Bolehkah Saya Memperbaharui Sijil Tandatangan Digital (DSC) Dalam Talian?

Sijil Tandatangan Digital (DSC) telah menjadi keperluan asas untuk banyak transaksi dalam talian, terutamanya untuk perniagaan, agensi kerajaan, dan profesional seperti akauntan bertauliah, setiausaha syarikat, dan pengarah syarikat. Dengan semakin banyak industri beralih kepada proses tanpa kertas, permintaan untuk pengesahan digital yang cekap semakin meningkat.

Soalan lazim yang ditanya oleh pengguna ialah: Bolehkah saya memperbaharui DSC saya dalam talian? Jawapannya ialah ya. Anda boleh memperbaharui sijil tandatangan digital anda dalam talian melalui badan pensijilan (CA) yang berkelayakan, dengan syarat anda menyediakan dokumen sokongan yang sesuai. Artikel ini akan membimbing anda melalui langkah-langkah utama untuk memperbaharui DSC dalam talian, dan menunjukkan perkara undang-undang dan pematuhan penting untuk wilayah Hong Kong dan Asia Tenggara.

Apakah Sijil Tandatangan Digital (DSC)?

Sijil Tandatangan Digital (DSC) ialah kunci elektronik yang disulitkan yang digunakan untuk mengesahkan identiti penandatangan. Sijil ini dikeluarkan oleh badan pensijilan berlesen dan digunakan untuk menandatangani dokumen elektronik secara digital. Dari segi undang-undang, ia diiktiraf oleh peraturan berkaitan tandatangan elektronik, seperti Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553) Hong Kong dan Akta E-Dagang negara-negara Asia Tenggara seperti Singapura dan Malaysia.

Biasanya terdapat tiga peringkat DSC:

• Peringkat 1: Digunakan untuk tujuan peribadi atau e-mel.
• Peringkat 2: Digunakan untuk menyerahkan dokumen kepada Pendaftar Syarikat, seperti pemfailan elektronik penyata dan deklarasi ROC.
• Peringkat 3: Digunakan untuk senario keselamatan peringkat tinggi, seperti e-tender dan e-perolehan.

Bilakah Anda Perlu Memperbaharui DSC Anda?

Kebanyakan sijil tandatangan digital sah untuk tempoh 1 hingga 3 tahun. Sijil mesti diperbaharui selepas tamat tempoh sahnya untuk terus menandatangani dokumen secara digital. Peraturan teknologi maklumat di kebanyakan bidang kuasa menetapkan bahawa sijil yang telah tamat tempoh tidak boleh digunakan untuk pengesahan identiti.

Kegagalan untuk memperbaharui DSC anda tepat pada masanya boleh menyebabkan:

• Kegagalan untuk menyerahkan dokumen pematuhan wajib.
• Permohonan tender atau penyerahan kerajaan yang tidak sah.
• Kelewatan dalam operasi perniagaan di kawasan yang melaksanakan penyerahan digital wajib.

Bolehkah DSC Diperbaharui Dalam Talian?

Sudah tentu boleh. Memperbaharui DSC dalam talian kini menjadi proses standard dan diperkemas. Unit pensijilan dan pembekal yang dibenarkan menyediakan platform dalam talian yang stabil yang membolehkan pengguna DSC melengkapkan permohonan pembaharuan tanpa perlu hadir secara fizikal.

Langkah Pantas untuk Memperbaharui DSC Dalam Talian:

1. Pilih Badan Pensijilan Berlesen: Pilih CA yang diluluskan kerajaan atau pembekal sijil digital yang bereputasi.

2. Proses Pengesahan Identiti: Selesaikan pengesahan identiti melalui e-KYC Aadhaar (India), SingPass (Singapura) atau pengesahan elektronik kad pengenalan Hong Kong.

3. Isi Borang Permohonan Pembaharuan: Berikan maklumat DSC sedia ada, pilih peringkat DSC dan tempoh pembaharuan (1 atau 2 tahun).

4. Bayar Yuran: Bayar yuran pembaharuan melalui gerbang pembayaran dalam talian yang selamat.

5. Muat Turun Sijil: Selepas semakan dan pengesahan, DSC yang diperbaharui akan dikeluarkan dalam format digital dan boleh dimuat turun ke kunci USB atau repositori sijil pelayar.

Sesetengah CA juga menyediakan perkhidmatan peringatan pembaharuan. Jika anda mengikat e-mel atau nombor telefon mudah alih anda, anda akan menerima peringatan sebelum sijil tamat tempoh.

Perkara yang Perlu Diketahui Mengenai Pematuhan Undang-undang Tempatan

Bagi pengguna di Hong Kong dan Asia Tenggara, pembaharuan sijil mesti dijalankan mengikut peraturan tandatangan digital tempatan. Berikut ialah gambaran keseluruhan pematuhan serantau:

Hong Kong:

Menurut Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553), tandatangan digital mesti dikeluarkan oleh badan pensijilan yang diiktiraf. Pembaharuan dalam talian dibenarkan, tetapi anda mesti memastikan bahawa:

• Identiti pemohon telah disahkan;
• Sijil menggunakan sistem penyulitan yang selamat;
• CA ialah badan pensijilan yang diiktiraf oleh dasar IT tempatan.

