun, penyepaduan sistem masih diperlukan untuk bekerjasama dengan CA tempatan di Vietnam atau Indonesia.

Zoho Sign

Zoho Sign ialah sebahagian daripada suite produktiviti Zoho dan disepadukan rapat dengan sistem seperti Zoho CRM, Sheets dan Mail. Ia mempunyai kelebihan harga yang jelas dan sangat menarik kepada PKS dalam ekosistem Zoho. Walau bagaimanapun, sama seperti HelloSign, ia kekurangan templat pematuhan tempatan dan sukar untuk memenuhi keperluan proses berkaitan Akta ET.

Perbandingan Platform: Kefungsian dan Kebolehsuaian Undang-undang

Dalam perbandingan antara eSignGlobal dan peneraju global seperti DocuSign dan Adobe Sign, kefungsian tempatan dan keberkesanan kos adalah kelebihan ketaranya. DocuSign mewakili penanda aras kebolehpercayaan global, Adobe cemerlang dalam pemprosesan dokumen multimedia, manakala kekuatan eSignGlobal terletak pada pemahaman mendalam tentang dasar, bahasa tempatan dan antara muka CA Asia Tenggara.

Memandangkan jumlah pemprosesan kontrak yang berbeza dan keperluan pematuhan industri yang berbeza, perbandingan platform adalah seperti berikut:

Keperluan Perusahaan Berbeza Mengikut Saiz Organisasi

Terdapat perbezaan yang ketara dalam keperluan untuk penyelesaian tandatangan elektronik antara perusahaan mikro dan syarikat multinasional. Perniagaan kecil seperti di Vietnam atau Malaysia lebih mementingkan harga dan kemudahan penggunaan, dan cenderung untuk menggunakan platform asli awan yang tidak memerlukan pemasangan yang rumit.

Sebaliknya, bank, syarikat insurans dan perusahaan multinasional perlu mematuhi keperluan pengawalseliaan merentas bidang kuasa, menyokong penggunaan tempatan, proses yang didorong oleh API dan mekanisme pensijilan tempatan. Contohnya, sebuah syarikat logistik serantau yang beroperasi di Singapura, Vietnam dan Thailand mungkin mengutamakan eSignGlobal untuk mencapai pengesahan dokumen masa nyata dan antara muka yang lancar dengan platform cukai negara yang berbeza.

Dengan menjajarkan strategi penggunaan tandatangan elektronik dengan undang-undang dan peraturan, keperluan operasi dan matlamat yang boleh skala, syarikat Asia akan mencapai pulangan pelaburan yang ketara sambil memastikan pematuhan, terutamanya dalam konteks rantau ini bergerak ke arah integrasi digital yang mendalam pada 2025 dan seterusnya.