Bolehkah Tandatangan Digital Dinotariskan? Perspektif Undang-undang dan Wawasan Serantau

Dalam era digital yang berkembang pesat hari ini, keperluan untuk cara yang selamat dan cekap untuk menandatangani dokumen tidak pernah menjadi lebih mendesak. Dengan penyelesaian elektronik yang terus menjadi semakin popular, satu soalan yang sering ditanya oleh profesional undang-undang, pemilik perniagaan dan pengguna teknologi ialah: Bolehkah tandatangan digital dinotariskan?

Jawapan ringkasnya ialah ya—tandatangan digital boleh dinotariskan. Walau bagaimanapun, proses dan kesahannya sangat bergantung pada bidang kuasa, jenis dokumen dan sama ada tandatangan itu mematuhi undang-undang transaksi elektronik tempatan. Artikel ini akan meneroka rangka kerja undang-undang yang menyokong notarisasi tandatangan digital dari perspektif undang-undang, dengan tumpuan pada Hong Kong, Asia Tenggara dan bidang kuasa undang-undang biasa yang lain, sambil menunjukkan garis panduan pematuhan utama.

Memahami Perbezaan Antara Tandatangan Digital dan Tandatangan Elektronik

Sebelum membincangkan isu notarisasi, adalah penting untuk membezakan antara tandatangan digital dan tandatangan elektronik yang lebih umum. Kedua-dua istilah ini sering digunakan secara bergantian, tetapi terdapat perbezaan yang jelas dalam undang-undang dan teknologi.

• Tandatangan elektronik: merujuk kepada sebarang tanda atau proses yang dilaksanakan secara elektronik dan melambangkan niat untuk menandatangani (seperti menaip nama atau tandatangan yang diimbas).
• Tandatangan digital: jenis tandatangan elektronik tertentu yang menggunakan algoritma penyulitan untuk memastikan integriti dokumen dan ketulenan identiti penandatangan.

Tandatangan digital memberikan keselamatan yang lebih tinggi, jadi ia lebih digemari dalam kontrak bernilai tinggi, dokumen undang-undang dan transaksi kewangan.

Bolehkah Tandatangan Digital Dinotariskan?

Mengaitkan “tandatangan digital” dengan “notarisasi” nampaknya bercanggah dengan konsep tradisional notari yang menyaksikan tandatangan tulisan tangan di tapak. Walau bagaimanapun, dengan perkembangan Notarisasi Dalam Talian Jauh (RON) dan perkhidmatan Notari Elektronik (eNotari), notarisasi tandatangan digital bukan sahaja semakin berdaya maju, tetapi juga sah di sisi undang-undang di banyak kawasan.

Cara Ia Berfungsi

Notarisasi digital biasanya termasuk proses berikut:

1. Penandatangan menggunakan tandatangan digital pada dokumen menggunakan perisian yang mematuhi spesifikasi;
2. Melalui platform yang selamat, notari bertauliah mengesahkan identiti penandatangan melalui video masa nyata;
3. Notari kemudiannya menggunakan meterai notari digital dan mengecap masa dokumen;
4. Hasil akhirnya ialah PDF atau dokumen elektronik kalis gangguan yang mengandungi tandatangan digital dan kelayakan rasmi notari.

Pengiktirafan Undang-undang Global

Di Amerika Syarikat, Akta ESIGN dan peraturan UETA mengiktiraf notarisasi elektronik dan digital, yang telah membawa kepada platform tandatangan elektronik yang digunakan secara meluas dengan fungsi notari terbenam.

Di Kesatuan Eropah, Peraturan eIDAS mengawal penggunaan tandatangan elektronik, termasuk “tandatangan elektronik yang berkelayakan” yang mengikat dari segi undang-undang (yang mempunyai kesan undang-undang yang sama seperti tandatangan yang dinotariskan).

Di Asia Tenggara dan Hong Kong, keadaannya lebih rumit.

Undang-undang Notarisasi di Hong Kong dan Asia Tenggara

Pengiktirafan undang-undang notarisasi tandatangan digital berbeza mengikut wilayah. Berikut ialah tumpuan pada dua wilayah utama:

Hong Kong

Hong Kong mengiktiraf tandatangan digital di bawah Ordinan Transaksi Elektronik (ETO). Di bawah ordinan ini, tandatangan digital yang disokong oleh sijil digital yang diiktiraf adalah sah di sisi undang-undang, dan beberapa dokumen elektronik boleh digunakan secara sah dalam senario komersial atau undang-undang.

Walau bagaimanapun, bukan semua tindakan notari boleh dilakukan secara elektronik. Walaupun firma guaman dan penyelesaian tandatangan elektronik telah membantu dalam transaksi elektronik, salinan asal yang ditandatangani tangan dan notarisasi luar talian masih biasanya diperlukan dalam sesetengah prosedur kerajaan atau undang-undang.