Singapura:

Menurut Akta Transaksi Elektronik (ETA), rekod dan tandatangan elektronik mempunyai kesan undang-undang, begitu juga dengan DSC yang diperbaharui, dengan syarat:

• Pengesahan identiti penandatangan adalah benar;
• Sijil tidak dikompromi atau tamat tempoh.

Dokumen yang Diperlukan untuk Memperbaharui DSC Dalam Talian

Untuk melengkapkan pembaharuan dalam talian, sila sediakan dokumen atau kebenaran elektronik berikut:

• Salinan dokumen pengenalan bergambar yang dikeluarkan kerajaan (seperti kad pengenalan Hong Kong, pasport, NRIC Singapura, dll.);
• Bukti alamat, seperti bil utiliti atau penyata bank (jika perlu);
• Maklumat DSC asal (nombor siri sijil atau kunci USB);
• Salinan dokumen yang disahkan yang ditandatangani (jika perlu dimuat naik secara manual);
• Surat kuasa atau resolusi lembaga pengarah (berkenaan untuk DSC unit organisasi).

Nota: Menggunakan platform yang dipercayai seperti eSignGlobal, proses rumit untuk menyerahkan sejumlah besar bahan bercetak akan dipermudahkan melalui pengesahan digital dan pengurusan automatik.

Adakah Proses Ini Selamat?

Ya. Platform pembaharuan DSC dalam talian mematuhi piawaian Infrastruktur Kunci Awam (PKI) dan Pengurusan Kitaran Hayat Sijil peringkat tertinggi. Maklumat identiti anda disulitkan dan disimpan dalam pelayan yang selamat.

Badan pensijilan mesti mematuhi piawaian berikut:

• Piawaian Pengurusan Keselamatan Maklumat ISO/IEC 27001;
• Peraturan teknologi maklumat bidang kuasa, seperti Ordinan Data Peribadi (Privasi) (PDPO) Hong Kong atau Akta Perlindungan Data Peribadi (PDPA) Singapura dan Malaysia.

Selain itu, setiap sijil yang dikeluarkan mempunyai kebolehkesanan, tera masa dan mekanisme kalis gangguan.

Soalan Lazim dan Penyelesaian

Walaupun proses keseluruhan agak lancar, terdapat beberapa isu biasa yang perlu diberi perhatian:

• Kunci USB Tidak Dikenali: Semak sama ada pemacu perisian tengah dan antara muka USB dipasang dengan betul;
• Maklumat Tandatangan Tidak Sepadan: Pastikan anda menggunakan maklumat identiti yang sama seperti DSC asal;
• Permohonan Ditolak: Mungkin disebabkan oleh penyerahan dokumen pengenalan yang telah tamat tempoh atau kegagalan pengesahan e-mel;
• Pelayar Tidak Serasi: Adalah disyorkan untuk menggunakan pelayar Chrome atau Firefox dan dayakan program pemalam DSC.

Petua: Adalah disyorkan untuk memperbaharui DSC anda beberapa hari lebih awal untuk mengelakkan kelewatan semakan daripada menjejaskan penggunaan biasa.

Pematuhan Tanpa Kertas: Pembaharuan Digital ialah Trend Baharu Masa Depan

Memperbaharui DSC dalam talian bukan sahaja kemudahan, tetapi juga sebahagian daripada peralihan global ke arah dokumen undang-undang digital yang boleh dipercayai. Tandatangan dan pengesahan digital telah disepadukan secara meluas ke dalam platform perolehan, laporan korporat, KYC perbankan dan sistem pengundian jauh.

Wabak COVID-19 telah menyerlahkan lagi kepentingan infrastruktur kerja jauh, dan sijil tandatangan digital kekal sebagai teras sistem transaksi elektronik yang boleh dipercayai.

Alternatif: DocuSign dan eSignGlobal

Bagi pengguna di Hong Kong atau Asia Tenggara, jika kaedah DSC tradisional kelihatan rumit atau mempunyai sekatan bidang kuasa, anda boleh mempertimbangkan untuk menggunakan DocuSign atau penyedia perkhidmatan serantau seperti eSignGlobal.

Platform ini menyediakan:

• Pendaftaran pengguna yang mematuhi peraturan serantau;
• Proses tandatangan digital yang diperkemas;
• Sokongan untuk penyepaduan API sistem perusahaan;
• Kesan undang-undang di bawah undang-undang tandatangan elektronik tempatan.

Antaranya, eSignGlobal menyediakan:

• Mematuhi piawaian ETA/PDPA Hong Kong “Bab 553” dan negara-negara Asia Tenggara;
• Fungsi pengurusan sijil digital peringkat perusahaan;
• Perkhidmatan penyepaduan eksklusif untuk industri yang berbeza (kewangan, sumber manusia, undang-undang).

Kesimpulan

Memperbaharui DSC dalam talian bukan sahaja boleh dilaksanakan sepenuhnya, tetapi juga merupakan cara yang paling berkesan, selamat dan mematuhi peraturan pada masa ini. Sama ada anda seorang profesional di Hong Kong atau syarikat yang aktif dalam pasaran ASEAN, merancang pembaharuan DSC anda tepat pada masanya akan membantu anda mengelakkan risiko undang-undang, memastikan keselamatan transaksi digital dan mengekalkan kesinambungan perniagaan yang normal.

Pastikan anda memilih pembekal sijil digital yang dibenarkan dan mematuhi peraturan serantau untuk memastikan kesan undang-undang dan kebolehpercayaan teknikal.