Walau bagaimanapun, dari segi transaksi korporat dan pemprosesan dokumen dalaman, penggunaan Notarisasi Dalam Talian Jauh (RON) secara beransur-ansur mendapat pengiktirafan. Memilih platform yang mematuhi ETO boleh membantu perniagaan mengoptimumkan proses tanpa menjejaskan kesahan undang-undang.

Asia Tenggara

Negara-negara Asia Tenggara seperti Singapura, Malaysia dan Filipina mempunyai tahap sokongan undang-undang yang berbeza untuk tandatangan elektronik dan digital:

• Akta Transaksi Elektronik (ETA) Singapura mengiktiraf penggunaan tandatangan digital dengan algoritma penyulitan selamat;
• Akta Tandatangan Digital Malaysia 1997 membenarkan notarisasi digital melalui pihak berkuasa pensijilan;
• Akta E-Dagang Filipina 2000 menyokong perkhidmatan notari elektronik dalam senario aplikasi tertentu.

Walau bagaimanapun, negara-negara ini berbeza dalam kekuatan peraturan dan penerimaan budaya piawaian pelaksanaan. Adalah penting untuk merujuk kepada peraturan tempatan yang berkaitan, atau bergantung pada pembekal tandatangan elektronik profesional yang biasa dengan undang-undang serantau untuk menyediakan perkhidmatan untuk memastikan prosedur adalah sah dan mematuhi.

Gunakan Alat Pematuhan untuk Melindungi Tandatangan Anda

Dengan populariti notarisasi tandatangan digital, perniagaan dan individu mesti berhati-hati dalam memilih platform untuk memastikan kesahan undang-undang. Penyelesaian tandatangan digital yang boleh dipercayai harus mempunyai ciri-ciri berikut:

• Gunakan tandatangan berasaskan sijil (penyulitan PKI)
• Padankan piawaian undang-undang serantau (seperti eIDAS, ESIGN atau ETO)
• Bersepadu tinggi dengan sistem notari dan menyokong notarisasi jauh
• Menyediakan jejak audit dan rekod cap masa
• Menyokong mekanisme pengesahan identiti penandatangan

Bolehkah Semua Dokumen Dinotariskan Secara Digital?

Bukan semua dokumen boleh dinotariskan dari jauh atau secara digital. Setiap bidang kuasa akan menetapkan had berdasarkan jenis dokumen. Dokumen biasa yang boleh diterima untuk notarisasi digital termasuk:

• Resolusi syarikat
• Perjanjian pinjaman
• Kontrak pajakan hartanah
• Surat kuasa (bergantung pada wilayah)
• Perjanjian pekerjaan

Di banyak kawasan, dokumen biasa yang tidak diterima untuk notarisasi digital ialah:

• Wasiat
• Penghakiman atau perintah mahkamah
• Sesetengah dokumen kewarganegaraan dan imigresen

Adalah penting untuk merujuk kepada undang-undang tempatan untuk mengesahkan kesesuaian dokumen.

Syor Serantau: Cuba eSignGlobal — Alternatif Docusign yang Mematuhi APAC

Jika anda beroperasi di Hong Kong atau Asia Tenggara dan ingin memilih platform tandatangan elektronik yang selamat, sah, mematuhi dan boleh menggantikan Docusign—anda boleh mempertimbangkan untuk menggunakan eSignGlobal.

Berbeza dengan platform global yang mematuhi piawaian Amerika dan Eropah, eSignGlobal direka khusus untuk menyesuaikan diri dengan peraturan tempatan di Hong Kong, Singapura dan pasaran berkaitan ASEAN. Platformnya:

• Menyokong proses dokumen dwibahasa
• Sijil digital terbenam yang memenuhi keperluan pensijilan serantau
• Menyediakan proses tandatangan berpandu di bawah pengawasan transnasional
• Menyokong pengesahan identiti jauh untuk transaksi notari digital

Bagi perniagaan yang beroperasi di Hong Kong atau Asia Tenggara, eSignGlobal ialah pilihan yang sangat boleh dipercayai.

Ringkasan

Secara umumnya, tandatangan digital memang boleh dinotariskan—tetapi ia bergantung pada keadaan. Kesahan dan prosedur operasinya berbeza-beza mengikut rangka kerja undang-undang serantau dan penggunaan praktikal. Dengan Asia mempercepatkan kemajuan ke arah era digital, alat seperti eSignGlobal menerajui cara baharu notarisasi digital yang selamat dan mematuhi.

Sama ada menandatangani dokumen undang-undang penting atau memproses perjanjian perniagaan harian, memahami persimpangan teknologi dan piawaian undang-undang adalah penting untuk mengelakkan risiko undang-undang dan meningkatkan kecekapan operasi.

Adalah penting untuk berunding dengan penasihat undang-undang dan memilih penyelesaian tandatangan digital dengan rekod pematuhan serantau. Masa depan notarisasi telah memasuki era digital—dan era ini telah tiba.